Caso práctico: Firmas automáticas de correo electrónico en EURO-INWEST PROJEKT: menos clics, más coherencia

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Desafío

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• No hay un mecanismo central que imponga una firma de correo electrónico única y actualizada.
• Pegado manual de código HTML por parte de los usuarios, diferentes programas de correo electrónico, problemas frecuentes de formato.
• Dificultad para publicar rápidamente los cambios (por ejemplo, nuevo número de departamento, nuevo banner de campaña).

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Solución: gSignature

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La implementación de la plataforma gSignature permitió:

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• Administración centralizada de una o más plantillas de firmas para toda la organización.
• Instalación automática de firmas en los buzones de los usuarios (Gmail/Outlook): no es necesario copiar el código ni realizar ninguna acción por parte de los empleados.
• Control de marca: colores, logotipo, tipografía y diseño idénticos en todos los departamentos.
• Actualizaciones rápidas de cláusulas legales y banners promocionales, publicados en todo el mundo en cuestión de segundos.

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Cotización de cliente

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«La mayor ventaja es no tener que configurar las firmas manualmente».

— Marek Maj, EURO-INWEST PROJEKT GRZEGORZ ENGLER

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Cómo fue la implementación

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1. Preparar una plantilla en un editor sin código (sin HTML/CSS), con campos dinámicos: nombre, cargo, número de teléfono, dirección de correo electrónico.
2. Mapeo de funciones y departamentos — misma marca, diferentes CTA (por ejemplo, «programar una consulta» para el equipo de ventas, «informar de un problema» para la oficina de diseño).
3. Instalación de firmas mediante la integración (Google Workspace/Microsoft 365) o la extensión del navegador, una sola vez y de forma centralizada.
4. Actualizar reglas — cualquier cambio en la plantilla se envía automáticamente a los buzones de correo de todos los empleados.

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Resultados

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• 0 minutos los usuarios gastan en «configurar» y «actualizar» firmas.
• Coherencia visual del 100% en toda la correspondencia.
• Menos errores — las diferencias de formato y las versiones antiguas accidentales del logotipo han desaparecido.
• Campañas más rápidas — los banners y las CTA de las firmas de correo electrónico se pueden reemplazar en todo el mundo en un instante.

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Por qué funciona

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• Sin código: los administradores editan las firmas en un generador sencillo; los empleados no tocan el código.
• Campos dinámicos: una plantilla es compatible con todo el equipo, los datos personales se insertan automáticamente.
• Integraciones: Gmail y Outlook funcionan con el mismo estándar, por lo que no hay «excepciones» a la regla.

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Conclusiones

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Para las empresas que desean reducir la cantidad de tareas técnicas por parte del usuario y, al mismo tiempo, mantener la coherencia de la imagen, gSignature elimina la parte más tediosa del proceso: configurar firmas manualmente. Este es exactamente el beneficio que el cliente resume de la manera más sucinta: sin trabajo manual, máxima previsibilidad del efecto.

¿Quieres un efecto similar para tu negocio? Todo lo que necesita es una plantilla, una instalación y una persona responsable de la comunicación; el resto se hace automáticamente.

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