Firmas internas y externas: ¡personalice su comunicación en gSignature!

En el modo gSignature del lado del servidor, tenemos opción de definir plantillas de firma independientes para la comunicación interna y externa. Esta solución permite una gestión aún más precisa de la imagen de su empresa y la adaptación del contenido de los mensajes a destinatarios específicos.

El mismo concepto de firmas internas y externas también se aplica en otros métodos de implementación, como el complemento de Outlook (Microsoft 365/Exchange) y la extensión de Chrome, sin necesidad de ejecutar el modo del lado del servidor ni de una integración completa con Google Workspace.

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¿Cómo funciona?

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Dos plantillas diferentes para un usuario: A partir de ahora, puedes asignar dos plantillas de firma diferentes a un usuario o grupo, una para los mensajes enviados dentro la organización y otro para comunicarse con externo destinatarios. Esta función está disponible en el modo servidor.

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Reconocimiento automático de destinatarios: El sistema gSignature reconoce de forma inteligente si un mensaje es interno (si todos los destinatarios tienen el mismo dominio que el remitente) o externo (si al menos uno de los destinatarios está fuera del dominio del remitente). Sobre esta base, aplica automáticamente la plantilla de firma adecuada, asignada previamente.

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¿Por qué vale la pena? Ventajas de la función

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Adaptación precisa de la comunicación: * Los empleados técnicos o administrativos que se comunican principalmente a nivel interno pueden utilizar una firma más sencilla y funcional. * Los equipos de ventas, marketing o atención al cliente pueden tener una firma más rica y comercial para la comunicación externa, al tiempo que utilizan la misma firma interna más sencilla que el resto de la empresa, para mantener la coherencia dentro de la organización.

Nuevas posibilidades para la comunicación interna: ¡Las firmas internas se vuelven más útiles! Ahora pueden incluir información específica visible solo para los compañeros de trabajo, como títulos internos, enlaces a la intranet o incluso insignias como «Empleado del mes» o «Colaborador del proyecto X», lo que refuerza la cultura organizativa y la visibilidad del equipo.

Además, los administradores pueden asignar insignias individuales a las firmas internas de personas seleccionadas, y las insignias aparecen automáticamente en el pie de página interno.

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Información importante sobre la configuración

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Configuración necesaria en Signature en modo servidor: Para que la función de diferenciación de firmas funcione correctamente, es necesario activarla en la configuración de integración para que el sistema utilice la firma interna, lo que desactivará la vista previa de la firma directamente en la configuración de Gmail. El servidor gSignature se encargará del enrutamiento y de añadir la firma adecuada (interna o externa) después de enviar el mensaje.

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Vista previa de las firmas asignadas: Tanto los administradores (en la pestaña Empleados) como los propios usuarios (en la sección Mi cuenta) ahora pueden comprobar fácilmente qué plantilla está asignada actualmente como firma interna y cuál como firma externa; todo está visible en pestañas separadas.
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Insignias personalizadas en las firmas internas de los correos electrónicos

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Esta función permite a los administradores asignar insignias personalizadas a las firmas de correo electrónico utilizadas en la comunicación interna. Cada empleado puede recibir una insignia única que aparecerá automáticamente en el pie de página de su correo electrónico interno. Esto permite destacar aún más a determinadas personas, funciones o logros, sin que el usuario final tenga que intervenir.

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¿Cómo funciona?

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• Los administradores tienen acceso a la biblioteca de insignias disponibles en el panel de administración de gSignature.
• Es posible asignar una o varias insignias a un usuario concreto.
  
• Una vez asignada, el empleado recibe una notificación automática por correo electrónico sobre la nueva insignia.
  
• La insignia aparece en el pie de página del correo electrónico interno del empleado, sin necesidad de actualizar o editar la plantilla.

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La función también permite la personalización en el marco de eventos especiales, campañas corporativas, premios anuales o iniciativas de marca de empleador. Algunos ejemplos de uso son las insignias «Embajador de la marca», «Mentor del equipo», «Nuevo empleado», «Experto técnico» o «Maestro del servicio al cliente».

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