Procedimiento de aplicación de la firma

1. Análisis de requisitos y diseño de plantillas:

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• División de las plantillas: Determinación de distintas variantes de plantillas en función de las necesidades (por ejemplo, distintas posiciones, tipos de documentos).
  
• Configuración de la fuente de datos: Decida si los datos se actualizarán desde Google Workspace o directamente en la aplicación gSignature. Configure los ajustes avanzados.
  

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2. Preparación de los datos de los empleados:

• Depuración de datos: Eliminación de duplicados, errores e incoherencias.
  
• Completar los datos: Adición de la información que falta (por ejemplo, fotos, alias, pertenencia a grupos).
  
• División de los empleados: Separación de los empleados en grupos según la posesión de fotos (para plantillas no estándar).
  
• Alias: Al guardar plantillas o complementos, ahora las firmas se reinstalan automáticamente también para los alias de correo electrónico. Esto elimina la necesidad de actualizar manualmente las firmas para cada alias individualmente. Además, los alias de correo electrónico en el cuerpo de las firmas se sustituyen dinámicamente por la dirección de correo electrónico principal del empleado (${userEmail}) y su nombre (${userName}).
  
• Defina alias para empleados individuales o grupos.
  
• Grupos: Defina la composición de los grupos y asígneles variantes de firma.
  

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Cómo funciona?

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1. Crear grupos: Defina grupos en su organización (por ejemplo, departamentos, proyectos, sedes).
   
2. Asigne firmas: Cree una firma única para cada grupo con la información pertinente.
   
3. Añada usuarios: El sistema asignará automáticamente una firma adecuada a cada nuevo usuario añadido al grupo.

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Definición de excepciones:

• Direcciones maestras: Defina las direcciones que deben excluirse del proceso automático.
  

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3. Comunicación a los empleados con o sin acceso a la aplicación:

• Información sobre los cambios: Notifique a los empleados los cambios realizados y cómo utilizar la nueva versión de la aplicación

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• Instrucción: Prepare material de instrucción para los usuarios sin acceso a la aplicación.

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4. Pruebas e implementación:

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• Validación de los datos: Validación exhaustiva de los datos de los empleados antes de instalar las firmas.‍
• Instalación de firmas: Adición de firmas para dominios, subdominios, alias, entidades y grupos.

• Opciones de gestión de empleados en la pestaña «Empleados»: Se ha añadido la posibilidad de filtrar por nombre de firma instalada, alias, grupo y estado (por ejemplo, quién tiene actualmente un pie de página configurado o quién aún no se ha instalado). Además, hay una nueva columna «Fecha de última instalación» para facilitar la comprobación de si las firmas están actualizadas. La función «Marcar todo» permite excluir a varios empleados de las firmas al mismo tiempo, lo que mejora notablemente la gestión de equipos grandes.
  
• Dentro de la gestión de plantillas, se ha añadido la posibilidad de establecer prefijos únicos para números de teléfono, teléfonos móviles e iconos de correo electrónico. Un nuevo menú en la sección de complementos proporciona acceso rápido a opciones avanzadas como la configuración de banners o enlaces sociales, lo que permite personalizar aún más las firmas.

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