Integración de Calamari

¿Sabías que puedes sincronizar automáticamente los datos de los empleados de Calamari directamente con gSignature? Esta integración te permite actualizar automáticamente la información de los empleados, lo que significa que tus firmas de correo electrónico siempre contendrán los datos más recientes de tu sistema de recursos humanos.

En este artículo, le mostraremos cómo configurar la integración paso a paso y le explicaremos qué datos se sincronizan.

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¿Qué es la integración de Calamari?

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La integración con Calamari es una función que te permite recuperar automáticamente los datos de los empleados del sistema Calamari y asignarlos a los campos correspondientes de gSignature. Esto significa que:

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✅ Las firmas de correo electrónico se actualizan automáticamente

✅ No es necesario introducir manualmente los cambios en los datos de los empleados

✅ Los datos están siempre actualizados y son consistentes

✅ Ahorra tiempo en la gestión de datos

✅ Sincroniza automáticamente las ausencias de los empleados

✅ Añade información de vacaciones a las firmas de correo electrónico

✅ Muestra datos sustitutivos en caso de ausencia

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¿Cómo iniciar la integración?

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Paso 1: Obtenga acceso a la API de Calamari

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En primer lugar, debe obtener los datos de acceso del sistema Calamari:

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Ve a la configuración de la API de Calamari

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• Inicia sesión en tu cuenta de Calamari
• Abrir https://app-new.calamari.io/clockin/configuration/api

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Agregar una clave de API

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• Asigne el nombre que desee a la clave de API
• Seleccione el rango de datos completo
• Generar la clave

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Copie los datos de acceso

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• Copia la clave de API
• Copie el nombre del inquilino (nombre del contrato de arrendamiento)

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Paso 2: Configurar la integración en gSignature

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Ahora configura la integración en gSignature:

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Abra la configuración de integración

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• En gSignature, ve a Configuración → Integraciones
• Busque la sección «Integración de Calamari»

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Haga clic en «Ir a Calamari»

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• El botón abrirá el panel de configuración
• Al mismo tiempo, se abrirá una nueva ventana con la configuración de la API de Calamari

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Introduzca sus datos de acceso

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En la sección «Configuración», introduzca:

• Clave de API de Calamari: pegue la clave de API copiada
• Inquilino de Calamari: Introduzca el nombre del inquilino (por ejemplo, «su-empresa»)

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Guarde la configuración

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• Haga clic en «Guardar configuración»
• El sistema verificará la exactitud de los datos

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Paso 3: Habilitar la sincronización de ausencias (opcional)

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Si desea sincronizar las ausencias de los empleados: busque la sección «Integración de ausencias de Calamari». Selecciona «Activar la sincronización de ausencias de Calamari». Configure los ajustes:

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• Texto de ausencia: (p. ej., «De vacaciones»)
• Texto sustituto: (p. ej., «Para asuntos urgentes, póngase en contacto con:»)
• Aviso anticipado: seleccione el número de días (1-60)
• Haz clic en «Guardar».

Sincronización de datos

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Primera sincronización

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Tras guardar la configuración, puede iniciar la sincronización:

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Haz clic en «Sincronizar con Calamari».

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• El sistema descargará los datos de todos los empleados activos
• El proceso puede tardar varios minutos según la cantidad de empleados.

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Compruebe el estado de sincronización

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• La fecha de la última sincronización estará visible en la sección de integración
• Compruebe si la sincronización se ha realizado correctamente

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Sobrescribir los datos de los empleados

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⚠️ Importante: ¡Esta operación sobrescribirá los datos de los empleados existentes!

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Haga clic en «Sobrescribir datos de Calamari»

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• El sistema actualizará los perfiles de los empleados con datos de Calamari
• La operación requiere confirmación

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Qué se sobrescribirá:

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• Datos básicos de los empleados (nombre, apellidos, correo electrónico)
• Cargo y departamento
• Información del supervisor
• Números de teléfono

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Sincronización de ausencia

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El sistema recupera automáticamente las ausencias planificadas de Calamari y las agrega a las firmas de correo electrónico de los empleados. La información sobre las ausencias se muestra en la variable UserPlannedAbsence.

