Auditoría de firmas de correo electrónico en gSignature: compruebe la eficacia de la comunicación de su empresa
July 11, 2024
¿Está seguro de que sus firmas de correo electrónico en gSignature son eficaces y coherentes con la imagen de su empresa? Si no es así, ¡es hora de realizar una auditoría!
¿Por qué auditar las firmas de correo electrónico en gSignature?
- Mejore su imagen corporativa: Las firmas de correo electrónico profesionales y coherentes impactan positivamente en la imagen de tu empresa e inspiran confianza en tu audiencia.
- Mayor eficacia de marketing: Las firmas de correo electrónico pueden utilizarse para promocionar tu empresa, productos y servicios, así como para dirigir tráfico a tu sitio web.
- Refuerce la coherencia de la marca: Las firmas de correo electrónico coherentes en todos los departamentos de una empresa crean reconocimiento de marca y refuerzan su posición en el mercado.
- Identificar posibles problemas: Una auditoría puede descubrir errores, descuidos o información obsoleta en sus firmas de correo electrónico que podrían tener un impacto negativo en la imagen de su empresa.
Criterios de comprobación, ¿por qué son importantes y deben comprobarse?
Al auditar firmas de correo electrónico en gSignature, conviene comprobar los siguientes puntos:
1. Diseño del firma de página y método de transmisión:
- ¿Es coherente el firma de página con la marca de la empresa?
- ¿Se han utilizado el tipo de letra, los colores y el diseño correctos?
- ¿Está bien visible el nombre del remitente?
- ¿La información de contacto (dirección de correo electrónico, número de teléfono) está actualizada y es fácil de leer?
Importancia: El diseño del firma de página determina cómo se presenta la empresa en la comunicación por correo electrónico. Un firma de página uniforme y estéticamente agradable permite dar una impresión profesional y, al mismo tiempo, no resulta engorroso de gestionar, si se difunde de forma estandarizada, por ejemplo, de forma centralizada y con reglas claramente definidas.
Riesgos: La falta de coherencia en el diseño y las normas de difusión puede dar lugar a una representación ambigua de la empresa y a una pérdida de credibilidad a ojos de los destinatarios.
2. Elementos gráficos:
- ¿Se utiliza el logotipo de la empresa en el tamaño y formato correctos?
- ¿Tiene el logotipo el texto alternativo correcto?
- ¿Se utilizan otros elementos gráficos coherentes con la marca de la empresa y que no distraigan al espectador?
Importancia: Los elementos gráficos del firma de página pueden mejorar su aspecto y atraer la atención del público. Los logotipos, gráficos o banners pueden promocionar aún más la empresa. Es importante que se recorten al tamaño correcto, sobre todo los logotipos, iconos y banners, para que se vean igual en los distintos clientes de correo. Además, hay que asegurarse de que los gráficos se publican en un directorio de acceso público o en una parte de la nube.
Riesgos: La falta de elementos gráficos puede hacer que el firma de página resulte aburrido y menos atractivo para los destinatarios, lo que puede afectar a la percepción de la marca. Además, los gráficos mal dimensionados hacen que la firma se muestre incorrectamente en diferentes clientes de correo electrónico, por ejemplo, Gmail frente a Outlook. Las limitaciones relacionadas con la lectura de gráficos fuera del dominio, por ejemplo en una nube cerrada, pueden limitar la visibilidad de los emblemas gráficos de una empresa.
3. Compatibilidad con el modo oscuro:
- ¿Es la firma del correo electrónico claramente visible en modo oscuro?
- ¿Están bien seleccionados los colores y los contrastes?
Importancia: En una época de creciente popularidad del modo oscuro, especialmente en teléfonos y ordenadores nuevos. Asegurarse de que el firma de página de su correo electrónico es compatible con este modo es clave para mantener la legibilidad y la estética.
Riesgos: La falta de compatibilidad puede hacer que el firma de página parezca ilegible o completamente invisible en el modo oscuro y puede disuadir a los destinatarios de leer el mensaje.
4. Actualización de datos:
- ¿Están actualizados todos los datos de la firma del correo electrónico?
- ¿Están actualizados los datos de contacto, la dirección web y los perfiles en redes sociale
Importancia: la información actualizada sobre contactos y empleados permite una comunicación eficaz y genera confianza en la empresa. Nuestros estudios demuestran que los destinatarios valoran más el contacto con una persona a la que pueden llamar o con la que pueden contactar a través de su mensajero favorito.
