Signature implementation procedure

1. Requirements analysis and template design:

‍

• Division of templates: Determination of different variants of templates according to needs (e.g. different positions, types of documents).
  
• Data source configuration: Decide whether data will be updated from Google Workspace or directly in the gSignature application. Configure advanced settings.
  

‍

2. Preparation of employee data:

‍

• Data cleaning: Removal of duplicates, errors and inconsistencies.
• Data completion: Addition of missing information (e.g. photos, aliases, group memberships).
• Division of employees: Separation of employees into groups depending on whether they have photos (for non-standard templates).
  
• Aliases: When saving templates or add-ons, signatures are now automatically reinstated for email aliases. This means that you no longer need to update the signatures manually for each alias individually. In addition, email aliases in the signature content are dynamically replaced with the employee's main email address (${userEmail}) and their name (${userName}).
  
• Define aliases for individual employees or groups.
• Groups: Define the composition of groups and assign signature variants to them.

‍

How does it work?

‍

1. Create groups: Define groups in your organization (e.g. departments, projects, locations).
2. Assign signatures: Create a unique signature with the relevant information for each group.
   
3. Add users: The system will automatically assign the appropriate signature to each new user added to the group.

‍

‍

Defining exceptions:

• Master addresses: Define addresses to be excluded from the automatic process.
  

‍

3. Communication to employees with or without access to the application:

• Information about changes: Notify employees of the changes made and how to use the new version of the application.

‍

‍

• Instruction: Prepare instructional materials for users without access to the application.

‍

‍

 4. Testing and implementation:

‍

• Data validation: Thorough validation of employee data before installing signatures.
  ‍
• Installation of signatures: Adding signatures for domains, subdomains, aliases, entities and groups.

• Opcje zarządzania pracownikami w zakładce "Pracownicy": Dodano możliwość filtrowania po nazwie zainstalowanego podpisu, aliasie, grupie oraz statusie (np. kto obecnie ma ustawioną stopkę lub komu jeszcze nie została ona zainstalowana). Dodatkowo dostępna jest nowa kolumna "Data ostatniej instalacji" ułatwiająca sprawdzenie aktualności podpisów. Funkcja "Zaznacz wszystkie" pozwala na jednoczesne wykluczenie wielu pracowników z podpisów, co znacząco usprawnia zarządzanie dużymi zespołami. 
• W ramach zarządzania szablonami dodano możliwość ustawiania unikalnych prefiksów dla numerów telefonów, telefonów komórkowych oraz ikon email. Nowe menu w sekcji dodatków zapewnia szybki dostęp do zaawansowanych opcji, takich jak konfiguracja banerów czy linków społecznościowych, co pozwala na jeszcze większą personalizację podpisów.