Procedura wdrożenia podpisu

1. Analiza wymagań i projektowanie szablonów:

‍

• Podział szablonów: Określenie różnych wariantów szablonów w zależności od potrzeb (np. różne stanowiska, rodzaje dokumentów).
• Konfiguracja źródła danych: Decyzja, czy dane będą aktualizowane z Google Workspace czy bezpośrednio w aplikacji gSignature. Konfiguracja ustawień zaawansowanych.
• Opcja przyspieszająca przygotowanie szablonów: możesz użyć zakładki „Stopki”, w której wybierasz sposób tworzenia (Generator lub Visual Editor), a zmienne wstawiasz z nowego panelu zmiennych (drag and drop) oraz korzystasz z funkcji „Save & Reinstall”. (Opcja przyspieszająca przygotowanie szablonów: możesz użyć AI Email Signature Builder (Gemini), aby tworzyć i edytować stopki bez znajomości HTML/CSS, łącznie ze zmiennymi dynamicznymi.) 

‍

Jeśli szablon masz już gotowy w generatorze, możesz go szybko zaimportować do gSignature wraz z ustawieniami i dynamicznymi zmiennymi. 

‍

2. Przygotowanie danych pracowników:

‍

• Czyszczenie danych: Usuwanie duplikatów, błędów i niekonsekwencji.
• Uzupełnianie danych: Dodawanie brakujących informacji (np. zdjęcia, aliasy, przynależność do grup).
• Podział pracowników: Rozdzielenie pracowników na grupy w zależności od posiadania zdjęć (dla szablonów nietypowych).
• Aliasy: Aliasy: podczas zapisywania szablonów lub dodatków podpisy są automatycznie ponownie instalowane również dla aliasów; w treści podpisu aliasy są zastępowane danymi pracownika (${userEmail}, ${userName}) dla spójności. 

Dodatkowo: przy wysyłce z aliasu system może automatycznie dopasować nazwę nadawcy do nazwy aliasu. 

• Grupy: Określenie składu grup oraz przypisanie do nich wariantów podpisu. 

‍

Jak to działa?

‍

1. Stwórz grupy: Zdefiniuj grupy w swojej organizacji (np. działy, projekty, lokalizacje).
2. Przypisz podpisy: Dla każdej grupy utwórz unikalny podpis z odpowiednimi informacjami.
3. Dodaj użytkowników: System automatycznie przypisze odpowiedni podpis każdemu nowemu użytkownikowi dodanemu do grupy.

‍

Definiowanie wyjątków:

‍

• Adresy główne: Określenie adresów, które mają być wykluczone z automatycznego procesu oraz możliwość masowego wykluczania przez „Zaznacz wszystkie” w zakładce Pracownicy.

‍

3. Komunikacja do pracowników z dostępem do aplikacji lub nie:

‍

• Informacja o zmianach: Powiadomienie pracowników o wprowadzonych zmianach i sposobie korzystania z nowej wersji aplikacji.

‍

‍

‍

• Instruktaż: Przygotowanie materiałów instruktażowych dla użytkowników bez dostępu do aplikacji.

‍

‍

 4. Testowanie i wdrożenie:

• Walidacja danych: Dokładne sprawdzenie poprawności danych pracowników przed instalacją podpisów.
• możesz zastosować szablon „Ustaw dla wszystkich” w jednym z wariantów: dla wszystkich pracowników / wszystkich aliasów / pracowników i aliasów. 
• Opcje zarządzania pracownikami w zakładce "Pracownicy": Dodano możliwość filtrowania po nazwie zainstalowanego podpisu, aliasie, grupie oraz statusie (np. kto obecnie ma ustawioną stopkę lub komu jeszcze nie została ona zainstalowana). Dodatkowo dostępna jest nowa kolumna "Data ostatniej instalacji" ułatwiająca sprawdzenie aktualności podpisów. Funkcja "Zaznacz wszystkie" pozwala na jednoczesne wykluczenie wielu pracowników z podpisów, co znacząco usprawnia zarządzanie dużymi zespołami. 
• Przed instalacją możesz skorzystać z podglądu podpisu z załadowanymi dodatkami; możesz dodać parametr utm_source=gsignature oraz opcjonalnie kolejne parametry UTM do banerów/odnośników, żeby lepiej mierzyć ruch. (a w banerach możesz dodawać edytowalne parametry UTM do precyzyjnego śledzenia kampanii.)
• W ramach zarządzania szablonami dodano możliwość ustawiania unikalnych prefiksów dla numerów telefonów, telefonów komórkowych oraz ikon email. Nowe menu w sekcji dodatków zapewnia szybki dostęp do zaawansowanych opcji, takich jak konfiguracja banerów czy linków społecznościowych, co pozwala na jeszcze większą personalizację podpisów.
• Możliwe jest też automatyczne ukrywanie pustych danych (np. gdy ktoś nie ma telefonu), aby w podpisie nie zostawały puste pola; konfiguracja prefiksów i logiki zmiennych jest w Ustawienia → Zaawansowane → Zmienne dynamiczne.
• Wizualizacja procesu instalacji: pasek postępu może pokazywać listę wszystkich aliasów i adresów e-mail wraz ze statusem wdrożenia dla każdego z nich.

‍