Procedimiento de aplicación de la firma
1. Análisis de requisitos y diseño de plantillas:
- División de las plantillas: Determinación de distintas variantes de plantillas en función de las necesidades (por ejemplo, distintas posiciones, tipos de documentos).
- Configuración de la fuente de datos: Decida si los datos se actualizarán desde Google Workspace o directamente en la aplicación gSignature. Configure los ajustes avanzados.
2. Prepare los datos de los empleados:
- Limpieza de datos: Eliminación de duplicados, errores e incoherencias.
- Completar datos: Añadiendo la información que falta (por ejemplo, fotos, alias, pertenencia a grupos).
- División de empleados: Separación de los empleados en grupos según su posesión de fotos (para plantillas no estándar).
- Alias: Definir alias para empleados individuales o grupos.
- Grupos: Definir la composición de los grupos y asignarles variantes de firma.
Definición de excepciones:
- Direcciones maestras: Defina las direcciones que deben excluirse del proceso automático.
3. Comunicación a los empleados con o sin acceso a la aplicación:
- Información sobre los cambios: Notifique a los empleados los cambios realizados y cómo utilizar la nueva versión de la aplicación
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- Instrucción: Prepare material de instrucción para los usuarios sin acceso a la aplicación.
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4. Pruebas e implementación:
- Validación de los datos: Validación exhaustiva de los datos de los empleados antes de instalar las firmas.
Instalación de firmas: Adición de firmas para dominios, subdominios, alias, entidades y grupos.
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