Case study: Automatyczne podpisy e-mail w EURO-INWEST PROJEKT – mniej klikania, więcej spójności

‍

‍

Wyzwanie

‍

• Brak centralnego mechanizmu wymuszającego jeden, aktualny wzór stopki.
  
  
• Ręczne wklejanie kodu HTML przez użytkowników, różne programy pocztowe, częste „rozjeżdżanie” formatowania.
  
  
• Trudność w szybkiej publikacji zmian (np. nowy numer działu, nowy baner kampanii).
  
  

‍

Rozwiązanie – gSignature

‍

Wdrożenie platformy gSignature umożliwiło:

‍

• Centralne zarządzanie jednym lub wieloma szablonami podpisów dla całej organizacji.
  
  
• Automatyczną instalację podpisów w skrzynkach użytkowników (Gmail/Outlook) – bez kopiowania kodu i bez działań po stronie pracowników.
  
  
• Kontrolę brandu: identyczne kolory, logo, typografia i układ w każdym dziale.
  
  
• Szybkie aktualizacje klauzul prawnych i bannerów promocyjnych – publikowane globalnie w kilka sekund.
  
  

‍

Cytat klienta

‍

„Brak konieczności ręcznego ustawiania podpisów to największa zaleta.”
— Marek Maj, EURO-INWEST PROJEKT GRZEGORZ ENGLER

‍

Jak przebiegało wdrożenie

‍

1. Przygotowanie wzoru w edytorze no-code (bez HTML/CSS), z polami dynamicznymi: imię, stanowisko, telefon, adres e-mail.
   
   
2. Mapowanie ról i działów – ten sam brand, różne CTA (np. „Umów konsultację” dla zespołu handlowego, „Zgłoś sprawę” dla biura projektowego).
   
   
3. Instalacja podpisów poprzez integrację (Google Workspace/Microsoft 365) lub rozszerzenie przeglądarki – jednorazowo, centralnie.
   
   
4. Reguły aktualizacji – każda zmiana w szablonie automatycznie trafia do skrzynek wszystkich pracowników.
   
   

‍

Rezultaty

‍

• 0 minut po stronie użytkowników na „ustawianie” i „odświeżanie” podpisów.
  
  
• 100% spójności wizualnej w całej korespondencji.
  
  
• Mniej błędów – zniknęły różnice w formatowaniu i przypadkowe, stare wersje logotypu.
  
  
• Szybsze kampanie – banery i CTA w stopkach można podmienić globalnie w ciągu chwili.
  
  

‍

Dlaczego to działa

‍

• No-code: administratorzy edytują podpisy w prostym generatorze; pracownicy nie dotykają kodu.
  
  
• Pola dynamiczne: jeden szablon obsługuje cały zespół, dane osobowe wstawiają się automatycznie.
  
  
• Integracje: Gmail/Outlook działają w tym samym standardzie, więc nie ma „wyjątków” od reguły.
  
  

‍

Wnioski

‍

Dla firm, które chcą ograniczyć liczbę zadań technicznych po stronie użytkowników i jednocześnie utrzymać wizerunkową spójność, gSignature eliminuje najbardziej uciążny element procesu: ręczne ustawianie podpisów. To dokładnie ta korzyść, którą najkrócej podsumowuje klient: brak ręcznej roboty – maksymalna przewidywalność efektu.

Chcesz podobny efekt u siebie? Wystarczy jeden szablon, jedna instalacja i jedna osoba odpowiedzialna za komunikację – reszta dzieje się automatycznie.

‍

‍

‍