Procedura wdrożenia podpisu

1. Analiza wymagań i projektowanie szablonów:

‍

• Podział szablonów: Określenie różnych wariantów szablonów w zależności od potrzeb (np. różne stanowiska, rodzaje dokumentów).
• Konfiguracja źródła danych: Decyzja, czy dane będą aktualizowane z Google Workspace czy bezpośrednio w aplikacji gSignature. Konfiguracja ustawień zaawansowanych.

‍

2. Przygotowanie danych pracowników:

‍

• Czyszczenie danych: Usuwanie duplikatów, błędów i niekonsekwencji.
• Uzupełnianie danych: Dodawanie brakujących informacji (np. zdjęcia, aliasy, przynależność do grup).
• Podział pracowników: Rozdzielenie pracowników na grupy w zależności od posiadania zdjęć (dla szablonów nietypowych).
• Aliasy: Podczas zapisywania szablonów lub dodatków, podpisy są teraz automatycznie ponownie instalowane również dla aliasów e-mail. Dzięki temu nie ma potrzeby ręcznego aktualizowania podpisów dla każdego aliasu z osobna. Dodatkowo aliasy e-mail w treści podpisów są dynamicznie zastępowane głównym adresem e-mail pracownika (${userEmail}) oraz jego nazwą (${userName}).
• Zdefiniowanie aliasów dla poszczególnych pracowników lub grup. 
• Grupy: Określenie składu grup oraz przypisanie do nich wariantów podpisu. 

‍

Jak to działa?

‍

1. Stwórz grupy: Zdefiniuj grupy w swojej organizacji (np. działy, projekty, lokalizacje).
2. Przypisz podpisy: Dla każdej grupy utwórz unikalny podpis z odpowiednimi informacjami.
3. Dodaj użytkowników: System automatycznie przypisze odpowiedni podpis każdemu nowemu użytkownikowi dodanemu do grupy.

‍

‍

Definiowanie wyjątków:

• Adresy główne: Określenie adresów, które mają być wykluczone z automatycznego procesu.

‍

3. Komunikacja do pracowników z dostępem do aplikacji lub nie:

• Informacja o zmianach: Powiadomienie pracowników o wprowadzonych zmianach i sposobie korzystania z nowej wersji aplikacji.

‍

‍

• Instruktaż: Przygotowanie materiałów instruktażowych dla użytkowników bez dostępu do aplikacji.

‍

‍

 4. Testowanie i wdrożenie:

‍

• Walidacja danych: Dokładne sprawdzenie poprawności danych pracowników przed instalacją podpisów.
• Instalacja podpisów: Dodanie podpisów dla domen, subdomen, aliasów, jednostek i grup.

• Opcje zarządzania pracownikami w zakładce "Pracownicy": Dodano możliwość filtrowania po nazwie zainstalowanego podpisu, aliasie, grupie oraz statusie (np. kto obecnie ma ustawioną stopkę lub komu jeszcze nie została ona zainstalowana). Dodatkowo dostępna jest nowa kolumna "Data ostatniej instalacji" ułatwiająca sprawdzenie aktualności podpisów. Funkcja "Zaznacz wszystkie" pozwala na jednoczesne wykluczenie wielu pracowników z podpisów, co znacząco usprawnia zarządzanie dużymi zespołami. 
• W ramach zarządzania szablonami dodano możliwość ustawiania unikalnych prefiksów dla numerów telefonów, telefonów komórkowych oraz ikon email. Nowe menu w sekcji dodatków zapewnia szybki dostęp do zaawansowanych opcji, takich jak konfiguracja banerów czy linków społecznościowych, co pozwala na jeszcze większą personalizację podpisów.

‍

‍