¿Cómo implantar con éxito las firmas de correo electrónico en su empresa? Una guía completa

1. Análisis de los requisitos y diseño de la plantilla

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El primer paso es un análisis exhaustivo de las necesidades de su organización.

• Desglose de las plantillas: Defina las distintas variaciones de plantillas en función del cargo, el departamento o el tipo de comunicación (por ejemplo, interna, externa).
• Configuración de la fuente de datos: Elija si los datos deben recuperarse automáticamente de Google Workspace o introducirse manualmente en la aplicación gSignature. Configure los ajustes avanzados para personalizar las firmas.

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2. Preparación de los datos de los empleados

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• Limpieza de datos: Asegúrese de que los datos de los empleados están completos, son correctos y coherentes. Elimine duplicados y errores.
• Completar datos: Añada la información que falte, como fotos, alias o pertenencia a grupos.
• Desglose de empleados: Agrupe a los empleados según sus fotos para asignarles más fácilmente las plantillas adecuadas
• Alias: Defina alias para empleados individuales o grupos para facilitar la gestión de las firmas.
• Grupos: Cree grupos de empleados y asígneles las variantes de firma adecuadas.

3. Definición de excepciones

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• Direcciones maestras: Especifique las direcciones que deben excluirse del proceso automático de despliegue de firmas.

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4. Comunicación con los empleados

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• Información sobre los cambios: Informe a los empleados de los cambios y explíqueles cómo utilizar las nuevas funciones.

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• Instrucción: Prepare material didáctico, como vídeos cortos de instrucción o preguntas frecuentes, para facilitar la comprensión del proceso.

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5. Pruebas e implementación

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• Validación de datos: Valide cuidadosamente los datos de los empleados antes de instalar las firmas para evitar errores.
• Instalación de firmas: Añada firmas para dominios, subdominios, alias, entidades y grupos.

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6. Actualización de los datos de la empresa y planificación de cambios cíclicos, por ejemplo, en la campaña de banners

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• Actualización de los datos de la empresa: Planifique cambios en la plantilla o en parte de la firma en función de la evolución de la organización y del entorno de la empresa, por ejemplo, los premios recibidos, los certificados, etc. merece la pena mostrarlos regularmente en las firmas.
• Actualizaciones de marketing: Actualice periódicamente las llamadas a la acción como contenido de marketing en el pie de página, por ejemplo, en forma de banners para apoyar las actividades de marketing de la empresa.

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