5 razones por las que debes separar las firmas internas y externas en los correos electrónicos
May 19, 2025
1. Dos plantillas para una persona, sin clics innecesarios
A partir de ahora, un solo usuario o un grupo completo pueden tener asignadas dos plantillas de firma diferentes:
- Firma interna — para los mensajes enviados a los compañeros de la empresa.
- Firma externa — para correos electrónicos enviados a clientes, socios o proveedores.
gGSignature reconoce automáticamente si un mensaje se dirige a destinatarios internos (mismo dominio) o a destinatarios externos (dominio diferente). La firma correspondiente se agrega automáticamente, sin necesidad de hacer cambios manuales.
Esto significa que los empleados no tienen que acordarse de ajustar sus firmas de correo electrónico. El sistema selecciona por sí mismo la plantilla adecuada.
Puedes encontrar más información sobre la configuración en nuestro centro de ayuda.
2. Firmas personalizadas para el destinatario
Cada grupo de empleados tiene necesidades de comunicación diferentes. Por eso, la posibilidad de utilizar diferentes plantillas según el tipo de mensaje es revolucionaria.
Para equipos técnicos o administrativos — un enfoque simple y fáctico Firma de correo electrónico HTML sin gráficos ni extras de marketing. Contiene solo la información más importante, lo que promueve una comunicación interna rápida.
Para ventas, servicio al cliente y marketing departamentos: un atractivo visual firma de correo electrónico con un logotipo, botones de CTA, detalles de contacto, enlaces a redes sociales e incluso banners promocionales. Tal firma de correo electrónico construye la imagen de la empresa y apoya las actividades comerciales.
Interno y externo firmas de correo electrónico pueden tener un aspecto completamente diferente, pero ambos serán coherentes con la identidad visual de la empresa.
3. Nuevas oportunidades de comunicación interna
Hasta ahora, muchas empresas han pasado por alto el potencial de las firmas en los correos electrónicos internos. Ahora eso está cambiando. Con plantillas independientes, también puedes usar Firmas de correo electrónico HTML como una herramienta para construir la cultura organizacional.
En un firma interna, puedes incluir:
- enlaces a la intranet, formularios internos o calendarios,
- información sobre los títulos o funciones internos del equipo (por ejemplo, Project Leader X),
- designaciones como «Empleado del mes», «Nuevo en el equipo» o «Apoyando el proyecto Y».
Esta personalización refuerza el compromiso del equipo y permite una mejor organización sin perder la formalidad en la comunicación externa.
4. Automatización que funciona en segundo plano
Gracias a la firma en el servidor de gSignature, el usuario no ve la firma antes de enviar el mensaje, pero el sistema agrega automáticamente la plantilla adecuada en el lado del servidor.
¿Qué necesitas hacer?
📌 Desactiva la vista previa de la firma en la configuración de Gmail.
📌 En gSignature, asigna dos plantillas: una como «interna» y la otra como «externa».
📌 ¡Listo!
El sistema reconocerá los dominios de los destinatarios y hará coincidir la firma. Además, tanto los usuarios como los administradores pueden comprobar qué firma está activa en cualquier momento; todo está visible en Mi cuenta panel o el Empleados pestaña.
¿Quiere saber cómo habilitar el modo del lado del servidor? Consulta los detalles en nuestra documentación.
5. Un control aún mejor sobre la imagen de su empresa
Al distinguir entre firmas internas y externas, obtiene:
✅ mayor flexibilidad: contenido diferente para diferentes contextos,
✅ consistencia de imagen: firmas externas consistentes con la marca de su empresa,
✅ usabilidad: las firmas internas pueden contener información que no es visible para los clientes,
✅ automatización: el sistema decide qué firma usar,
✅ transparencia: vista previa rápida de las plantillas actualmente asignadas.
Todo esto en una sola herramienta, sin necesidad de cambiar el comportamiento del usuario.
¿Qué es exactamente una firma de correo electrónico y por qué vale la pena cuidarla?
¿Se pregunta qué es una firma de correo electrónico y si vale la pena invertir tiempo en optimizarla? La respuesta es sencilla: es la tarjeta de presentación digital de tu marca. ¿Envías cientos de correos electrónicos cada mes? Cada mensaje termina con una firma. Este es un potencial enorme, solo tienes que usarlo bien.
Una firma de correo electrónico HTML puede:
- apoyar las actividades de marketing,
- aumentar el reconocimiento de la marca,
- dirija el tráfico a su sitio web, página de destino o redes sociales,
- servir como una herramienta de recursos humanos o de comunicación interna,
- informar sobre la disponibilidad, las vacantes y las promociones.
Y todo esto sucede automáticamente, sin ningún esfuerzo adicional por parte de sus empleados.
Si aún no tienes una firma gestionada de forma centralizada, consulta nuestra guía de inicio, donde explicamos cómo empezar.
La nueva función para separar las firmas internas y externas en gSignature ofrece:
💡 Mayor flexibilidad para adaptar la comunicación al destinatario
💡 Automatización completa gracias al modo Server-Side
💡 Nuevas oportunidades para la comunicación interna
💡 Mejor imagen de la empresa a los ojos de los clientes
💡 Consistencia y control en todos los correos electrónicos
Este es un cambio aparentemente pequeño que puede traer beneficios reales. Asegúrese de que su empresa hable con el tono correcto, tanto interna como externamente.