Fichero de datos de los empleados
La pestaña Empleados https://app.gsignature.com/employees permite gestionar los datos de los empleados, exportar una lista de empleados con datos, importar datos que faltan, filtrar y excluir direcciones del sistema de gestión de firmas y enviar notificaciones por correo electrónico a las direcciones que utilizan la gestión de firmas. También permite ver las firmas directamente en la tarjeta del empleado.
Los administradores pueden ver las firmas instaladas de todos los empleados. Además, con la introducción de una nueva columna de «Fecha de última instalación», los administradores pueden ver rápidamente cuándo se actualizó por última vez una firma para un empleado concreto. Es posible filtrar por el nombre de la firma instalada, el alias, el grupo y el estado (por ejemplo, quién tiene actualmente instalado un pie de página o quién aún no lo tiene).
La función «Seleccionar todo» permite excluir de las firmas a varios empleados al mismo tiempo, lo que mejora notablemente la gestión de equipos grandes.
En la sección de plantillas, también se ha añadido un botón «Instalar todo», que permite la instalación masiva de firmas actualizadas para todos los empleados y sus alias con un solo clic, lo que acelera significativamente el proceso de actualización. Además, el menú introducido para complementos y plantillas permite configurar fácilmente elementos como prefijos para números de teléfono, banners o enlaces sociales, lo que hace que la gestión de las firmas sea más intuitiva y eficiente.
Es posible filtrar por el nombre de la firma instalada, el alias, el grupo y el estado de quién tiene actualmente instalado un pie de página o quién aún no lo tiene. Además, es posible filtrar qué direcciones están excluidas o no de los pies de página.
Filtrado por alias:
Filtrado por grupos:
"Descargar informe" - con esta función recibimos el expediente completo del empleado, en forma de archivo CSV.
Alternativamente, puede descargar todas las firmas de los empleados en formato .htm utilizando el botón «Descargar todas las firmas paraOutlook » y distribuirlas directamente a Outlook entre los empleados.
"Abrir asistente de importación" - le permite importar usted mismo los datos de los empleados, directamente a la aplicación gSignature desde un archivo CSV.
"Excluida de los pies de página" marcando este estado se excluye la dirección del sistema central de difusión de firmas y de la suscripción de pago. Este estado también puede marcarse o desmarcarse en el expediente del empleado.
IMPORTANTE: ANTES DE LA PRIMERA INSTALACIÓN del pie de página, le recomendamos que marque aquellos que no van a utilizar el pie de página. Antes de instalar finalmente la firma, podrás ver cómo quedará con todos los complementos cargados. Esto te permitirá verificar que todo funciona como se espera y realizar cualquier ajuste.
«Enviar un mensaje a los empleados» - permite enviar un mensaje a todas las personas del dominio. El mensaje se enviará a todos los usuarios excepto a los excluidos.
Esta función nos permite notificar a los empleados el sistema de gestión de firmas que se está implantando y la opción de editar ellos mismos sus datos (si el administrador lo ha aceptado).
Los administradores tienen la posibilidad de eliminar las firmas instaladas tanto para las direcciones de correo electrónico principales como para los alias. Esto hace que sea rápido y fácil eliminar firmas no deseadas u obsoletas, garantizando que las comunicaciones sean siempre coherentes y profesionales.
Aunque la nueva función de eliminación de firmas ofrece a los administradores una gran flexibilidad, recomendamos utilizarla con precaución. Antes de eliminar una firma, conviene reflexionar detenidamente sobre las consecuencias de esta decisión.
Si tiene dudas sobre qué firmas eliminar, le recomendamos que se ponga en contacto con nuestro equipo de asistencia. Nuestros expertos estarán encantados de ayudarle a configurar correctamente las firmas de correo electrónico de su organización.
Tour sobre el seguimiento y la actualización de las bases de datos de los empleados:
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