Integración de gSignature con Calamari: firmas de correo electrónico actualizadas automáticamente en toda la organización
October 1, 2025
Pero primero, ¿qué es Calamari? Calamari es una plataforma de recursos humanos diseñada para equipos de alto rendimiento que automatiza la gestión de las licencias, el tiempo de trabajo y la documentación de los empleados. Sustituye las hojas de cálculo por herramientas sencillas para el seguimiento de las ausencias, la asistencia y una base de datos central de recursos humanos. Las características clave incluyen: un calendario de vacaciones compartido, políticas flexibles, procesos de aprobación, hojas de horas, seguimiento del tiempo de trabajo e integraciones con Slack, Microsoft, Google Workspace y más. Es compatible con equipos internacionales en 5 idiomas (inglés, polaco, francés, español y alemán), con la incorporación en 5 días y una prueba gratuita de 14 días. Presta servicios a más de 130 000 empleados de 106 países, y hace hincapié en la seguridad, el cumplimiento de la legislación laboral y la asistencia rápida.
Cómo funciona la integración en pocas palabras: tras una configuración única, gSignature recupera los datos de Calamari y los asigna a las variables utilizadas en tus plantillas de firma. ¿Cuál es el resultado? ¿Un consistente firma de correo electrónico para todo el equipo, un trabajo operativo menos tedioso y un cumplimiento total del libro de marca, en todos los dispositivos y en todos los clientes de correo electrónico.
Integración con Calamari: ¿qué ofrece a diario?
Automatización de las actualizaciones de datos de los empleados en las firmas: las nuevas contrataciones, los ascensos o los cambios de número se reflejan automáticamente.
Coherencia de la imagen y los datos de contacto: un estándar para todos, sin roles y números «antiguos» en circulación.
Ahorro de tiempo en RRHH y TI: ya no tendrás que pedir modificaciones manualmente a los empleados ni comprobar cada una de las firmas de correo electrónico.
Mejor orden en las plantillas: variables en firmas de correo electrónico se rellenan automáticamente con los datos de Calamari.
Firma de correo electrónico en el contexto de la integración de RRHH
En 2025, un firma de correo electrónico no es solo un nombre, apellido y cargo. Es un formato de minicomunicación que combina la identificación visual, los datos de contacto, las cláusulas legales y, cada vez más, elementos de campaña (CTA, banner). La integración de gSignature con Calamari añade una capa de automatización: tú alimentas el contenido de tus plantillas con datos de Recursos Humanos, de modo que la firma reside en la organización.
Cómo iniciar la integración: configuración en el lado de Calamari
- Acceda a la API de Calamari
- • Inicie sesión en su cuenta de Calamari y vaya a la configuración de la API: https://app-new.calamari.io/clockin/configuration/api
- • Agregue una nueva clave de API, asígnele un nombre (por ejemplo, gsignature), seleccione el rango de datos completo y genere la clave.
- • Copie los datos de acceso: clave de API y arrendatario (nombre del arrendamiento).
- Prepara los datos para pegarlos en gSignature
- • Asegúrese de tener lo siguiente a mano: Calamari API Key y Calamari Tenant.
- • Verifique que el empleado haya completado los campos clave en Calamari (nombre, apellido, correo electrónico, departamento, puesto, supervisor, números de teléfono).
Configuración en gSignature: paso a paso
- Abre gSignature y ve a Configuración → Integraciones → Integración con Calamari.
- Haga clic en «Ir a Calamari» (se abrirá el panel de configuración) e introduzca sus datos de acceso en la sección «Configuración»:
- • Clave API de Calamari: pega la clave copiada,
- • Calamari Tenant: introduzca el nombre del inquilino (por ejemplo, «su empresa»).
- Guarde la configuración y espere a que se verifiquen los datos.
Sincronización: primera descarga de datos y estados
• Haga clic en «Sincronizar con Calamari» para descargar los datos de todos los empleados activos. Según el tamaño de su organización, el proceso puede tardar varios minutos.
• Una vez completada, verá la fecha de la última sincronización en la sección de integración; este es el punto de referencia para saber si los datos están actualizados.
• Una vez que haya verificado la exactitud de la información descargada, puede utilizar la acción «Sobrescribir datos de Calamari». Se trata de una operación que actualiza los perfiles de los empleados en gSignature con datos de Calamari y requiere confirmación.
Nota: la acción de sobrescritura reemplaza los datos de los empleados existentes por valores de Calamari. Esta es una función potente, pero úsala con prudencia, preferiblemente después de revisar los campos sincronizados.
Qué datos se sincronizan: mapeo de campos
Información básica
• Nombre → Nombre de pila (nombre)
• Apellido → Apellido (Apellido)
• correo electrónico → correo electrónico (dirección de correo electrónico, clave principal)
• Nombre + Apellido → Nombre completo (Nombre completo)
Y datos sobre el inicio y el final de la ausencia planificada (fuera de la oficina)
- correo electrónico de la persona que reemplaza durante la ausencia
Variables dinámicas para firmas
• position.name → JobTitle (Posición)
• equipos [] .name → UserDepartment (Departamentos — equipo/equipos)
• DirectManager.firstName + LastName → UserManager (nombre y apellidos del supervisor)
• BusinessContact.phone → Número de teléfono (teléfono comercial)
• Contacto personal. Teléfono → Número de teléfono móvil (número de teléfono personal)
Esto le permite usar variables en sus plantillas, y la firma del correo electrónico insertará automáticamente los valores correctos en el momento de la publicación. ¿Vas a cambiar el título de un puesto o de supervisor en Calamari? Tras la sincronización, la actualización se aplicará a las firmas de toda la organización.
