Ulepszona widoczność nieobecności w podpisach e-mail, stabilniejsza instalacja i dokładniejsze płatności w gSignature

Widoczność nieobecności do 60 dni w podpisach e-mail

‍

Jedną z kluczowych zmian jest rozszerzona obsługa informacji o nieobecnościach (Out of office) bezpośrednio w podpisach e-mail. Administratorzy mogą teraz zdecydować, że planowane nieobecności będą widoczne nawet do 60 dni naprzód lub w krótszym, dowolnie określonym przedziale czasowym.

To szczególnie istotne w organizacjach, które pracują projektowo, międzynarodowo lub z długim wyprzedzeniem planują urlopy i delegacje.

‍

Jak działa nowa widoczność nieobecności

‍

Nowa funkcja współpracuje z integracjami HR, takimi jak Calamari, dzięki czemu:

‍

• dane o urlopach i delegacjach synchronizują się automatycznie,
• w podpisie e-mail pojawia się czytelna informacja o planowanej nieobecności,
• administrator może określić, z jakim wyprzedzeniem komunikat ma być widoczny w stopce.

‍

Przykładowy komunikat w podpisie może wyglądać następująco:
„Na urlopie do 12.08.2025 – w sprawach pilnych kontakt: anna.nowak@firma.pl”

Dzięki temu profesjonalna stopka mailowa przestaje być wyłącznie blokiem danych kontaktowych, a zaczyna pełnić funkcję narzędzia transparentnej komunikacji z klientami i partnerami.

‍

Korzyści dla zespołów i odbiorców

‍

Rozszerzona widoczność nieobecności:

‍

• zmniejsza liczbę niepotrzebnych follow-upów,
• ogranicza frustrację po stronie odbiorców,
• ułatwia przekierowanie kontaktu do osoby zastępującej,
• wspiera spójny i przewidywalny wizerunek organizacji.

‍

Usprawniony proces instalacji podpisów e-mail

‍

Drugim obszarem aktualizacji jest proces instalacji podpisów e-mail. W gSignature to jeden z kluczowych momentów styku użytkownika z systemem, dlatego skupiliśmy się na jego stabilności i czytelności.

‍

Co zostało poprawione

‍

Nowy przepływ instalacji:

‍

• dokładniej prowadzi użytkownika przez kolejne etapy konfiguracji,
• poprawnie wyświetla komunikaty o błędach w czasie rzeczywistym,
• eliminuje niejednoznaczne sytuacje, które wcześniej mogły prowadzić do przerwania instalacji.

‍

Komunikaty typu toast error są teraz wyświetlane w sposób jednoznaczny i natychmiastowy, co pozwala szybciej zidentyfikować problem i podjąć właściwe działanie.

‍

Co to oznacza w praktyce

‍

Dzięki tym zmianom:

‍

• wdrożenie generatora stopek e-mail w organizacji przebiega szybciej,
• administratorzy rzadziej muszą interweniować manualnie,
• użytkownicy końcowi łatwiej przechodzą proces instalacji niezależnie od środowiska, czy to Gmail, Outlook czy Exchange Online.

‍

To szczególnie ważne w większych zespołach, gdzie nawet drobne problemy instalacyjne potrafią eskalować w dużą liczbę zgłoszeń do IT.

‍

Dokładniejsze zarządzanie metodami płatności i statusem rozliczeń

‍

Trzecim filarem aktualizacji jest usprawnienie modułu Billing. Wprowadziliśmy rozszerzoną detekcję metod płatności oraz dokładniejsze zarządzanie statusem rozliczeń.

‍

Weryfikacja w czasie rzeczywistym

‍

Nowy mechanizm weryfikacji:

‍

• działa w czasie rzeczywistym,
• zapobiega błędnym zmianom statusu płatności,
• precyzyjnie identyfikuje używane metody płatności,
• utrzymuje pełną spójność danych billingowych.

‍

Dzięki temu administratorzy i zespoły finansowe mają pewność, że informacje widoczne w panelu są aktualne i zgodne z rzeczywistym statusem rozliczeń.

‍

Mniej niepewności, więcej kontroli

‍

Ulepszona detekcja płatności oznacza:

‍

• szybsze wykrywanie problemów z rozliczeniami,
• mniejsze ryzyko nieuzasadnionych blokad funkcji,
• większą przewidywalność kosztów i statusów subskrypcji.

‍

Dlaczego ta aktualizacja ma znaczenie dla organizacji

‍

Choć opisane zmiany dotyczą różnych obszarów, łączy je jeden wspólny cel: zwiększenie niezawodności gSignature w codziennym użytkowaniu.

Dzięki tej aktualizacji:

‍

• zespoły HR i administratorzy lepiej komunikują dostępność pracowników,
• użytkownicy instalują podpisy szybciej i z większą pewnością,
• działy finansowe pracują na dokładnych i aktualnych danych billingowych.

‍

To usprawnienia, które nie zmieniają sposobu pracy użytkowników, ale eliminują tarcia operacyjne i zwiększają zaufanie do systemu.

‍

gSignature jako stabilne środowisko zarządzania stopkami e-mail

‍

Wszystkie opisane zmiany wpisują się w główną misję gSignature:

‍
zapewnienie maksymalnej automatyzacji i kontroli nad profesjonalnymi stopkami e-mail – od personalizacji, przez instalację, aż po rozliczenia.

To kolejny krok w kierunku systemu, który nie tylko pozwala tworzyć estetyczne i spójne podpisy e-mail, ale także realnie wspiera procesy operacyjne w organizacji.

Na koniec pytanie, które warto sobie zadać:
czy podpisy e-mail w Twojej firmie informują odbiorców o dostępności zespołu i działają równie przewidywalnie, jak reszta Twojej komunikacji?

‍