¿Cómo implantar con éxito las firmas de correo electrónico en su empresa? Una guía completa
October 14, 2024
1. Análisis de los requisitos y diseño de la plantilla
El primer paso es un análisis exhaustivo de las necesidades de su organización.
- Desglose de las plantillas: Defina las distintas variaciones de plantillas en función del cargo, el departamento o el tipo de comunicación (por ejemplo, interna, externa).
- Configuración de la fuente de datos: Elija si los datos deben recuperarse automáticamente de Google Workspace o introducirse manualmente en la aplicación gSignature. Configure los ajustes avanzados para personalizar las firmas.
2. Preparación de los datos de los empleados
- Limpieza de datos: Asegúrese de que los datos de los empleados están completos, son correctos y coherentes. Elimine duplicados y errores.
- Completar datos: Añada la información que falte, como fotos, alias o pertenencia a grupos.
- Desglose de empleados: Agrupe a los empleados según sus fotos para asignarles más fácilmente las plantillas adecuadas
- Alias: Defina alias para empleados individuales o grupos para facilitar la gestión de las firmas.
- Grupos: Cree grupos de empleados y asígneles las variantes de firma adecuadas.
3. Definición de excepciones
- Direcciones maestras: Especifique las direcciones que deben excluirse del proceso automático de despliegue de firmas.
4. Comunicación con los empleados
- Información sobre los cambios: Informe a los empleados de los cambios y explíqueles cómo utilizar las nuevas funciones.
- Instrucción: Prepare material didáctico, como vídeos cortos de instrucción o preguntas frecuentes, para facilitar la comprensión del proceso.
5. Pruebas e implementación
- Validación de datos: Valide cuidadosamente los datos de los empleados antes de instalar las firmas para evitar errores.
- Instalación de firmas: Añada firmas para dominios, subdominios, alias, entidades y grupos.
6. Actualización de los datos de la empresa y planificación de cambios cíclicos, por ejemplo, en la campaña de banners
- Actualización de los datos de la empresa: Planifique cambios en la plantilla o en parte de la firma en función de la evolución de la organización y del entorno de la empresa, por ejemplo, los premios recibidos, los certificados, etc. merece la pena mostrarlos regularmente en las firmas.
- Actualizaciones de marketing: Actualice periódicamente las llamadas a la acción como contenido de marketing en el pie de página, por ejemplo, en forma de banners para apoyar las actividades de marketing de la empresa.