Procedimento de aplicación de la firma

1. Análisis de requisitos y diseño de plantillas:

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• División de plantillas: Determinar diferentes variantes de plantillas según las necesidades (por ejemplo, diferentes puestos, tipos de documentos).
• Configuración de la fuente de datos: Decidir si los datos se actualizarán desde Google Workspace o directamente en la aplicación gSignature. Configurar los ajustes avanzados.
• Opción para acelerar la preparación de la plantilla: puedes usar la pestaña «Firmas de correo electrónico», donde puedes seleccionar el método de creación (generador o editor visual), insertar variables desde el nuevo panel de variables (arrastrar y soltar) y usar la función «Guardar y reinstalar». (Opción para acelerar la preparación de plantillas: puedes usar AI Email Signature Builder (Gemini) para crear y editar firmas de correo electrónico sin conocimientos de HTML/CSS, incluidas las variables dinámicas).

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Si ya tienes una plantilla lista en el generador, puedes importarla rápidamente a gSignature junto con los ajustes y las variables dinámicas.

2. Preparación de los datos de los empleados:

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• Limpieza de datos: Eliminar duplicados, errores e inconsistencias.
• Finalización de datos: Agregar la información que falta (por ejemplo, fotos, alias, pertenencia a un grupo).
• División de empleados: Dividir a los empleados en grupos en función de si tienen fotos (para plantillas no estándar).
• Alias: Alias: al guardar plantillas o complementos, las firmas también se reinstalan automáticamente para los alias; en el contenido de la firma, los alias se sustituyen por datos de empleados ($ {userEmail}, $ {userName}) para mantener la coherencia.

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Además: al enviar desde un alias, el sistema puede hacer coincidir automáticamente el nombre del remitente con el nombre del alias.

• Grupos: Defina la composición de los grupos y asígneles variantes de firma.

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¿Cómo funciona?

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1. Crea grupos: Defina grupos en su organización (por ejemplo, departamentos, proyectos, ubicaciones).
2. Asignar firmas: Cree una firma única con la información adecuada para cada grupo.
3. Agregar usuarios: El sistema asignará automáticamente la firma adecuada a cada nuevo usuario agregado al grupo.

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Definición de excepciones:

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• Direcciones principales: especifique las direcciones que se van a excluir del proceso automático y la opción de exclusión masiva haciendo clic en «Seleccionar todo» en la pestaña Empleados.

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3. Comunicación a los empleados con o sin acceso a la aplicación:

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• Información sobre los cambios: Notifique a los empleados sobre los cambios realizados y sobre cómo usar la nueva versión de la aplicación.

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• Instrucción: Prepare material de instrucción para los usuarios sin acceso a la aplicación.

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4. Pruebas e implementación:

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• Validación de datos: Compruebe minuciosamente la exactitud de los datos de los empleados antes de instalar las firmas.
• Instalación de firmas: Puede aplicar la plantilla «Establecer para todos» en una de las siguientes variantes: para todos los empleados/todos los alias/empleados y alias.
• Opciones de gestión de empleados en la pestaña «Empleados»: Se agregó la capacidad de filtrar por nombre, alias, grupo y estado de la firma instalada (por ejemplo, quién tiene actualmente una firma de correo electrónico configurada o quién aún no la ha instalado). Además, está disponible la nueva columna «Fecha de la última instalación» para facilitar la comprobación de la validez de las firmas. La función «Seleccionar todo» permite excluir a varios empleados de las firmas a la vez, lo que mejora considerablemente la gestión de los equipos grandes.
• Antes de la instalación, puedes obtener una vista previa de la firma con los complementos cargados; puedes añadir el parámetro utm_source=gsignature y, si lo deseas, parámetros UTM adicionales a los banners/enlaces para medir mejor el tráfico. (Además, en los banners, puedes añadir parámetros UTM editables para un seguimiento preciso de las campañas).
• Como parte de la administración de plantillas, se ha agregado la posibilidad de establecer prefijos únicos para números de teléfono, teléfonos móviles e íconos de correo electrónico. Un nuevo menú en la sección de complementos proporciona un acceso rápido a opciones avanzadas, como la configuración de banners y enlaces sociales, lo que permite una personalización aún mayor de las firmas.
• También es posible ocultar automáticamente los datos vacíos (por ejemplo, cuando alguien no tiene un teléfono) para que no queden campos vacíos en la firma; la configuración de la lógica de prefijos y variables se encuentra en Preferencias → Avanzado → Variables dinámicas.
• Visualización del proceso de instalación: la barra de progreso puede mostrar una lista de todos los alias y direcciones de correo electrónico junto con el estado de implementación de cada uno de ellos.

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