RODO w stopkach mailowych: Jak stworzyć zgodny z prawem podpis email?
November 5, 2024
Dlaczego RODO ma tu znaczenie?
RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) to unijne rozporządzenie, które ma na celu ochronę danych osobowych. Jeśli w Twojej stopce znajdują się jakiekolwiek dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, adres email czy numer telefonu, to podlegają one przepisom RODO.
Jakie dane osobowe mogą znaleźć się w stopce emailowej?
W stopce emailowej mogą znaleźć się następujące dane osobowe:
- Imię i nazwisko
- Tytuł zawodowy
- Adres email
- Numer telefonu
- Link do profilu na LinkedIn
Jakie są podstawowe zasady RODO dotyczące stopki emailowej?
- Legalność przetwarzania: Musisz mieć podstawę prawną do przetwarzania danych zawartych w stopce. Najczęściej będzie to uzasadniony interes administratora danych (np. prowadzenie działalności gospodarczej).
- Informacja: Musisz poinformować odbiorców o tym, że przetwarzasz ich dane osobowe, w jakim celu i jakie mają prawa.
- Minimalizacja danych: Zbieraj tylko te dane, które są niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.
- Bezpieczeństwo: Musisz zapewnić odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem.
Jak stworzyć zgodną z RODO / UODO stopkę emailową?
- Zminimalizuj ilość danych osobowych: Podaj tylko niezbędne informacje.
- Poinformuj o przetwarzaniu danych: Dodaj klauzulę informacyjną, w której wyjaśnisz, dlaczego przetwarzasz dane i jakie przysługują prawa osobie, której dane dotyczą.
- Zapewnij bezpieczeństwo: Chroń dane przed nieuprawnionym dostępem, np. poprzez szyfrowanie połączenia.
- Regularnie aktualizuj swoją politykę prywatności: Pamiętaj, że polityka prywatności powinna być dostępna i zrozumiała dla wszystkich.
Przykład klauzuli informacyjnej:
Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu umożliwienia kontaktu. Administratorem Twoich danych osobowych jest [Twoja firma]. Masz prawo dostępu do swoich danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych znajdziesz w naszej polityce prywatności: [link do polityki prywatności].
Gdzie szukać więcej informacji?
Jeśli chcesz uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat RODO i jego zastosowania w praktyce, warto zapoznać się z materiałami udostępnionymi przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Możesz znaleźć tam wiele przydatnych wytycznych i interpretacji.
Tworząc stopkę emailową, pamiętaj, że RODO nakłada na Ciebie określone obowiązki. Dbając o zgodność swojej stopki z przepisami, nie tylko unikniesz potencjalnych sankcji, ale także zbudujesz zaufanie swoich klientów.
Jak dodać klauzulę informacyjną w gSignature?
- Wejdź w zakładkę "Stopki": Tutaj znajdziesz wszystkie swoje stworzone podpisy email.
- Przejdź do "Rozszerzenia" a następnie w “Zastrzeżenia”: W tej sekcji możesz dodawać różne elementy do swoich podpisów, w tym także klauzule prawne.
- Kliknij "Dodaj zastrzeżenie": To tutaj stworzysz swoją klauzulę RODO.
- Nadaj tytuł i dodaj tekst: Wprowadź nazwę zastrzeżenia (np. "Klauzula RODO") i wklej przygotowany wcześniej tekst klauzuli.
- Edytuj stopkę: Wejdź w edycję wybranej stopki i w polu "Zastrzeżenia" wybierz wcześniej stworzoną klauzulę i zapisz zmiany.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami!