Integracja gSignature z Calamari: automatycznie aktualne podpisy e-mail w całej organizacji

Ale na początek, co to jest Calamari? Calamari to platforma HR zaprojektowana dla zespołów o wysokiej wydajności, która automatyzuje zarządzanie urlopami, czasem pracy i dokumentacją pracowniczą. Zastępuje arkusze kalkulacyjne prostymi narzędziami do śledzenia nieobecności, obecności oraz centralnej bazy HR. Kluczowe funkcje to: współdzielony kalendarz urlopów, elastyczne polityki, procesy akceptacji, timesheety, trackingu czasu pracy oraz integracje m.in. z Slack, Microsoft czy Google Workspace. Wspiera międzynarodowe zespoły w 5 językach (angielski, polski, francuski, hiszpański, niemiecki), z onboardingiem w 5 dni i 14-dniowym bezpłatnym triallem. Obsługuje ponad 130 tys. pracowników z 106 krajów, z naciskiem na bezpieczeństwo, zgodność z prawem pracy i szybki support.

Jak działa integracja w skrócie: po jednorazowej konfiguracji gSignature pobiera dane z Calamari i odwzorowuje je na zmienne używane w Twoich szablonach podpisów. Efekt? Spójna stopka email dla całego zespołu, mniej żmudnej pracy operacyjnej oraz pełna zgodność z brand bookiem – na każdym urządzeniu i w każdym kliencie pocztowym.

‍

Integracja z Calamari – co to daje na co dzień?

‍

Automatyzacja aktualizacji danych pracowników w podpisach – nowe osoby, awanse czy zmiany numerów odzwierciedlają się automatycznie.
Spójność wizerunku i danych kontaktowych – jeden standard dla wszystkich, bez „starych” ról i numerów w obiegu.
Oszczędność czasu w HR/IT – odpada ręczne proszenie pracowników o modyfikacje i kontrola każdej pojedynczej stopki.
Lepszy porządek w szablonach – zmienne w podpisie email uzupełniają się automatycznie danymi z Calamari.

‍

Podpis email w kontekście integracji HR

‍

W 2025 roku podpis emailto nie tylko imię, nazwisko i stanowisko. To mini-format komunikacyjny, który łączy identyfikację wizualną, dane kontaktowe, klauzule prawne i – coraz częściej – elementy kampanii (CTA, baner). Integracja gSignature z Calamari dorzuca do tego warstwę automatyzacji: treści w Twoich szablonach zasilasz danymi z HR, więc podpis żyje razem z organizacją.

‍

Jak rozpocząć integrację: konfiguracja po stronie Calamari

‍

1. Uzyskaj dostęp do API Calamari
   • Zaloguj się do konta Calamari i przejdź do konfiguracji API: https://app-new.calamari.io/clockin/configuration/api
   • Dodaj nowy klucz API, nazwij go (dowolnie np. gsignature), zaznacz pełny zakres danych, wygeneruj klucz.
   • Skopiuj dane dostępowe: API Key oraz Tenant (nazwa dzierżawy).
   
   
2. Przygotuj dane do wklejenia w gSignature
   • Upewnij się, że masz pod ręką: Calamari API Key oraz Calamari Tenant.
   • Zweryfikuj, czy w Calamari pracownik ma uzupełnione kluczowe pola (imię, nazwisko, e-mail, dział, stanowisko, przełożony, telefony).
   
   

Konfiguracja w gSignature – krok po kroku

‍

1. Otwórz gSignature i przejdź do Ustawienia → Integracje → Calamari Integration.
   
   
2. Kliknij „Przejdź do Calamari” (otworzy panel konfiguracji) i równolegle wprowadź dane dostępowe w sekcji „Konfiguracja”:
   • Calamari API Key – wklej skopiowany klucz,
   • Calamari Tenant – wpisz nazwę dzierżawy (np. „twoja-firma”).
   
   
3. Zapisz konfigurację i poczekaj na weryfikację danych.
   
   

Synchronizacja: pierwsze pobranie danych i statusy

‍

• Kliknij „Synchronizuj z Calamari”, aby pobrać dane wszystkich aktywnych pracowników. W zależności od wielkości organizacji proces może potrwać kilka minut.
• Po zakończeniu zobaczysz datę ostatniej synchronizacji w sekcji integracji – to Twój punkt odniesienia, czy dane są świeże.
• Gdy zweryfikujesz poprawność pobranych informacji, możesz użyć akcji „Nadpisz dane z Calamari” – to operacja, która aktualizuje profile pracowników w gSignature danymi z Calamari i wymaga potwierdzenia.

Uwaga: akcja nadpisania zastępuje istniejące dane pracowników wartościami z Calamari. To potężna funkcja, ale używaj jej świadomie – najlepiej po wcześniejszym przeglądzie synchronizowanych pól.

‍

Jakie dane są synchronizowane – odwzorowanie pól

‍

Podstawowe informacje

‍
• firstName → givenName (Imię)
• lastName → familyName (Nazwisko)
• email → email (Adres e-mail, klucz główny)
• firstName + lastName → fullName (Pełne imię i nazwisko)

Oraz dane o planowanej nieobecności (Out of office)początek i koniec planowanej nieobecności

- mail osoby zastępującej podczas nieobecności

‍

Dynamiczne zmienne do podpisów

‍
• position.name → jobTitle (Stanowisko)
• teams[].name → userDepartment (Departamenty – zespół/zespoły)
• directManager.firstName + lastName → userManager (Imię i nazwisko przełożonego)
• businessContact.phone → phoneNumber (Telefon służbowy)
• personalContact.phone → mobileNumber (Telefon prywatny)

Dzięki temu w Twoich szablonach możesz używać zmiennych, a podpis email automatycznie wstawi właściwe wartości w chwili publikacji. Zmieniasz tytuł roli lub przełożonego w Calamari? Po synchronizacji aktualizacja trafi do podpisów całej organizacji.

