Jak skutecznie wdrożyć podpisy email w Twojej firmie? Kompleksowy przewodnik
October 14, 2024
1. Analiza wymagań i projektowanie szablonów
Pierwszym etapem jest dokładna analiza potrzeb Twojej organizacji.
- Podział szablonów: Zdefiniuj różne warianty szablonów w zależności od stanowiska, działu czy rodzaju komunikacji (np. wewnętrzna, zewnętrzna).
- Konfiguracja źródła danych: Wybierz, czy dane mają być pobierane automatycznie z Google Workspace, czy też wprowadzane ręcznie w aplikacji gSignature. Konfiguracja ustawień zaawansowanych pozwoli dostosować podpisy do indywidualnych potrzeb.
2. Przygotowanie danych pracowników
- Czyszczenie danych: Upewnij się, że dane pracowników są kompletne, poprawne i spójne. Usuń duplikaty i błędy.
- Uzupełnianie danych: Dodaj brakujące informacje, takie jak zdjęcia, aliasy czy przynależność do grup.
- Podział pracowników: Zgrupuj pracowników według posiadanych zdjęć, aby łatwiej przydzielić im odpowiednie szablony.
- Aliasy: Zdefiniuj aliasy dla poszczególnych pracowników lub grup, aby ułatwić zarządzanie podpisami.
- Grupy: Stwórz grupy pracowników i przypisz im odpowiednie warianty podpisów.
3. Definiowanie wyjątków
- Adresy główne: Określ adresy, które mają być wykluczone z automatycznego procesu wdrażania podpisów.
4. Komunikacja z pracownikami
- Informacja o zmianach: Poinformuj pracowników o wprowadzonych zmianach i wyjaśnij, jak korzystać z nowej funkcjonalności.
- Instruktaż: Przygotuj materiały instruktażowe, takie jak krótkie filmy instruktażowe czy FAQ, które ułatwią zrozumienie procesu.
5. Testowanie i wdrożenie
- Walidacja danych: Dokładnie sprawdź poprawność danych pracowników przed instalacją podpisów, aby uniknąć błędów.
- Instalacja podpisów: Dodaj podpisy dla domen, subdomen, aliasów, jednostek i grup.
6. Aktualizacja danych firmy i planowanie cyklicznych zmian np. w kampanii bannerowej
- Aktualizacja danych firmy: Planuj zmiany szablonu lub części podpisu w zależności od tego jak rozwija się organizacja oraz otoczenie firmy np. Otrzymane nagrody, certyfikaty warto regularnie pokazywać w podpisach
Aktualizacje marketingowe: Cyklicznie możesz aktualizować wezwania do działania jako treści marketingowe w stopce np. w formie banerów aby wesprzeć działania marketingowe firmy.