„Wiadomości” w szablonach e-mail – szybkie tworzenie i wstawianie gotowych treści
October 29, 2025
Co nowego w tej aktualizacji
Nowa zakładka Wiadomości w gSignature działa w podobny sposób jak sekcja Stopki, ale została zaprojektowana z myślą o treściach wiadomości e-mail, a nie ich zakończeniach.
Administratorzy mogą teraz przygotowywać gotowe komunikaty, takie jak:
- powitania i wiadomości powitalne,
- potwierdzenia lub przypomnienia,
- zaproszenia na spotkania i webinary,
- follow-upy po rozmowach handlowych,
- komunikaty wewnętrzne HR lub operacyjne.
Każda wiadomość może zawierać zarówno treści tekstowe, jak i elementy HTML, linki, obrazy oraz przyciski CTA, co pozwala budować w pełni spójne, estetyczne i zgodne z brandem komunikaty e-mail.
Jak to działa?
1. Tworzenie szablonu wiadomości
Administrator przygotowuje nowy szablon w zakładce Wiadomości – w taki sam sposób, jak projektuje standardową stopkę e-mail.
Nowością jest możliwość wykorzystania Gemini AI – inteligentnego edytora, który potrafi wygenerować kompletny układ wiadomości na podstawie prostego polecenia.
Wystarczy wpisać prompt, np. „stwórz szablon zaproszenia na spotkanie dla zespołu sprzedaży z CTA do kalendarza”, a Gemini automatycznie przygotuje gotową, w pełni edytowalną wiadomość z odpowiednim tonem i strukturą.
Szablony mogą być edytowane wizualnie, z zachowaniem stylu, kolorystyki i fontów firmy, tak jak w przypadku stopki e-mail.
2. Automatyczne przypisanie szablonów
Po utworzeniu wiadomości administrator może przypisać je do konkretnych użytkowników, działów lub grup organizacyjnych.
Dzięki temu różne zespoły (np. sprzedaż, obsługa klienta, HR, marketing) mogą korzystać z dedykowanych komunikatów, które odpowiadają ich potrzebom i tonowi komunikacji.
Każda wiadomość dziedziczy przy tym reguły przypisań, uprawnień i segmentacji znane z modułu podpisów – administratorzy zachowują pełną kontrolę nad tym, kto widzi i może używać danego szablonu.
3. Dostęp z poziomu rozszerzeń
Użytkownicy mogą korzystać z nowych wiadomości bezpośrednio z poziomu rozszerzenia Chrome lub dodatku Outlook Add-in.
Po kliknięciu ikony gSignature w pasku narzędzi otwiera się nowa zakładka Wiadomości, gdzie dostępne są wszystkie przypisane szablony.
Użytkownik wybiera odpowiedni komunikat z listy, a gSignature automatycznie wstawia jego treść do maila – zachowując formatowanie, kolory i linki.
Nie trzeba już kopiować gotowych tekstów z dokumentów, szukać odpowiednich wersji ani martwić się o branding. Wszystko odbywa się jednym kliknięciem, bez ryzyka błędu.
Gemini AI – szybkie generowanie szablonów z prompta
Dzięki integracji z Gemini AI, proces tworzenia i wdrażania wiadomości został maksymalnie przyspieszony.
Administratorzy mogą teraz generować profesjonalne treści z poziomu gSignature – w dowolnym języku, tonie i kontekście (np. sprzedażowym, HR-owym, rekrutacyjnym czy informacyjnym).
Gemini nie tylko tworzy treść, ale także sugeruje układ, CTA, ton i wizualne rozmieszczenie elementów, dzięki czemu nowa wiadomość jest gotowa do publikacji w kilka sekund.
To ogromna oszczędność czasu dla zespołów marketingu i HR, które często przygotowują powtarzalne komunikaty, a jednocześnie chcą zachować profesjonalny wizerunek i spójność z firmowym brandbookiem.
Kluczowe korzyści
✅ Szybsza komunikacja – gotowe wiadomości można wstawiać w kilka sekund, bez potrzeby przepisywania lub kopiowania treści.
✅ Spójność wizerunku – wszystkie wysyłane komunikaty zachowują jednolity ton, format i elementy brandingu.
✅ Łatwe zarządzanie treściami – sekcja Wiadomości ma takie same możliwości instalacji, edycji i przypisywania jak Stopki.
✅ Dostępność w każdym narzędziu – użytkownicy mogą korzystać z szablonów w Gmailu (Chrome) i Outlooku (Add-in), niezależnie od środowiska pracy.
✅ Automatyzacja dzięki AI – z Gemini AI tworzysz nowe komunikaty w kilka sekund, zamiast projektować je od zera.
Gdzie znaleźć nową funkcję
Nowa zakładka Wiadomości jest dostępna w panelu administracyjnym gSignature, tuż obok sekcji Stopki.
Po dodaniu pierwszych szablonów administratorzy mogą je natychmiast przetestować, przypisać do użytkowników lub działów i wdrożyć w całej organizacji – dokładnie tak samo, jak podpisy e-mail.
Szablony wiadomości pojawią się automatycznie w rozszerzeniu Chrome i dodatku Outlook Add-in, dzięki czemu użytkownicy mają do nich dostęp bez dodatkowych instalacji czy aktualizacji.
Dlaczego warto z niej skorzystać
Funkcja Wiadomości to zupełnie nowy wymiar komunikacji firmowej.
Umożliwia standaryzację treści w całej organizacji, przyspiesza procesy operacyjne (np. onboarding, HR, sprzedaż) i ułatwia utrzymanie spójnego wizerunku w każdej wiadomości e-mail.
To narzędzie, które łączy efektywność, branding i automatyzację – a w połączeniu z Gemini AI pozwala tworzyć dopracowane, angażujące komunikaty w kilka chwil.
💡 Aby rozpocząć korzystanie z funkcji „Wiadomości”, zaloguj się jako administrator, przejdź do zakładki Wiadomości i utwórz pierwszy szablon – ręcznie lub z pomocą Gemini AI.
Użytkownicy będą mogli wstawiać go bezpośrednio w swoich mailach przez rozszerzenie Chrome lub dodatek Outlook Add-in.
Czy Twoja organizacja wykorzysta już podpisy e-mail do maksimum? Może czas, by także treść wiadomości stała się częścią Twojej komunikacyjnej przewagi?