Nowy model płatności upfront oraz usprawnienia rozliczeń i konfiguracji organizacji

Nowy system płatności upfront – pełna kontrola nad licencjami

Model upfront to sposób rozliczania, w którym organizacja opłaca z góry określoną liczbę licencji (pracowników) na wybrany okres rozliczeniowy – miesięczny lub roczny. Dzięki temu administratorzy dokładnie wiedzą, za ile kont płacą i jakim budżetem dysponują w danym cyklu.

Minimalna liczba licencji przy pierwszym zakupie wynosi zazwyczaj 10 użytkowników.

Jak rozpocząć subskrypcję w modelu upfront

Aktywacja płatnego planu odbywa się z poziomu ustawień płatności i składa się z kilku prostych kroków:

Administrator wybiera plan (np. Basic lub Premium) oraz okres rozliczeniowy – miesięczny lub roczny.
Następnie uzupełnia dane firmy i dane kontaktowe wymagane do rozliczeń.
W kolejnym kroku określa liczbę pracowników, dla których chce wykupić licencje.
Po potwierdzeniu następuje płatność kartą poprzez bezpieczną bramkę płatniczą.
Po udanej transakcji plan automatycznie przechodzi w status Płatny, a funkcje premium są aktywne dla wykupionej liczby użytkowników.

Zarządzanie licencjami w trakcie subskrypcji

System upfront umożliwia elastyczne zarządzanie liczbą licencji w trakcie trwania subskrypcji, przy zachowaniu jasnych zasad rozliczeń.

Zwiększanie liczby licencji

Jeśli organizacja się rozwija i potrzebuje większej liczby podpisów:

Administrator wprowadza nową, wyższą liczbę licencji w ustawieniach.
Zmiana obowiązuje natychmiast.
System automatycznie oblicza dopłatę proporcjonalną (pro-rata) za pozostałą część bieżącego okresu.
Po opłaceniu różnicy nowe licencje są od razu dostępne do użycia.

Zmniejszanie liczby licencji

W przypadku redukcji zespołu lub zapotrzebowania:

Administrator ustawia niższą liczbę licencji.
Zmiana nie obowiązuje od razu, ponieważ bieżący okres został już opłacony z góry.
Nowa, niższa liczba licencji zacznie obowiązywać od kolejnego okresu rozliczeniowego.
W panelu widoczna jest informacja o oczekującej zmianie.

Zmiana okresu rozliczeniowego lub ceny

Zmiana okresu (np. z miesięcznego na roczny) lub aktualizacja cennika działa analogicznie do zmniejszania liczby licencji. Nowe warunki są planowane i wchodzą w życie od momentu odnowienia subskrypcji.

Anulowanie zaplanowanych zmian

Jeżeli administrator zaplanuje zmianę (np. zmniejszenie liczby licencji), ale zdecyduje się ją cofnąć, może to zrobić bezpośrednio w panelu subskrypcji. Po anulowaniu subskrypcja odnowi się na dotychczasowych warunkach, bez zmian.

Odnawianie subskrypcji i obsługa płatności

Subskrypcja odnawia się automatycznie na początku każdego nowego okresu – miesięcznego lub rocznego. Opłata jest pobierana z podpiętej karty płatniczej.

Jeśli płatność się nie powiedzie, system podejmuje kolejne próby. W przypadku braku uregulowania należności subskrypcja otrzymuje status Past Due, a plan zostaje automatycznie cofnięty do wersji darmowej. W takiej sytuacji podpisy pracowników są usuwane, a funkcje zarządzania centralnego wyłączone.

Po uregulowaniu zaległości i aktualizacji metody płatności system automatycznie przywraca plan płatny.

Portal Klienta – faktury i dane płatnicze

Administratorzy mają dostęp do dedykowanego Portalu Klienta, w którym mogą pobierać faktury, aktualizować dane karty płatniczej oraz zarządzać danymi do faktur.

Automatyczne odświeżanie danych organizacji

W tej aktualizacji usprawniliśmy również automatyczne odświeżanie danych organizacyjnych. Zakładka Organizacja obsługuje teraz automatyczną reinstalację danych pracowników i podpisów, poprawioną widoczność pracowników oraz płynną instalację zmiennych oddziałowych (branch) również dla aliasów. Pozwala to utrzymać spójność konfiguracji w całej organizacji bez ręcznej ingerencji.

Dodatkowe usprawnienia systemowe

Gemini AI działa teraz poprawnie ze wszystkimi nowymi zmiennymi, co zwiększa skuteczność generowania i edycji szablonów.
Zoptymalizowaliśmy obliczenia billingowe, aby jeszcze dokładniej odzwierciedlały zmiany w licencjach.
Poprawiliśmy wydajność renderowania dużych list szablonów e-mail, co znacząco wpływa na komfort pracy administratorów w większych organizacjach.

Co daje nowy model upfront w praktyce

Nowy system płatności upfront wprowadza przewidywalność kosztów, jasne zasady rozliczeń i pełną kontrolę nad liczbą aktywnych podpisów. W połączeniu z automatyzacją danych organizacyjnych i usprawnieniami wydajnościowymi stanowi solidną podstawę do skalowania gSignature w organizacjach każdej wielkości.

Jeśli korzystasz z płatnego planu lub planujesz jego wdrożenie, nowy model upfront pozwoli Ci znacznie lepiej planować budżet i rozwój zespołu bez niespodzianek po stronie rozliczeń.

‍