Kartoteka danych pracowników

Zakładka Pracownicy https://app.gsignature.com/employees pozwala na zarządzanie danymi pracowników, eksport listy pracowników z danymi, import brakujących danych, filtrowanie i wykluczenia adresów z systemu zarządzania podpisami oraz wysyłania mailowych powiadomień do adresów korzystających z zarządzania podpisami. Pozwala też na podgląd podpisu bezpośrednio na karcie pracownika.

Administratorzy mogą przeglądać zainstalowane podpisy dla wszystkich pracowników. Dodatkowo, dzięki wprowadzonej nowej kolumnie "Data ostatniej instalacji", administrator może szybko sprawdzić, kiedy ostatnio aktualizowano podpis dla danego pracownika. Filtrowanie jest możliwe po nazwie zainstalowanego podpisu, aliasie, grupie oraz statusie (np. kto obecnie ma ustawioną stopkę lub komu jeszcze nie została ona zainstalowana). 

‍

Funkcja "Zaznacz wszystkie" pozwala na jednoczesne wykluczenie wielu pracowników z podpisów, co znacząco usprawnia zarządzanie dużymi zespołami. 

‍

W sekcji szablonów dodano również przycisk "Zainstaluj wszystkie", który umożliwia masową instalację aktualnych podpisów dla wszystkich pracowników i ich aliasów jednym kliknięciem, znacząco przyspieszając proces aktualizacji. Dodatkowo wprowadzone menu dla dodatków i szablonów umożliwia łatwą konfigurację takich elementów jak prefiksy dla numerów telefonów, banery czy linki społecznościowe, co czyni zarządzanie podpisami bardziej intuicyjnym i efektywnym.

‍

‍

‍

‍

‍

Filtrowanie jest możliwe po nazwie zainstalowanego podpisu, aliasie, grupie oraz statusie kto obecnie ma ustawioną stopkę lub komu jeszcze nie została ona zainstalowana. Dodatkowo można filtrować, które adresy są wykluczone ze stopek lub nie.

‍

Filtrowanie po Aliasach:

‍

Filtrowanie po grupach:

‍

‍

“Pobierz raport” - dzięki tej funkcji otrzymujemy całą kartotekę pracowników, w formie pliku CSV.

‍

Możesz też pobrać wszystkie podpisy pracowników w formacie .htm, używając przycisku “Pobierz wszystkie podpisy dla Outlook” i bezpośredniego rozesłać do programu Outlook wśród pracowników.

‍

“Otwórz kreatora importu” - pozwala na samodzielne zaimportowanie danych pracowników, bezpośrednio do aplikacji gSignature z pliku CSV.
‍

“Wykluczony ze stopek” zaznaczenie tego statusu wyklucza adres z systemu centralnego nadawania podpisów oraz z płatnej subskrypcji. Można ten status również zaznaczyć lub odznaczyć na kartotece pracownika.

WAŻNE! PRZED PIERWSZĄ INSTALACJĄ STOPKI rekomendujemy, aby zaznaczyć osoby, które nie będą korzystały ze stopek. Przed ostatecznym zainstalowaniem podpisu, będziesz mógł zobaczyć, jak będzie on wyglądał z wszystkimi załadowanymi dodatkami. To pozwoli Ci zweryfikować, czy wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami i wprowadzić ewentualne poprawki.

‍

‍

‍
‍
“Wyślij wiadomość do pracowników” - umożliwia wysłanie wiadomości do wszystkich w domenie. Wiadomość e-mail zostanie wysłana do wszystkich użytkowników, z wyjątkiem wykluczonych. 

Dzięki tej funkcji możemy powiadomić pracowników o wdrażanym systemie do zarządzania podpisami oraz opcji samodzielnej edycji swoich danych (jeśli administrator wyraził na to zgodę).

‍

Administratorzy mają możliwość usuwania zainstalowanych podpisów zarówno dla głównych adresów email, jak i aliasów. Dzięki temu można szybko i łatwo usunąć niechciane lub nieaktualne podpisy, zapewniając, że komunikacja zawsze jest spójna i profesjonalna.

Chociaż nowa funkcja usuwania podpisów daje administratorom dużą swobodę, zalecamy korzystanie z niej z rozwagą. Przed usunięciem podpisu warto dokładnie przemyśleć konsekwencje tej decyzji.

Jeśli masz wątpliwości co do tego, które podpisy należy usunąć, zalecamy skontaktowanie się z naszym zespołem wsparcia. Nasi eksperci chętnie pomogą Ci w prawidłowym skonfigurowaniu podpisów email w Twojej organizacji.

‍

‍

‍

Przewodnik o tym jak monitorować i aktualizować bazy danych pracowników:

‍

‍