Base de datos de empleados

El Pestaña Empleados https://app.gsignature.com/employees le permite administrar los datos de los empleados, exportar listas de empleados con datos, importar los datos que faltan, filtrar y excluir direcciones del sistema de administración de firmas y enviar notificaciones por correo electrónico a las direcciones que utilizan la administración de firmas. También permite previsualizar las firmas directamente en la tarjeta del empleado.

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La pestaña Empleados también funciona como un nuevo editor de datos de equipo (Editor de gestión de empleados): permite la edición masiva de varios registros en una sola vista, la importación de datos de CSV y Excel, la búsqueda rápida y un filtrado más avanzado (por ejemplo, por departamento/rol/dominio/estado de actividad) sin tener que introducir perfiles individuales.

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Los administradores pueden ver las firmas instaladas para todos los empleados. Además, gracias a la nueva columna «Fecha de la última instalación», el administrador puede comprobar rápidamente cuándo se actualizó por última vez la firma de un empleado determinado. Es posible filtrar por el nombre de la firma instalada, el alias, el grupo y el estado (por ejemplo, quién tiene actualmente una firma de correo electrónico configurada o aún no la ha instalado). Además, se ha introducido un módulo de administración de alias (vista previa de la lista de alias de un empleado) y un filtro que permite limitar la visualización a las direcciones principales, los alias o ambos tipos al mismo tiempo.

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La función «Seleccionar todo» le permite excluir a varios empleados de las firmas a la vez, lo que mejora significativamente la gestión de equipos grandes.

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También se ha agregado un botón «Instalar todo» a la sección de plantillas, que permite instalar en masa las firmas actuales de todos los empleados y sus alias con un solo clic, lo que acelera significativamente el proceso de actualización. En la configuración, puedes activar la actualización automática de las firmas: «Reinstalación diaria de firmas» (actualización automática cada 24 horas a la hora seleccionada) para restaurar las firmas a un estado coherente con la plantilla, incluso si los usuarios cambian algo manualmente en Gmail.

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Además, el nuevo menú de complementos y plantillas permite configurar fácilmente elementos como prefijos de números de teléfono, banners y enlaces sociales, lo que hace que la gestión de firmas sea más intuitiva y eficiente. También hemos añadido nuevas variables para teléfonos: $ {rawMobileNumber} y $ {rawPhoneNumber}, que permiten mostrar los números con el formato original de Google Workspace.

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Es posible filtrar por el nombre de la firma instalada, el alias, el grupo y el estado de quién tiene actualmente instalado un pie de página o quién aún no lo tiene. Además, es posible filtrar qué direcciones están excluidas o no de los pies de página.

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Filtrado por alias:

Los filtros también incluyen un modo de visualización: solo direcciones principales, solo alias, ambos tipos a la vez.

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Filtrado por grupos:

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»Descargar el informe»: esta función le permite descargar toda la base de datos de empleados en formato CSV. El informe CSV se ha ampliado para incluir columnas adicionales: contiene la dirección de correo electrónico principal y todos los alias asociados para cada empleado (una descripción general completa del uso de los alias en la organización).

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También puede descargar todas las firmas de los empleados en formato.htm mediante el botón «Descargar todas las firmas para Outlook» y enviarlas directamente a Outlook entre los empleados.

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»Abra Imation Assistant»: le permite importar los datos de los empleados directamente a la aplicación GSignature desde un archivo CSV. La importación de datos también incluye archivos de Excel, lo que facilita la implementación inicial o las actualizaciones masivas de la base de datos de los empleados.

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»Excluido de las firmas de correo electrónico»: al seleccionar este estado, la dirección se excluye del sistema central de asignación de firmas y de la suscripción de pago. Tambien puede seleccionar o deseleccionar este estado en el archivo del empleado.

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¡IMPORTANTE! ANTES DE LA PRIMERA INSTALACIÓN DE LAS FIRMAS DE CORREO ELECTRÓNICO, le recomendamos que seleccione las personas que no van a utilizar firmas de correo electrónico. Antes de la instalación final de la firma, podrá ver cómo quedará con todos los complementos cargados. Esto te permitirá comprobar que todo funciona según lo previsto y hacer las correcciones necesarias. Mientras se trabaja en la plantilla, hay disponible una vista previa en vivo de los datos reales del usuario, lo que acelera el control de calidad del formato.

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»Enviar un mensaje a los empleados» - permite enviar un mensaje a todas las personas del dominio. El mensaje se enviará a todos los usuarios excepto a los excluidos.

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Esta función nos permite notificar a los empleados sobre el sistema de gestión de firmas que se está implementando y la opción de editar sus propios datos (si el administrador ha dado su consentimiento).

Los administradores pueden eliminar las firmas instaladas tanto para las direcciones de correo electrónico principales como para los alias. Esto le permite eliminar rápida y fácilmente las firmas no deseadas u obsoletas, garantizando que sus comunicaciones sean siempre coherentes y profesionales. El administrador puede restablecer el estado de las direcciones de correo electrónico principales excluidas para volver a agregarlas al proceso de administración de firmas.

Aunque la nueva función de eliminación de firmas da mucha libertad a los administradores, recomendamos utilizarla con precaución. Antes de retirar una firma, es importante considerar cuidadosamente las consecuencias de esta decisión.

Si no estás seguro de qué firmas eliminar, te recomendamos que te pongas en contacto con nuestro equipo de soporte. Nuestros expertos estarán encantados de ayudarle a configurar correctamente las firmas de correo electrónico en su organización.

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Tour sobre el seguimiento y la actualización de las bases de datos de los empleados:

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