¿Cómo simplificar la gestión de firmas de correo electrónico con las nuevas funciones de gSignature?
November 4, 2024
En la última actualización de gSignature, hemos introducido tres importantes funciones que mejoran significativamente el control sobre la personalización y el despliegue de las firmas. A continuación, analizaremos con más detalle cómo afectan al uso de nuestra herramienta las unidades de empleados asignadas, la descarga masiva de firmas .htm y la incorporación de una segunda línea de banner.
1. ¿Cuáles son las ventajas de la función Unidades con empleados asignados?
Unidades con miembros es una función que permite a los administradores agrupar a los empleados en estructuras específicas, como departamentos, equipos o proyectos. Con esta función, ahora puede ver la lista de miembros asignados a una unidad, que es similar a la gestión de grupos.
¿Qué significa esto para su empresa?
- Fácil asignación de firmas relevantes: Con la nueva función, puede asignar una firma de correo electrónico html específica para una unidad y adaptarla automáticamente a sus miembros.
- Gestión de la información de afiliación: Ahora puede indicar la afiliación de los empleados a una unidad concreta en los pies de página de los correos electrónicos, estructurando aún más las comunicaciones internas y externas.
- Visión general más rápida: La asignación de empleados a unidades le permite ver instantáneamente quién está asignado a qué unidad y qué firmas se están utilizando actualmente.
Esta función es especialmente útil para las empresas que valoran mucho la coherencia y la personalización de la comunicación, ya que permite modificar rápidamente las firmas de todos los miembros de una unidad determinada.
2. Descarga de firmas en formato .htm para toda la empresa
Otra novedad es la posibilidad de descargar todas las firmas de los empleados en formato .htm en un paquete comprimido. Con esta función, todas las firmas de correo electrónico pueden descargarse instantáneamente como archivos .htm, lo que resulta ideal para su implementación en programas como Outlook.
¿Cómo funciona la descarga de firmas para todos los empleados?
Una vez que haya configurado sus firmas de correo electrónico, puede ir a la opción de exportación, donde encontrará la opción de descargar todas las firmas en formato .htm como paquete ZIP. Esta función le permite descargar firmas de correo electrónico en bloque e instalarlas para todos los empleados de una sola vez, por ejemplo, desde la consola de administración de Windows.
Ventajas para su empresa:
- Ahorro de tiempo: En lugar de descargar las firmas de correo electrónico de cada empleado por separado, ahora tiene la opción de descargar rápidamente toda la estructura de firmas.
- Mejor organización: Los archivos .htm son compatibles con Outlook, lo que facilita la instalación y el despliegue de firmas personalizadas en toda la empresa.
- Conservación del formato: El formato html de la firma de correo electrónico garantiza que todos los elementos gráficos, el formato y la coherencia de la firma se muestren correctamente.
3. Añadir un segundo banner: aún más oportunidades para promocionar su empresa
La tercera novedad es la posibilidad de añadir un segundo banner a la plantilla de firma. Esta característica permite una mayor promoción de los mensajes contenidos en el pie del correo electrónico.
Uso de un segundo banner en el pie de página del correo electrónico
Añadir una línea de banner adicional abre nuevas posibilidades a las empresas: puede incluir más información en una sola firma , como ofertas de temporada, anuncios de eventos, enlaces a contenidos de la empresa o anuncios importantes. La segunda línea puede adaptarse fácilmente a las necesidades de su empresa, cambiándola en cualquier momento sin afectar al resto del pie de página.
¿Cuáles son las ventajas de un segundo banner?
- Más espacio para mensajes: El segundo banner le permite ampliar la información que se muestra en el pie de página del correo electrónico sin tener que cambiar la estructura de la firma principal.
- Flexibilidad y comunicación dinámica: La posibilidad de añadir una segunda línea permite modificar rápidamente el contenido de la firma, haciéndola adaptable a las necesidades actuales de la empresa.
- Presentación profesional: El pie de página del correo electrónico es uno de los elementos más visibles de la comunicación de una empresa, y añadir otro banner permite resaltar la imagen y profesionalidad de la marca.
Las nuevas funcionalidades de gSignature están pensadas para que la gestión de los pies de email sea aún más sencilla y flexible. Con ellas, ahora puede crear firmas personalizadas para unidades con miembros, descargar todas las firmas de correo electrónico en formato .htm y añadir una segunda línea de banner al pie de página. Todas estas funciones mejoran la eficacia y profesionalidad de tus comunicaciones empresariales.
Si desea obtener más información sobre las posibilidades que ofrece gSignature, le animamos a consultar nuestra documentación, donde encontrará información detallada sobre cómo configurar y gestionar sus firmas de correo electrónico.
Eche un vistazo a estas funciones y mejore sus comunicaciones empresariales hoy mismo. Póngase en contacto con nosotros