RODO en los pies de página de los correos electrónicos: ¿Cómo crear una firma de correo electrónico legítima?
November 5, 2024
¿Por qué es importante el RODO?
El RODO (Reglamento de Protección de Datos) es un reglamento de la UE cuyo objetivo es proteger los datos personales. Si hay algún dato personal en su pie de página, como su nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono, está sujeto al RODO.
¿Qué datos personales pueden incluirse en el pie de página de un correo electrónico?
Los siguientes datos personales pueden incluirse en el pie de página de un correo electrónico:
- Nombre y apellidos
- Cargo
- Dirección de correo electrónico
- Número de teléfono
- Enlace al perfil en LinkedIn
¿Cuáles son los principios básicos del RODO en relación con el pie de página del correo electrónico?
- Legalidad del tratamiento: Debe tener una base legal para tratar los datos que figuran en el pie de página. Lo más frecuente será el interés legítimo del responsable del tratamiento (por ejemplo, para llevar a cabo sus actividades comerciales).
- Información: Debe informar a los destinatarios de que está tratando sus datos personales, con qué finalidad y qué derechos tienen.
- Minimización de los datos: Recopile únicamente los datos que sean necesarios para alcanzar la finalidad del tratamiento.
- Seguridad: Debe asegurarse de que se aplican las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos de accesos no autorizados.
¿Cómo crear un pie de página de correo electrónico conforme a RODO / DPA?
- Minimice la cantidad de datos personales: Proporcione sólo la información necesaria.
- Informe sobre el tratamiento de los datos: Añada una cláusula informativa que explique por qué está tratando los datos y qué derechos tiene el interesado.
- Garantice la seguridad: Proteja los datos de accesos no autorizados, por ejemplo, encriptando la conexión.
- Actualice periódicamente su política de privacidad: Recuerde que su política de privacidad debe ser accesible y comprensible para todos.
Ejemplo de cláusula informativa:
Tratamos sus datos personales para que pueda ponerse en contacto con nosotros. El responsable del tratamiento de sus datos personales es [su empresa]. Usted tiene derecho a acceder a sus datos, rectificarlos, suprimirlos, limitar su tratamiento, a la portabilidad de los datos, a oponerse a su tratamiento y a retirar su consentimiento en cualquier momento. Para obtener información detallada sobre el tratamiento de sus datos personales, consulte nuestra política de privacidad: [enlace a la política de privacidad].
¿Dónde buscar más información?
Si desea información más detallada sobre el RODO y su aplicación en la práctica, merece la pena leer los materiales proporcionados por la Oficina de Protección de Datos Personales (OPA).
Cuando cree el pie de página de su correo electrónico, recuerde que RODO le impone ciertas obligaciones. Si se asegura de que su pie de página cumple la normativa, no sólo evitará posibles sanciones, sino que también generará confianza entre sus clientes.
¿Cómo añado una cláusula informativa en gSignature?
- Vaya a la pestaña «Pies de página»: Aquí encontrará todas sus firmas de correo electrónico creadas.
- Vaya a «Extensiones» y después a «Cláusulas de exención de responsabilidad»: En esta sección puede añadir diversos elementos a sus firmas, incluidas cláusulas legales.
- Haga clic en «Añadir descargo de responsabilidad»: Aquí es donde creará su cláusula RODO.
- Ponga un título y añada texto: Introduzca el nombre de la cláusula de exención de responsabilidad (por ejemplo, «cláusula RODO») y pegue el texto de la cláusula previamente preparado.
- Edite el pie de página: Vaya a editar el pie de página seleccionado y, en el campo «Renuncias», seleccione la cláusula creada previamente y guarde los cambios.
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