Audyt podpisu e-mail w gSignature: Sprawdź efektywność komunikacji Twojej firmy
July 11, 2024
Czy jesteś pewien, że Twoje podpisy e-mail w gSignature są skuteczne i spójne z wizerunkiem Twojej firmy? Jeśli nie, czas na audyt!
Dlaczego warto przeprowadzić audyt podpisów e-mail w gSignature?
- Poprawa wizerunku firmy: Profesjonalne i spójne podpisy e-mail pozytywnie wpływają na wizerunek Twojej firmy i wzbudzają zaufanie u odbiorców.
- Zwiększenie efektywności marketingowej: Podpisy e-mail mogą być wykorzystywane do promowania Twojej firmy, produktów i usług, a także do kierowania ruchem na Twoją stronę internetową.
- Wzmocnienie spójności marki: Spójne podpisy e-mail we wszystkich działach firmy budują rozpoznawalność marki i wzmacniają jej pozycję na rynku.
- Identyfikacja potencjalnych problemów: Audyt może ujawnić błędy, niedopatrzenia lub wady konstrukcyjne np. u niektórych odbiorców podpis jest nieczytelny lub zniekształcony czy nieaktualne informacje w Twoich podpisach e-mail, które mogą mieć negatywny wpływ na wizerunek firmy.
Kryteria badania i dlaczego są ważne i należy je badać?
Podczas audytu podpisów e-mail w gSignature warto sprawdzić następujące kwestie:
1. Konstrukcja stopki i sposób nadawania:
- Czy stopka jest spójna z brandingiem firmy?
- Czy użyto odpowiedniej czcionki, kolorów i układu?
- Czy imię i nazwisko nadawcy są dobrze widoczne?
- Czy dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu) są aktualne i łatwe do odczytania?
Ważność: Konstrukcja stopki determinuje sposób, w jaki firma prezentuje się w komunikacji mailowej. Jednolita i estetyczna stopka pozwala na profesjonalne wrażenie, jednocześnie nie jest kłopotliwa w zarządzaniu - jeżeli nadawana jest w ustandaryzowany sposób np. centralnie i jasno zdefiniowanych regułach.
Ryzyko: Brak spójnej konstrukcji i reguł nadawania może prowadzić do niejednoznacznej reprezentacji firmy oraz utraty wiarygodności w oczach odbiorców.
2. Elementy graficzne:
- Czy logo firmy jest użyte w odpowiednim rozmiarze i formacie?
- Czy logo ma prawidłowy alt text?
- Czy użyto innych elementów graficznych, które są spójne z brandingiem firmy i nie rozpraszają odbiorcy?
Ważność: Graficzne elementy w stopce mogą wzbogacić jej wygląd i przyciągnąć uwagę odbiorców. Logo, grafiki czy banery mogą dodatkowo promować firmę. Ważne, aby były przycięte do odpowiednich rozmiarów szczególnie logo, ikony i baner aby w różnych klientach poczty wyświetlały się tak samo. Dodatkowo należy pamiętać aby grafiki były opublikowane w publicznie dostępnym katalogu lub części chmury.
Ryzyko: Brak elementów graficznych może sprawić, że stopka staje się nudna i mniej atrakcyjna dla odbiorców, co może wpłynąć na percepcję marki. Dodatkowo źle dostosowana wielkość grafik powoduje nieprawidłowe wyświetlanie podpisu w różnych klientach pocztowych np. Gmail vs. Outlook. Ograniczenia związane z odczytem grafiki poza domeną np. w zamkniętej chmurze mogą ograniczyć widoczność emblematów graficznych firmy.
3. Kompatybilność z Dark mode:
- Czy podpis e-mail jest dobrze widoczny w trybie ciemnym?
- Czy kolory i kontrasty są odpowiednio dobrane?
Ważność: W erze rosnącej popularności trybu Dark mode, szczególnie na telefonach i nowych komputerach. Zapewnienie kompatybilności stopki mailowej z tym trybem jest kluczowe dla zachowania czytelności i estetyki.
Ryzyko: Brak kompatybilności może sprawić, że stopka wygląda nieczytelnie lub jest całkowicie niewidoczna w trybie ciemnym i może zniechęcić odbiorców do czytania wiadomości.
4. Aktualizacja danych:
- Czy wszystkie dane w podpisie e-mail są aktualne?
- Czy dane kontaktowe, adres strony internetowej i profile w mediach społecznościowych są aktualne?
Ważność: Aktualne dane kontaktowe i informacje o pracownikach pozwalają na skuteczną komunikację oraz budowanie zaufania do firmy. Z naszych badań wynika, że odbiorcy bardziej cenią sobie kontakt z osobą, do której mogą zadzwonić lub skontaktować się przez ulubiony komunikator.
Ryzyko: Brak aktualizacji danych może prowadzić do dezinformacji odbiorców, a także utrudniać kontaktowanie się z odpowiednimi osobami w firmie i negatywnie wpłynąć na relacje biznesowe.
5. Linki do social mediów i strony www:
- Czy w podpisie e-mail znajdują się linki do profili firmy w mediach społecznościowych?
- Czy linki do strony internetowej firmy są łatwe do odczytania i kliknięcia?
Ważność: Linki do social mediów i strony internetowej pozwalają odbiorcom na szybkie dotarcie do dodatkowych informacji o firmie oraz ułatwiają budowanie relacji z klientami. Dodatkowo firmy stawiają coraz częściej na profesjonalny wizerunek pracowników i wskazują np. osobisty profil pracownika na Linkedinie.
Ryzyko: Brak linków może ograniczyć możliwość promocji firmy i pracowników, jako ekspertów w swojej dziedzinie co utrudnia klientom dostęp do pełniejszych informacji o usługach czy produktach oraz profesjonalizmie deklarowanym przez firmę.
6. Logo i tekst alternatywny:
- Czy logo firmy jest użyte w odpowiednim formacie i rozmiarze?
- Czy logo ma prawidłowy alt text, który opisuje jego zawartość dla osób niewidomych?
Ważność: Logo firmy w stopce jest wizytówką, a tekst alternatywny pozwala na poprawne wyświetlanie stopki w przypadku zablokowanych obrazków. Logo z linkiem kierującym do firmowej strony lub produktu jest już standardem.
Ryzyko: Brak logo lub tekstu alternatywnego może sprawić, że stopka wygląda nieprofesjonalnie lub niekompletnie, co może obniżyć postrzeganie marki przez odbiorców. Dodatkowo marnowany jest potencjał na dodatkowy ruch, gdyby logo było podlinkowane.
7. Prezentacja numerów kontaktowych:
- Czy numery telefonów są poprawnie sformatowane?
- Czy można łatwo kliknąć numer telefonu, aby nawiązać połączenie?
Ważność: Poprawna prezentacja numerów kontaktowych ułatwia klientom szybki kontakt z firmą oraz tworzy pozytywne wrażenie. Szczególnie dotyczy to odbiorców przeglądających pocztę na telefonach komórkowych i możliwość automatycznego wybierania numeru ze stopki.
Ryzyko: Niepoprawna prezentacja numerów, np. brak kierunkowego kraju, nieprawidłowy format lub brak linkowania, może sprawić, że kontakt z firmą stanie się utrudniony, i może wpłynąć na satysfakcję klientów.
8. Avatar pracownika:
- Czy avatar pracownika jest odpowiedniej jakości i rozmiaru?
- Czy avatar jest spójny z wizerunkiem firmy?
- Czy brak avatara nie wpływa negatywnie na wygląd podpisu?
Ważność: Dodanie avatara pracownika personalizuje komunikację, zwiększając zaufanie oraz buduje więź między firmą a klientami.Jeżeli w firmie posługujemy się podpisem który dla jednych pracowników przewiduje zdjęcie a dla innych poprawnie zaczyta się bez zdjęcia. Warto zwrócić uwagę czy konstrukcja jest wtedy spójna i podpis się przysłowiowo nie “rozjeżdza”.
Ryzyko: Brak zdjęcia profilowego sprawia, że komunikacja staje się mniej personalna i bardziej anonimowa.
9. Klauzule informacyjne (RODO, GDPR, klauzula poufności, dane rejestrowe spółki):
- Czy w podpisie e-mail znajdują się wymagane klauzule informacyjne, np. RODO, GDPR?
- Czy klauzule informacyjne są łatwe do odczytania i zrozumienia?
Ważność: Włączenie klauzul informacyjnych zapewnia zgodność z przepisami prawnymi oraz informuje odbiorców o podmiocie kapitałowym, czy o polityce prywatności i zasadach korzystania z danych.
Ryzyko: Brak klauzul informacyjnych może narazić firmę na konsekwencje prawne związane z naruszeniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz obniżyć zaufanie klientów do firmy np. brak widocznych danych rejestrowych spółki i kapitału zakładowego.
10. Waga podpisu, rozmiar i limit znaków:
- Czy podpis e-mail nie jest zbyt długi i ciężki?
- Czy podpis e-mail jest dostosowany do różnych klientów pocztowych i urządzeń mobilnych?
- Czy podpis e-mail mieści się w limicie znaków narzuconym przez firmę?
Ważność: Optymalna waga, rozmiar i limit znaków stopki zapewniają jej czytelność i estetykę, jednocześnie nie obciążając wiadomości, przez co nie narażają podpisu na ryzyko wpadnięcia do spamu.
Ryzyko: Zbyt ciężka lub rozbudowana stopka sprawia, że wiadomość będzie trudna do odczytania lub zostanie uznana za spam.
Na podstawie powyższych podstawowych kryteriów masz już wiedzę co warto sprawdzić i czego dopilnować w podpisie. Gdybyś potrzebował pomocy lub chciałbyś abyśmy dla Ciebie przeprowadzili taki audyt bezpłatnie. Jesteśmy do Twojej dyspozycji skontaktuj się z nami przez poniższy formularz kontaktowy.
Przeprowadź audyt podpisów e-mail w gSignature i ciesz się profesjonalnym podpisem!