Integracja Calamari

Czy wiesz, że możesz automatycznie synchronizować dane pracowników z systemu Calamari bezpośrednio do gSignature? Ta integracja pozwala na automatyczne aktualizowanie informacji o pracownikach, co oznacza, że Twoje podpisy email będą zawsze zawierać najnowsze dane z systemu HR.

W tym artykule pokażemy Ci, jak skonfigurować integrację krok po kroku i wyjaśnimy, jakie dane są synchronizowane.

‍

Co to jest integracja z Calamari?

‍

Integracja z Calamari to funkcja, która pozwala na automatyczne pobieranie danych pracowników z systemu Calamari i mapowanie ich na odpowiednie pola w gSignature. Dzięki temu:

‍

✅ Podpisy email są automatycznie aktualizowane

✅ Nie musisz ręcznie wprowadzać zmian w danych pracowników

✅ Dane są zawsze aktualne i spójne

✅ Oszczędzasz czas na zarządzaniu danymi

✅ Automatycznie synchronizuje nieobecności pracowników

✅ Dodaje informacje o urlopach do podpisów email

✅ Wyświetla dane zastępców w przypadku nieobecności

‍

Jak rozpocząć integrację?

‍

Krok 1: Uzyskaj dostęp do API Calamari

‍

Najpierw musisz uzyskać dane dostępowe z systemu Calamari:

‍

Przejdź do konfiguracji API Calamari

‍

• Zaloguj się do swojego konta Calamari
• Otwórz https://app-new.calamari.io/clockin/configuration/api

‍

Dodaj klucz API

‍

• Nazwij dowolnie klucz API
• Zaznacz pełny zakres danych
• Wygeneruj klucz

‍

Skopiuj dane dostępowe

‍

• Skopiuj API Key (klucz API)
• Skopiuj Tenant (nazwę dzierżawy)

‍

Krok 2: Skonfiguruj integrację w gSignature

‍

Teraz skonfiguruj integrację w gSignature:

‍

Otwórz ustawienia integracji

‍

• W gSignature przejdź do Ustawienia → Integracje
• Znajdź sekcję “Calamari Integration”

‍

Kliknij “Przejdź do Calamari”

‍

• Przycisk otworzy panel konfiguracji
• Jednocześnie otworzy się nowe okno z konfiguracją API Calamari

‍

Wprowadź dane dostępowe

‍

W sekcji “Konfiguracja” wprowadź:

• Calamari API Key: Wklej skopiowany klucz API
• Calamari Tenant: Wprowadź nazwę dzierżawy (np. ‘twoja-firma’)

‍

Zapisz konfigurację

‍

• Kliknij “Zapisz konfigurację”
• System zweryfikuje poprawność danych

‍

Krok 3: Włącz synchronizację nieobecności (opcjonalnie)

‍

Jeśli chcesz synchronizować nieobecności pracowników: Znajdź sekcję "Integracja nieobecności Calamari" Zaznacz "Włącz synchronizację nieobecności Calamari" Skonfiguruj ustawienia:

‍

• Tekst nieobecności: (np. "Na urlopie")
• Tekst zastępcy: (np. "W sprawach pilnych kontakt: ")
• Wyprzedzenie: wybierz liczbę dni (1-60)
• Kliknij "Zapisz"

‍

Synchronizacja danych

‍

Pierwsza synchronizacja

‍

Po zapisaniu konfiguracji możesz rozpocząć synchronizację:

‍

Kliknij “Synchronizuj z Calamari”

‍

• System pobierze dane wszystkich aktywnych pracowników
• Proces może potrwać kilka minut w zależności od liczby pracowników

‍

Sprawdź status synchronizacji

‍

• Data ostatniej synchronizacji będzie widoczna w sekcji integracji
• Sprawdź czy synchronizacja zakończyła się pomyślnie

‍

Nadpisywanie danych pracowników

‍

⚠️ Ważne: Ta operacja nadpisze istniejące dane pracowników!

‍

Kliknij “Nadpisz dane z Calamari”

‍

• System zaktualizuje profile pracowników danymi z Calamari
• Operacja wymaga potwierdzenia

‍

Co zostanie nadpisane:

‍

• Podstawowe dane pracownika (imię, nazwisko, email)
• Stanowisko i departament
• Informacje o przełożonym
• Numery telefonów

Synchronizacja nieobecności

‍

System automatycznie pobiera planowane nieobecności z Calamari i dodaje je do podpisów email pracowników. Informacje o nieobecnościach są wyświetlane w zmiennej userPlannedAbsence.