¿Qué pasa con las ausencias?
Una de las funciones más populares de Calamari es la gestión de los calendarios de disponibilidad de los empleados, incluidas las ausencias del trabajo. Si un empleado informa de una ausencia, por ejemplo, planifica unas vacaciones y lo informa diciendo que está «fuera de la oficina», también es información que las empresas muestran en sus firmas de correo electrónico para que, por ejemplo, el destinatario del correo electrónico pueda ver con dos semanas de antelación que el empleado no va a trabajar. Gracias a la integración con gSignature, esta información aparece automáticamente. Lo único que tienes que hacer es activar la opción en la configuración y usar la variable $ {UserPlannedAbsence}.
En la firma del correo electrónico, tendrá este aspecto, por ejemplo:
Ejemplo práctico de mapeo
Datos en Calamari:
• Nombre: Jan, apellido: Kowalski, correo electrónico: jan.kowalski@firma.pl
• Cargo: Desarrollador sénior, Equipo: TI
• Supervisora: Anna Nowak
• Teléfono del trabajo: +48 123 456 789, teléfono privado: +48 987 654 321
Datos de gSignature tras la sincronización:
• Nombre de pila: John, apellido: Smith, correo electrónico: jan.kowalski@firma.pl
• Nombre completo: John Smith, cargo: Desarrollador sénior, Departamento de usuarios: TI
• Gestora de usuarios: Anna Nowak, número de teléfono: +48 123 456 789, número de teléfono: +48 987 654 321
Un perfil preparado de esta manera rellenará los campos dinámicos de sus plantillas y proporcionará una imagen coherente y actualizada firma de correo electrónico para cada empleado, sin tener que jugar con el código.
Problemas comunes: soluciones rápidas
• «La clave de API y el inquilino de Calamari son obligatorios»: comprueba que ambos campos de la configuración de gSignature estén rellenados.
• «No se pudo guardar la configuración»: verifique la exactitud de la clave de API y del inquilino.
• «No se han encontrado datos sobre Calamari. Sincronice primero»: realice la sincronización antes de sobrescribir los datos.
• «Error durante la sincronización»: comprueba tu conexión a Internet y los permisos de la API en Calamari y, a continuación, repite el proceso.
Consejo operativo: Tras la primera sincronización, revisa algunos perfiles de empleados y sus firmas en la vista previa antes de usar la opción «Sobrescribir datos de Calamari» para toda la organización.
Seguridad y privacidad: cómo protegemos los datos
• La clave de API está cifrada y almacenada de forma segura.
• La sincronización solo se aplica al dominio de tu organización en gSignature.
• Los empleados que están archivados o inactivos en Calamari no están sincronizados.
• La operación de sobrescritura requiere confirmación, lo que evita que se realicen cambios accidentalmente.
Limitaciones a tener en cuenta
• La sincronización solo incluye a los empleados activos.
• La conexión es unidireccional: Calamari → gSignature (los datos de RRHH alimentan las firmas, no al revés).
• No se trata de una sincronización «en tiempo real»: usted realiza actualizaciones periódicamente (de acuerdo con sus necesidades o su cronograma operativo).
¿Cómo empezar? Un plan de implementación rápido de 5 pasos
- Configura la API en Calamari y copia: API Key y Tenant.
- En gSignature, introduce tus credenciales en Integraciones → Integración con Calamari y guarda la configuración.
- Ejecute la primera sincronización, compruebe el estado y algunos registros de prueba.
- Revisa la vista previa de la firma y, a continuación, usa «Sobrescribir datos de Calamari» para actualizar los perfiles en toda tu organización.
- Usa variables (por ejemplo, jobTitle, UserDepartment, phoneNumber) en las plantillas para que los datos vayan directamente a las firmas.
Consejos adicionales para los equipos de marketing, recursos humanos y TI
Marketing: con los datos actualizados automáticamente, puedes centrarte en los diseños, las CTA y los banners en lugar de corregir los títulos de los puestos.
Recursos humanos: La incorporación se acelera: los nuevos empleados obtienen la firma correcta «automáticamente» y los cambios de rol se propagan por sí mismos.
TI: menos tickets e intervenciones manuales: un solo proceso de sincronización sirve a toda la organización.
Menos tareas manuales, pies de página más actualizados: ¿qué implementará hoy?
La integración entre gSignature y Calamari «cierra el círculo» de los datos de RRHH en las firmas de correo electrónico: tras una configuración única, los perfiles de los empleados se actualizan automáticamente y firma de correo electrónico sigue siendo coherente y cumple con las normas de la marca sin pedir a nadie que realice correcciones manuales. Obtiene menos tickets de TI, una incorporación más rápida y un control total sobre las variables en firmas de correo electrónico — desde el puesto de trabajo hasta el número de teléfono.
¿Estás listo para dar el siguiente paso? Lanza un proyecto piloto: sincroniza 10 cuentas, comprueba la asignación de campos y habilita la opción «Sobrescribir datos de Calamari» para este grupo. Verás lo rápido que funciona el efecto de escala.
¿Con qué departamento iniciarás tu primer proyecto piloto: RRHH, ventas o soporte?