5 powodów, dla których warto rozdzielić podpisy wewnętrzne i zewnętrzne w e-mailach
May 19, 2025
1. Dwa szablony dla jednej osoby – bez zbędnych kliknięć
Od teraz jeden użytkownik lub cała grupa może mieć przypisane dwa różne szablony podpisów:
- Podpis wewnętrzny – dla wiadomości wysyłanych do współpracowników wewnątrz firmy.
- Podpis zewnętrzny – dla maili kierowanych do klientów, partnerów czy dostawców.
gSignature samodzielnie rozpoznaje, czy wiadomość jest kierowana do odbiorców wewnętrznych (ta sama domena) czy zewnętrznych (inna domena). Odpowiedni podpis zostaje dodany automatycznie – bez konieczności ręcznej zmiany.
Dzięki temu pracownicy nie muszą pamiętać o dostosowywaniu stopki email. System sam dobiera odpowiedni wzór.
Więcej o konfiguracji znajdziesz w naszym centrum pomocy.
2. Podpisy dostosowane do odbiorcy
Każda grupa pracowników ma inne potrzeby komunikacyjne. Dlatego możliwość stosowania różnych szablonów w zależności od typu wiadomości to rewolucja.
Dla zespołów technicznych lub administracyjnych — prosty, rzeczowy podpis email HTML bez grafik i marketingowych dodatków. Zawiera tylko najważniejsze dane, co sprzyja szybkiej komunikacji wewnętrznej.
Dla działów sprzedaży, obsługi klienta i marketingu — atrakcyjna wizualnie stopka email zawierająca logo, przyciski CTA, dane kontaktowe, linki do social mediów, a nawet bannery promocyjne. Taka stopka buduje wizerunek firmy i wspiera działania biznesowe.
Wewnętrzny i zewnętrzny podpis email mogą wyglądać zupełnie inaczej, a mimo to – oba będą zgodne z identyfikacją wizualną firmy.
3. Nowe możliwości dla komunikacji wewnętrznej
Do tej pory wiele firm pomijało potencjał podpisów w mailach wewnętrznych. Teraz to się zmienia. Dzięki oddzielnym szablonom możesz wykorzystać podpis email HTML także jako narzędzie budowania kultury organizacyjnej.
W podpisie wewnętrznym możesz umieścić:
- linki do intranetu, wewnętrznych formularzy lub kalendarzy,
- informacje o wewnętrznych tytułach czy rolach w zespole (np. Lider Projektu X),
- oznaczenia typu „Pracownik miesiąca”, „Nowy w zespole” czy „Wspiera projekt Y”.
Taka personalizacja wzmacnia zaangażowanie zespołu i pozwala lepiej się zorganizować – bez utraty formalności w komunikacji na zewnątrz.
4. Automatyzacja, która działa w tle
Dzięki Server-Side Signature w gSignature, użytkownik nie widzi podpisu przed wysłaniem wiadomości – ale system automatycznie dodaje odpowiedni szablon po stronie serwera.
Co trzeba zrobić?
📌 Wyłączyć podgląd podpisu w ustawieniach Gmaila.
📌 W gSignature przypisać dwa szablony: jeden jako „wewnętrzny”, drugi jako „zewnętrzny”.
📌 Gotowe!
System rozpozna domeny odbiorców i dopasuje podpis. W dodatku zarówno użytkownicy, jak i administratorzy mogą w każdej chwili sprawdzić, który podpis jest aktywny – wszystko widoczne w panelu Moje Konto lub zakładce Pracownicy.
Chcesz wiedzieć, jak włączyć tryb Server-Side? Sprawdź szczegóły w naszej dokumentacji.
5. Jeszcze lepsza kontrola nad wizerunkiem firmy
Dzięki rozróżnieniu podpisów wewnętrznych i zewnętrznych zyskujesz:
✅ większą elastyczność — różne treści dla różnych kontekstów,
✅ spójność wizerunku — podpisy zewnętrzne zgodne z brandingiem firmy,
✅ użyteczność — podpisy wewnętrzne mogą zawierać informacje niewidoczne dla klientów,
✅ automatyzację — system sam decyduje, który podpis użyć,
✅ przejrzystość — szybki podgląd aktualnie przypisanych szablonów.
A wszystko to w ramach jednego narzędzia, bez konieczności zmiany zachowań użytkowników.
Czym właściwie jest podpis email i dlaczego warto o niego zadbać?
Zastanawiasz się, podpis email co to jest i czy warto inwestować czas w jego optymalizację? Odpowiedź jest prosta – to cyfrowa wizytówka Twojej marki. Wysyłasz setki maili miesięcznie? Każda wiadomość kończy się podpisem. To ogromny potencjał – wystarczy dobrze go wykorzystać.
Podpis email HTML może:
- wspierać działania marketingowe,
- zwiększać rozpoznawalność marki,
- kierować ruch na stronę www, landing page czy social media,
- służyć jako narzędzie HR czy wewnętrznej komunikacji,
- informować o dostępności, wakatach, promocjach.
A wszystko to dzieje się automatycznie – bez dodatkowego wysiłku ze strony pracowników.
Jeśli jeszcze nie masz wdrożonego centralnie zarządzanego podpisu – zobacz nasz poradnik startowy, gdzie tłumaczymy, od czego zacząć.
Podsumowanie
Nowa funkcja rozdzielania podpisów wewnętrznych i zewnętrznych w gSignature to:
💡 Większa elastyczność w dopasowywaniu komunikacji do odbiorcy
💡 Pełna automatyzacja dzięki trybowi Server-Side
💡 Nowe możliwości dla wewnętrznej komunikacji
💡 Lepszy wizerunek firmy w oczach klientów
💡 Spójność i kontrola w każdej wiadomości email
To pozornie drobna zmiana, która może przynieść realne korzyści. Zadbaj o to, by Twoja firma mówiła właściwym tonem – zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz.