5 powodów, dla których warto rozdzielić podpisy wewnętrzne i zewnętrzne w e-mailach

May 19, 2025

1. Dwa szablony dla jednej osoby – bez zbędnych kliknięć

Od teraz jeden użytkownik lub cała grupa może mieć przypisane dwa różne szablony podpisów:

  • Podpis wewnętrzny – dla wiadomości wysyłanych do współpracowników wewnątrz firmy.

  • Podpis zewnętrzny – dla maili kierowanych do klientów, partnerów czy dostawców.

gSignature samodzielnie rozpoznaje, czy wiadomość jest kierowana do odbiorców wewnętrznych (ta sama domena) czy zewnętrznych (inna domena). Odpowiedni podpis zostaje dodany automatycznie – bez konieczności ręcznej zmiany.

Dzięki temu pracownicy nie muszą pamiętać o dostosowywaniu stopki email. System sam dobiera odpowiedni wzór.

Więcej o konfiguracji znajdziesz w naszym centrum pomocy.

2. Podpisy dostosowane do odbiorcy

Każda grupa pracowników ma inne potrzeby komunikacyjne. Dlatego możliwość stosowania różnych szablonów w zależności od typu wiadomości to rewolucja.

Dla zespołów technicznych lub administracyjnych — prosty, rzeczowy podpis email HTML bez grafik i marketingowych dodatków. Zawiera tylko najważniejsze dane, co sprzyja szybkiej komunikacji wewnętrznej.

Dla działów sprzedaży, obsługi klienta i marketingu — atrakcyjna wizualnie stopka email zawierająca logo, przyciski CTA, dane kontaktowe, linki do social mediów, a nawet bannery promocyjne. Taka stopka buduje wizerunek firmy i wspiera działania biznesowe.

Wewnętrzny i zewnętrzny podpis email mogą wyglądać zupełnie inaczej, a mimo to – oba będą zgodne z identyfikacją wizualną firmy.

3. Nowe możliwości dla komunikacji wewnętrznej

Do tej pory wiele firm pomijało potencjał podpisów w mailach wewnętrznych. Teraz to się zmienia. Dzięki oddzielnym szablonom możesz wykorzystać podpis email HTML także jako narzędzie budowania kultury organizacyjnej.

W podpisie wewnętrznym możesz umieścić:

  • linki do intranetu, wewnętrznych formularzy lub kalendarzy,

  • informacje o wewnętrznych tytułach czy rolach w zespole (np. Lider Projektu X),

  • oznaczenia typu „Pracownik miesiąca”, „Nowy w zespole” czy „Wspiera projekt Y”.

Taka personalizacja wzmacnia zaangażowanie zespołu i pozwala lepiej się zorganizować – bez utraty formalności w komunikacji na zewnątrz.

4. Automatyzacja, która działa w tle

Dzięki Server-Side Signature w gSignature, użytkownik nie widzi podpisu przed wysłaniem wiadomości – ale system automatycznie dodaje odpowiedni szablon po stronie serwera.

Co trzeba zrobić?

📌 Wyłączyć podgląd podpisu w ustawieniach Gmaila.
📌 W gSignature przypisać dwa szablony: jeden jako „wewnętrzny”, drugi jako „zewnętrzny”.
📌 Gotowe!

System rozpozna domeny odbiorców i dopasuje podpis. W dodatku zarówno użytkownicy, jak i administratorzy mogą w każdej chwili sprawdzić, który podpis jest aktywny – wszystko widoczne w panelu Moje Konto lub zakładce Pracownicy.

Chcesz wiedzieć, jak włączyć tryb Server-Side? Sprawdź szczegóły w naszej dokumentacji.

5. Jeszcze lepsza kontrola nad wizerunkiem firmy

Dzięki rozróżnieniu podpisów wewnętrznych i zewnętrznych zyskujesz:

✅ większą elastyczność — różne treści dla różnych kontekstów,
✅ spójność wizerunku — podpisy zewnętrzne zgodne z brandingiem firmy,
✅ użyteczność — podpisy wewnętrzne mogą zawierać informacje niewidoczne dla klientów,
✅ automatyzację — system sam decyduje, który podpis użyć,
✅ przejrzystość — szybki podgląd aktualnie przypisanych szablonów.

A wszystko to w ramach jednego narzędzia, bez konieczności zmiany zachowań użytkowników.

Czym właściwie jest podpis email i dlaczego warto o niego zadbać?

Zastanawiasz się, podpis email co to jest i czy warto inwestować czas w jego optymalizację? Odpowiedź jest prosta – to cyfrowa wizytówka Twojej marki. Wysyłasz setki maili miesięcznie? Każda wiadomość kończy się podpisem. To ogromny potencjał – wystarczy dobrze go wykorzystać.

Podpis email HTML może:

  • wspierać działania marketingowe,

  • zwiększać rozpoznawalność marki,

  • kierować ruch na stronę www, landing page czy social media,

  • służyć jako narzędzie HR czy wewnętrznej komunikacji,

  • informować o dostępności, wakatach, promocjach.

A wszystko to dzieje się automatycznie – bez dodatkowego wysiłku ze strony pracowników.

Jeśli jeszcze nie masz wdrożonego centralnie zarządzanego podpisu – zobacz nasz poradnik startowy, gdzie tłumaczymy, od czego zacząć.

Podsumowanie

Nowa funkcja rozdzielania podpisów wewnętrznych i zewnętrznych w gSignature to:

💡 Większa elastyczność w dopasowywaniu komunikacji do odbiorcy
💡 Pełna automatyzacja dzięki trybowi Server-Side
💡 Nowe możliwości dla wewnętrznej komunikacji
💡 Lepszy wizerunek firmy w oczach klientów
💡 Spójność i kontrola w każdej wiadomości email

To pozornie drobna zmiana, która może przynieść realne korzyści. Zadbaj o to, by Twoja firma mówiła właściwym tonem – zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz.