Pomoc

Znajdziesz tutaj szczegółowy opis, jak działa aplikacja gSignature, jak korzystać z poszczególnych funkcji oraz praktyczne wskazówki.

Jak zacząć? Pierwsze kroki

Integracja z Google Workspace i umieszczenie pierwszego podpisu.

Aktualizacja danych pracowników;Aktualizacja danych na podstawie Google Workspace; Import danych z pliku CSV.

Dodawanie, edycja i instalacja podpisów; Zarządzanie podpisami, przypisywanie do grup, jednostek i całej domeny.

Szczegółowa, techniczna pomoc czyli wszystko co chcesz wiedzieć o aplikacji

Opisy szczegółowe co, gdzie można zrobić w aplikacji oraz praktyczne wskazówki

Krótkie wideoporadniki

Często zadawane pytania (FAQ)

Jeżeli nie znazłeś odpowiedzi na swoje pytanie skontaktuj się z nami.

Pomoc - Korzystanie z aplikacji
Czy pracownik samodzielnie może ustawić stopkę?

Tak pracownicy mają taką możliwość. Ty jako administrator aplikacji decydujesz czy mają mieć dostęp do takiej opcji oraz w jakim zakresie np. czy mogą również aktualizować swoje dane takie jak nr telefonu, stanowisko, zdjęcie profilowe itd.

Jakie dane synchronizują się automatycznie między GW a aplikacją?

Domyślnie są to: imię, nazwisko, adres email, a także telefon służbowy, telefon komórkowy, stanowisko oraz dział.

Czy istnieją jakieś ograniczenia co do znaków w stopce?

Tak, API Gmaila pozwala przesłać stopki, które mają nie więcej jak 10 000 znaków.

Czy mogę usunąć konto pracownika w gSignature?

Bezpośrednio w gSignature nie, ponieważ stan kont pobierany jest z Google Workspace automatycznie. Jeśli konto zostanie usunięte w GW automatycznie zostanie usunięte z gSignature, przez co również z subskrypcji płatnej.

Co, jeśli nie mam uzupełnionych danych w Google Workspace?

Jeżeli oprócz imienia, nazwiska oraz adresu email potrzebujesz dodać dodatkowe informacje np. stanowisko czy nr telefonu lub inne dane, których nie ma w Google Workspace, możesz to zrobić na 3 sposoby. Pierwszy to uzupełnienie danych w GW, jednak należy mieć włączoną opcję automatycznej synchronizacji w “Ustawieniach” — Zaawansowane, aby dane automatycznie zapisały się w aplikacji. Drugim sposobem jest edycja bezpośrednio kartoteki pracownika w zakładce “Pracownicy” i zapisanie tych danych na poziomie gSignature. Trzecim sposobem najszybszym jest zrobienie eksportu zsynchronizowanych danych w zakładce “Pracownicy” — funkcja “Pobierz raport” zapisuje je do pliku CSV, następnie uzupełniamy potrzebne dane i tak zapisany plik dalej jako CSV importujemy funkcją import CSV w zakładce “Pracownicy”. Można też zaimportować własny plik CSV z danymi, pamiętając, aby nazwy kolumn odpowiadały tym, które są używane przy zmiennych dynamicznych.

Czy istnieje możliwość dodania więcej administratorów?

Tak, można dodać dodatkowych administratorów, po zalogowaniu do aplikacji w zakładce “Admini”, należy wpisać adres mailowy osoby, której chcemy nadać uprawnienia.

Czy pracownik samodzielnie może edytować swoje dane?

Tak, jeśli administrator wyrazi na to zgodę, po zalogowaniu do aplikacji, w zakładce “Moje konto” ma możliwość samodzielnie edytować swoje dane.

Mam wiele domen, one również będą uwzględnione w gSignature?

Tak, wystarczy, że zgłosisz nam pełne nazwy dodatkowych domen i również będą widoczne w gSignature.

Czy wykluczonym adresom mogę ponownie zainstalować podpisy?

Tak, jeśli wykluczyliśmy pracownika w aplikacji gSignature to w dowolnym momencie możemy mu odblokować instalacje podpisów, np. za 3 tygodnie chcemy aby korzystał z aplikacji, to jak najbardziej jest taka możliwość. Natomiast należy pamiętać, że raz zainstalowany podpis z poziomu aplikacji, nie ma już możliwości wykluczenia - dlatego tak ważne jest ustalenie przed pierwszą instalacją osób wykluczonych, zanim pierwszy raz zainstaluje się podpisy.

Co to znaczy adres wykluczony ze stopek w gSignature?

Adres wykluczony ze stopek a konkretniej z centralnego zarządzania podpisami to taki adres pobrany z Google Workspace, który nie będzie otrzymywał podpisów nadawanych przez gSignature. Są to najczęściej adresy techniczne. Adres wykluczony ze stopek to także adres wykluczony z subskrypcji, dzięki czemu można ograniczyć koszty zużycia systemu gSignature.

Jakie adresy i kiedy można wykluczyć ze stopek?

Można wykluczyć dowolne adresy pod warunkiem, że nie ma na nich zainstalowanego podpisu. Wykluczenie warto zrobić na samym początku, gdy jeszcze nikomu nie zainstalowaliśmy stopki np. wykluczając adresy techniczne. Najczęściej wykonuje się wykluczenie, aby ograniczyć koszty ponieważ wykluczone adresy nie liczą się do subskrypcji płatnej. Nie można natomiast wykluczyć adresów, gdy już posiadają zainstalowany podpis.

Czy na moim adresie mailowym mogę mieć wiele stopek?

Niestety tylko jeden projekt, w tym samym czasie na jednym adresie, możesz za to mieć różne podpisy na różnych aliasach mailowych.

Czy aplikacja ustawia automatycznie podpisy w Outlooku?

Aplikacja nie ma dostępu do Outlook aby centralnie ustawić podpis, natomiast każdy pracownik może pobrać swoją stopkę w formacie HTML i umieścić samodzielnie ujednolicony podpis w programie Outlook.

Dane należy uzupełniać w Google Workspace czy w gSignature?

Istnieją dwie możliwości uzupełnienia danych pracowników:Można wgrać bezpośrednio plik csv do aplikacji gSignature (w zakładce “Pracownicy”) lub uzupełnić dane ręcznie w Google Workspace. Aplikacja ma możliwość rejestrowania każdej zmiany i odpowiedniej aktualizacji podpisów, gdy dane w Google Workspace ulegną zmianie.

W jaki sposób można przetestować aplikację?

Wystarczy założyć konto testowe, za pomocą rejestracji na naszej stronie

Nie znalazłeś rozwiązania lub odpowiedzi na swoje pytanie?

Zobacz do dokumentacji aplikacji lub wyślij nam wiadomość. Napisz który temat Cię interesuje lub w jakiej kwestii potrzebujesz pomocy.