Automatyczna synchronizacja:

‍

• Codziennie 2 razy na dzień
• Przy każdej ręcznej synchronizacji pracowników
• Tylko dla aktywnych, zatwierdzonych nieobecności

‍

Przykład mapowania danych

‍

Dane w Calamari:

Imię: Jan
Nazwisko: Kowalski
Email: jan.kowalski@firma.pl
Stanowisko: Senior Developer
Zespół: IT
Przełożony: Anna Nowak
Telefon służbowy: +48 123 456 789
Telefon prywatny: +48 987 654 321

‍

Dane w gSignature po synchronizacji:

‍

givenName: Jan
familyName: Kowalski
email: jan.kowalski@firma.pl
fullName: Jan Kowalski
jobTitle: Senior Developer
userDepartment: IT
userManager: Anna Nowak
phoneNumber: +48 123 456 789
mobileNumber: +48 987 654 321

‍

Dane nieobecności w Calamari:

‍

Urlop: 2024-12-20 do 2024-12-27
Zastępca: anna.nowak@firma.pl

‍

Dane w gSignature po synchronizacji:

‍

userPlannedAbsence: "Na urlopie<br/>2024-12-20 09:00 - 2024-12-27 17:00 (Europe/Warsaw)<br/>W sprawach pilnych kontakt: anna.nowak@firma.pl"

‍

Rozwiązywanie problemów

‍

Częste problemy i rozwiązania

‍

Problem: “Calamari API key and tenant are required” - Rozwiązanie: Sprawdź czy wprowadzono oba pola w konfiguracji

Problem: “Failed to save configuration” - Rozwiązanie: Sprawdź poprawność API Key i Tenant

Problem: “No Calamari data found. Please sync first” - Rozwiązanie: Wykonaj najpierw synchronizację przed nadpisywaniem

Problem: “Error during sync” - Rozwiązanie: Sprawdź połączenie internetowe i poprawność danych dostępowych

Problem: "Nieobecności nie są wyświetlane w podpisach" - Rozwiązanie: Sprawdź czy synchronizacja nieobecności jest włączona i czy używasz zmiennej ${userPlannedAbsence}

Problem: "Wyświetlane są nieprawidłowe daty" - Rozwiązanie: Sprawdź strefę czasową w ustawieniach Calamari

Problem: "Brak informacji o zastępcy" - Rozwiązanie: Upewnij się, że w Calamari jest przypisany zastępca do nieobecności

‍

Sprawdzanie statusu

‍

• Data ostatniej synchronizacji jest wyświetlana w sekcji integracji
• Sprawdź logi w konsoli przeglądarki (F12) w przypadku błędów
• Skontaktuj się z supportem jeśli problemy nadal występują

‍

Bezpieczeństwo i prywatność

‍

Jak chronimy Twoje dane

‍

🔒 API Key jest szyfrowany i przechowywany bezpiecznie

🔒 Dane są synchronizowane tylko dla Twojej domeny

🔒 Pracownicy zarchiwizowani w Calamari nie są synchronizowani

🔒 Operacja nadpisywania wymaga potwierdzenia

‍

Ograniczenia funkcjonalności

‍

• Synchronizacja działa tylko dla aktywnych pracowników
• Wymagane jest poprawne skonfigurowanie API w Calamari
• Dane są synchronizowane jednokierunkowo (Calamari → gSignature)
• Nie ma automatycznej synchronizacji w czasie rzeczywistym
• Synchronizacja nieobecności działa tylko dla aktywnych, zatwierdzonych nieobecności
• Maksymalne wyprzedzenie to 60 dni
• Nie można jednocześnie używać nieobecności z Google Calendar i Calamari
• Nieobecności zarchiwizowanych pracowników nie są synchronizowane

‍

Podsumowanie

‍

Integracja z Calamari to potężne narzędzie, które pozwala na automatyczne zarządzanie danymi pracowników w gSignature. Dzięki tej integracji:

‍

✅ Oszczędzasz czas na ręcznym wprowadzaniu danych

✅ Zapewniasz aktualność informacji w podpisach

✅ Utrzymujesz spójność danych między systemami

✅ Automatyzujesz procesy zarządzania pracownikami

✅ Automatycznie informujesz o nieobecnościach w podpisach

✅ Upraszczasz komunikację z klientami i współpracownikami

‍

Następne kroki

‍

1. Skonfiguruj integrację zgodnie z instrukcjami powyżej
2. Przetestuj synchronizację na małej grupie pracowników
3. Nadpisz dane gdy będziesz gotowy
4. Monitoruj status synchronizacji regularnie

‍