Sincronización automática:

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• Dos veces al día
• Con cada sincronización manual de empleados
• Solo para ausencias activas aprobadas

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Ejemplo de mapeo de datos

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Datos en Calamari:

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Nombre: Jan

Apellido: Kowalski

Correo electrónico: jan.kowalski@firma.pl

Puesto: Desarrollador sénior

Equipo: IT

Supervisora: Anna Nowak

Teléfono del trabajo: +48 123 456 789

Teléfono residencial: +48 987 654 321

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Datos de gSignature tras la sincronización:

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Nombre de pila: Jan

Apellido: Kowalski

correo electrónico: jan.kowalski@firma.pl

Nombre Completo: Jan Kowalski

Título profesional: Desarrollador sénior

Departamento de usuarios: TI

Gestor de usuarios: Anna Nowak

Número de teléfono: +48 123 456 789

Número de teléfono móvil: +48 987 654 321

Datos de ausencia en Calamari:

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Vacaciones: del 20 de diciembre de 2024 al 27 de diciembre de 2024

Sustituto: anna.nowak@firma.pl

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Datos de gSignature tras la sincronización:

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Ausencia planificada por el usuario: «De vacaciones <br/> 2024-12-20 09:00 - 2024-12-27 17:00 (Europa/Varsovia) Para asuntos urgentes, póngase en contacto con: <br/> anna.nowak@firma.pl»

Solución de problemas

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Problemas y soluciones comunes

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Problema: «Se requieren la clave API y el inquilino de Calamari» - Solución: compruebe que se hayan introducido ambos campos en la configuración

Problema: «No se pudo guardar la configuración» - Solución: compruebe que la clave de API y el inquilino sean correctos

Problema: «No se han encontrado datos sobre Calamari. Sincronice primero «- Solución: sincronice primero antes de sobrescribir

Problema: «Error durante la sincronización» - Solución: compruebe su conexión a Internet y la exactitud de sus datos de acceso

Problema: «Las ausencias no se muestran en las firmas» - Solución: compruebe que la sincronización de ausencias esté habilitada y que esté utilizando el $ {userPlannedAbsence}

Problema: «Se muestran fechas incorrectas» - Solución: compruebe la zona horaria en la configuración de Calamari

Problema: «No hay información de sustituto» - Solución: asegúrese de asignar un sustituto a la ausencia en Calamari

Comprobar el estado

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• La fecha de la última sincronización se muestra en la sección de integración
• Compruebe si hay errores en los registros de la consola del navegador (F12)
• Póngase en contacto con el servicio de asistencia si los problemas persisten

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Seguridad y privacidad

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Cómo protegemos sus datos

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🔒 La clave API está cifrada y almacenada de forma segura

🔒 Los datos se sincronizan solo para su dominio

🔒 Los empleados archivados en Calamari no están sincronizados

🔒 La operación de sobrescritura requiere confirmación

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Limitaciones de funcionalidad

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• La sincronización solo funciona para los empleados activos
• La API debe estar correctamente configurada en Calamari
• Los datos se sincronizan en una dirección (Calamari → gSignature)
• No hay sincronización automática en tiempo real
• La sincronización de ausencias solo funciona para ausencias activas y aprobadas
• La antelación máxima es de 60 días
• No puedes usar las ausencias de Google Calendar y Calamari al mismo tiempo
• Las ausencias de los empleados archivados no se sincronizan

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Resumen

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La integración con Calamari es una poderosa herramienta que te permite administrar automáticamente los datos de los empleados en gSignature. Con esta integración, puedes:

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✅ Ahorre tiempo en la entrada manual de datos

✅ Asegúrese de que la información de las firmas esté actualizada

✅ Mantener la coherencia de los datos entre los sistemas

✅ Automatice los procesos de gestión de empleados

✅ Reporte automáticamente las ausencias en las firmas

✅ Simplifique la comunicación con clientes y colegas

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Próximos pasos

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1. Configure la integración según las instrucciones anteriores
2. Pruebe la sincronización en un grupo pequeño de empleados
3. Sobrescriba los datos cuando esté listo
4. Supervise el estado de sincronización con regularidad

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