‍

A co z nieobecnościami? 

‍

Jedną z bardziej popularnych funkcji Calamari jest zarządzanie kalendarzem dostępności pracowników również nieobecnościami w pracy.  Jeżeli pracownik zgłasza nieobecność np. Planuje urlop i raportuje to jako tzw. Out of office to jest to również informacja która firmy prezentują w stopkach aby np. Z dwutygodniowym wyprzedzeniem odbiorca maila widział, że nie będzie danego pracownika w pracy. Dzięki integracji gSignature takie informację pojawiają się automatycznie. Wystarczy aktywować opcję w ustawieniach i użyć zmiennej ${userPlannedAbsence}

‍

W stopce to będzie przykładowo wyglądać tak:

‍

‍

‍

‍

Praktyczny przykład mapowania

‍

Dane w Calamari:
• Imię: Jan, Nazwisko: Kowalski, E-mail: jan.kowalski@firma.pl
• Stanowisko: Senior Developer, Zespół: IT
• Przełożony: Anna Nowak
• Telefon służbowy: +48 123 456 789, Telefon prywatny: +48 987 654 321

Dane w gSignature po synchronizacji:
• givenName: Jan, familyName: Kowalski, email: jan.kowalski@firma.pl
• fullName: Jan Kowalski, jobTitle: Senior Developer, userDepartment: IT
• userManager: Anna Nowak, phoneNumber: +48 123 456 789, mobileNumber: +48 987 654 321

Tak przygotowany profil wypełni dynamiczne pola w Twoich szablonach i da spójny, aktualny podpis email każdemu pracownikowi – bez grzebania w kodzie.

‍

Najczęstsze problemy – szybkie rozwiązania

‍

• „Calamari API key and tenant are required” – sprawdź, czy oba pola w konfiguracji gSignature są uzupełnione.
• „Failed to save configuration” – zweryfikuj poprawność API Key oraz Tenant.
• „No Calamari data found. Please sync first” – wykonaj synchronizację przed nadpisywaniem danych.
• „Error during sync” – sprawdź połączenie internetowe i uprawnienia API w Calamari, a następnie powtórz proces.

Wskazówka operacyjna: po pierwszej synchronizacji przeglądnij kilka profili pracowników i ich podpisy w widoku podglądu, zanim użyjesz „Nadpisz dane z Calamari” dla całej organizacji.

‍

Bezpieczeństwo i prywatność – jak chronimy dane

‍

• Klucz API (API Key) jest szyfrowany i przechowywany w bezpieczny sposób.
• Synchronizacja dotyczy wyłącznie domeny Twojej organizacji w gSignature.
• Pracownicy zarchiwizowani/nieaktywni w Calamari nie są synchronizowani.
• Operacja nadpisania wymaga potwierdzenia – dzięki temu nie dokonasz zmian przypadkowo.

‍

Ograniczenia, o których warto pamiętać

‍

• Synchronizacja obejmuje wyłącznie aktywnych pracowników.
• Połączenie jest jednokierunkowe: Calamari → gSignature (dane HR zasilają podpisy, nie odwrotnie).
• Nie jest to synchronizacja „w czasie rzeczywistym” – aktualizacje wykonujesz cyklicznie (według potrzeb lub harmonogramu operacyjnego).

‍

Jak zacząć? Szybki plan wdrożenia w 5 krokach

‍

1. Skonfiguruj API w Calamari i skopiuj: API Key oraz Tenant.
   
   
2. W gSignature wprowadź poświadczenia w Integracje → Calamari Integration i zapisz konfigurację.
   
   
3. Uruchom pierwszą synchronizację, sprawdź status i kilka rekordów testowych.
   
   
4. Zrób przegląd podglądu podpisów, a następnie użyj „Nadpisz dane z Calamari”, aby uaktualnić profile w całej organizacji.
   
   
5. W szablonach używaj zmiennych (np. jobTitle, userDepartment, phoneNumber), by dane trafiały wprost do podpisów.
   
   

Dodatkowe wskazówki dla zespołów marketingu, HR i IT

‍

Marketing: dzięki automatycznie aktualnym danym możesz skupić się na layoutach, CTA i banerach, a nie na korekcie nazw stanowisk.
HR: onboarding przyspiesza – nowi pracownicy dostają poprawny podpis „z automatu”, a zmiany ról propagują się same.
IT: mniej ticketów i ręcznych interwencji – jeden proces synchronizacji obsługuje całą organizację.

‍

Mniej ręcznych zadań, bardziej aktualne stopki — co wdrożysz dziś?

‍

Integracja gSignature × Calamari „zamyka obieg” danych HR w podpisach e-mail: po jednorazowej konfiguracji profile pracowników aktualizują się automatycznie, a stopka email pozostaje spójna i zgodna z brandem bez proszenia kogokolwiek o ręczne poprawki. Zyskujesz mniej ticketów do IT, szybszy onboarding i pełną kontrolę nad zmiennymi w podpisie email — od stanowiska po numer telefonu.

Gotowy krok na teraz? Uruchom pilotaż: zsynchronizuj 10 kont, sprawdź mapowanie pól i włącz „Nadpisz dane z Calamari” dla tej grupy. Zobaczysz, jak szybko zadziała efekt skali.

A Ty — od jakiego działu zaczniesz pierwszy pilotaż: HR, sprzedaż czy wsparcie?

‍

‍

‍