Riesgos: No mantener los datos actualizados puede dar lugar a información errónea para los destinatarios, además de dificultar el contacto con las personas adecuadas de la empresa y afectar negativamente a las relaciones comerciales.
5. Enlaces a las redes sociales y al sitio web:
- ¿Hay enlaces a los perfiles de la empresa en las redes sociales en la firma del correo electrónico?
- Los enlaces al sitio web de la empresa, ¿son fáciles de leer y de pulsar?
Importancia: Los enlaces a las redes sociales y a la página web permiten a los destinatarios acceder rápidamente a información adicional sobre la empresa y facilitan la creación de relaciones con los clientes. Además, las empresas apuestan cada vez más por la imagen profesional de sus empleados y señalan, por ejemplo, el perfil personal de un empleado en Linkedin.
Riesgos: La falta de enlaces puede limitar la posibilidad de promocionar a la empresa y a los empleados como expertos en su campo dificultando que los clientes accedan a información más completa sobre los servicios o productos y la profesionalidad declarada por la empresa.
6. Logotipo y texto alternativo:
- ¿Se utiliza el logotipo de la empresa en el formato y tamaño correctos?
- ¿Tiene el logotipo el texto alternativo correcto para describir su contenido para las personas con discapacidad visual?
Validez: El logotipo de la empresa en el firma de página es una tarjeta de visita y el texto alternativo permite que el firma de página se muestre correctamente en caso de imágenes bloqueadas. Un logotipo con un enlace que dirija a la página web de la empresa o a un producto es ahora estándar.
Riesgos: La falta de logotipo o de texto alternativo puede hacer que el firma de página parezca poco profesional o incompleto, lo que puede disminuir la percepción de la marca por parte de la audiencia. Además, se desperdicia el potencial de tráfico adicional si el logotipo estuviera subenlazado.
7. Presentación de los números de contacto:
- ¿Están bien formateados los números de teléfono?
- ¿Se puede pulsar fácilmente el número de teléfono para hacer una llamada?
Importancia: Una presentación correcta de los números de contacto facilita que los clientes se pongan rápidamente en contacto con la empresa y crea una impresión positiva. Esto es especialmente cierto para los destinatarios que ven el correo en teléfonos móviles y la posibilidad de marcar automáticamente el número desde el firma de página.
Riesgos: La presentación incorrecta de los números, por ejemplo, la falta de código de país, el formato incorrecto o la falta de enlace, puede dificultar el contacto con la empresa y afectar a la satisfacción del cliente.
8. Avatar de empleado:
- ¿El avatar del empleado tiene la calidad y el tamaño adecuados?
- ¿Es el avatar coherente con la imagen de la empresa?
Validez: Añadir un avatar de empleado personaliza la comunicación, aumenta la confianza y crea un vínculo entre la empresa y los clientes.
Riesgos: La ausencia de una foto de perfil hace que la comunicación sea menos personal y más anónima.
9. Cláusulas de información (RODO, GDPR, cláusula de confidencialidad, datos de registro de la empresa):
- ¿Se incluyen en la firma del correo electrónico las cláusulas de información requeridas, por ejemplo, RODO, GDPR?
- ¿Son las cláusulas informativas fáciles de leer y comprender?
Validez: La inclusión de cláusulas informativas garantiza el cumplimiento de la legislación e informa a los destinatarios sobre la entidad de capital o la política de privacidad y uso de datos.
Riesgos: La no inclusión de cláusulas informativas puede exponer a la empresa a consecuencias legales relacionadas con incumplimientos de la legislación de protección de datos y reducir la confianza de los clientes en la empresa, por ejemplo, la falta de datos visibles del registro de la empresa y del capital social.
10. Peso, tamaño y límite de caracteres de la firma:
- ¿La firma no es demasiado larga y pesada?
- ¿Está adaptada a distintos clientes de correo electrónico y dispositivos móviles?
- ¿Se ajusta la firma al límite de caracteres impuesto por la empresa?
Validez: El peso, el tamaño y el límite de caracteres óptimos del firma de página garantizan que sea legible y estéticamente agradable, al tiempo que no sobrecarga el mensaje, con lo que no se corre el riesgo de que la firma caiga en el spam.
Riesgos: Un firma de página demasiado pesado o elaborado dificultará la lectura del mensaje o será considerado spam.
Realice una auditoría de firma de correo electrónico en gSignature y ¡disfrute de una firma profesional!