Kartoteka danych pracowników

Zakładka Pracownicy https://app.gsignature.com/employees pozwala na zarządzanie danymi pracowników, eksport listy pracowników z danymi, import brakujących danych, filtrowanie i wykluczenia adresów z systemu zarządzania podpisami oraz wysyłania mailowych powiadomień do adresów korzystających z zarządzania podpisami. Pozwala też na podgląd podpisu bezpośrednio na karcie pracownika. 

‍

Zakładka Pracownicy działa również jako nowy edytor danych zespołu (Employee Management Editor): umożliwia zbiorczą edycję wielu rekordów w jednym widoku, import danych z CSV oraz Excel, szybkie wyszukiwanie i bardziej rozbudowane filtrowanie (np. po dziale/roli/domenie/statusie aktywności), bez konieczności wchodzenia w pojedyncze profile.

‍

Administratorzy mogą przeglądać zainstalowane podpisy dla wszystkich pracowników. Dodatkowo, dzięki wprowadzonej nowej kolumnie "Data ostatniej instalacji", administrator może szybko sprawdzić, kiedy ostatnio aktualizowano podpis dla danego pracownika. Filtrowanie jest możliwe po nazwie zainstalowanego podpisu, aliasie, grupie oraz statusie (np. kto obecnie ma ustawioną stopkę lub komu jeszcze nie została ona zainstalowana). Dodatkowo, wprowadzony został moduł zarządzania aliasami (podgląd listy aliasów na pracowniku) oraz filtr, który pozwala ograniczyć widok do adresów głównych, aliasów lub obu typów jednocześnie.

‍

Funkcja "Zaznacz wszystkie" pozwala na jednoczesne wykluczenie wielu pracowników z podpisów, co znacząco usprawnia zarządzanie dużymi zespołami. 

‍

W sekcji szablonów dodano również przycisk "Zainstaluj wszystkie", który umożliwia masową instalację aktualnych podpisów dla wszystkich pracowników i ich aliasów jednym kliknięciem, znacząco przyspieszając proces aktualizacji. W ustawieniach można włączyć automatyczne odświeżanie podpisów: „Codzienna reinstalacja podpisów” (automatyczna aktualizacja co 24 godziny o wybranej godzinie), aby przywracać podpisy do stanu zgodnego z szablonem nawet wtedy, gdy użytkownicy ręcznie coś zmienią w Gmailu.

‍

Dodatkowo wprowadzone menu dla dodatków i szablonów umożliwia łatwą konfigurację takich elementów jak prefiksy dla numerów telefonów, banery czy linki społecznościowe, co czyni zarządzanie podpisami bardziej intuicyjnym i efektywnym. Dodaliśmy też nowe zmienne dla telefonów: ${rawMobileNumber} i ${rawPhoneNumber}, które pozwalają wyświetlać numery z zachowaniem oryginalnego formatowania z Google Workspace.

‍

‍

‍

‍

‍

‍

Filtrowanie jest możliwe po nazwie zainstalowanego podpisu, aliasie, grupie oraz statusie kto obecnie ma ustawioną stopkę lub komu jeszcze nie została ona zainstalowana. Dodatkowo można filtrować, które adresy są wykluczone ze stopek lub nie.

‍

Filtrowanie po Aliasach:

Filtry obejmują też tryb widoku: tylko adresy główne / tylko aliasy / oba typy naraz.

‍

Filtrowanie po grupach:

‍

‍

“Pobierz raport” - dzięki tej funkcji otrzymujemy całą kartotekę pracowników, w formie pliku CSV. Raport CSV został rozszerzony o dodatkowe kolumny: zawiera główny adres e-mail oraz wszystkie powiązane aliasy pracownika (pełny przegląd użycia aliasów w organizacji).

‍‍

Możesz też pobrać wszystkie podpisy pracowników w formacie .htm, używając przycisku “Pobierz wszystkie podpisy dla Outlook” i bezpośredniego rozesłać do programu Outlook wśród pracowników.

‍

‍

“Otwórz kreatora importu” - pozwala na samodzielne zaimportowanie danych pracowników, bezpośrednio do aplikacji gSignature z pliku CSV. Import danych obejmuje także pliki Excel, co ułatwia pierwsze wdrożenie lub masowe aktualizacje bazy pracowników.
‍

“Wykluczony ze stopek” zaznaczenie tego statusu wyklucza adres z systemu centralnego nadawania podpisów oraz z płatnej subskrypcji. Można ten status również zaznaczyć lub odznaczyć na kartotece pracownika.

WAŻNE! PRZED PIERWSZĄ INSTALACJĄ STOPKI rekomendujemy, aby zaznaczyć osoby, które nie będą korzystały ze stopek. Przed ostatecznym zainstalowaniem podpisu, będziesz mógł zobaczyć, jak będzie on wyglądał z wszystkimi załadowanymi dodatkami. To pozwoli Ci zweryfikować, czy wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami i wprowadzić ewentualne poprawki. Podczas pracy nad szablonem dostępny jest podgląd na żywo na realnych danych użytkownika, co przyspiesza kontrolę jakości formatowania.

‍

‍

‍

‍
‍
“Wyślij wiadomość do pracowników” - umożliwia wysłanie wiadomości do wszystkich w domenie. Wiadomość e-mail zostanie wysłana do wszystkich użytkowników, z wyjątkiem wykluczonych. 

Dzięki tej funkcji możemy powiadomić pracowników o wdrażanym systemie do zarządzania podpisami oraz opcji samodzielnej edycji swoich danych (jeśli administrator wyraził na to zgodę).

‍

Administratorzy mają możliwość usuwania zainstalowanych podpisów zarówno dla głównych adresów email, jak i aliasów. Dzięki temu można szybko i łatwo usunąć niechciane lub nieaktualne podpisy, zapewniając, że komunikacja zawsze jest spójna i profesjonalna. Administrator może zresetować status wykluczonych głównych adresów e-mail, aby ponownie dodać je do procesu zarządzania podpisami. 

‍

Chociaż nowa funkcja usuwania podpisów daje administratorom dużą swobodę, zalecamy korzystanie z niej z rozwagą. Przed usunięciem podpisu warto dokładnie przemyśleć konsekwencje tej decyzji.

Jeśli masz wątpliwości co do tego, które podpisy należy usunąć, zalecamy skontaktowanie się z naszym zespołem wsparcia. Nasi eksperci chętnie pomogą Ci w prawidłowym skonfigurowaniu podpisów email w Twojej organizacji.

‍

‍

‍

‍

Przewodnik o tym jak monitorować i aktualizować bazy danych pracowników:

‍

‍