Jak skutecznie komunikować się w świecie anglosaskim? Prostota, precyzja i efektywność

Prostota, precyzja, efektywność:
‍

Globalny working language

‍

Na wstępie istotne rozróżnienie. Komunikacja w krajach anglosaskich (anglojęzycznych) nie jest tym samym co komunikacja w języku angielskim. W pierwszym przypadku mowa o państwach, które charakteryzuje bliskość językowa ale też podzielane tradycje prawne, instytucjonalne oraz kulturowe, wynikające z historycznych wpływów Wielkiej Brytanii. Krajami anglosaskimi będą oprócz wspomnianej Wielkiej Brytanii, Stany Zjednoczone Ameryki, Kanada i Australia, ale też Nowa Zelandia, Irlandia, czy w mniejszym stopniu Republika Południowej Afryki oraz część państw karaibskich (np. Jamajka).

Z kolei komunikacja w języku angielskim jest następstwem przemian politycznych i gospodarczych, w efekcie których język angielski stał się globalnym kodem komunikacji biznesowej. Obecnie językiem tym posługuje się około 1,5 miliarda ludzi na świecie, z czego dla ponad miliarda jest to tzw. język wyuczony, czyli taki, który przyswoili sobie np. w celach biznesowych czy edukacyjnych. O wpływie języka angielskiego niech świadczy fakt, że blisko 80% wszystkich informacji publikowanych w Internecie, dostępnych jest w tym właśnie języku, a ponad 70% globalnych korporacji takich jak Apple, Toyota, Shell, Samsung czy Siemens używa angielskiego jako codziennego języka komunikacji roboczej (working language). 

Mieszkańców krajów anglosaskich wyróżnia kulturowa specyfika w komunikacji, która dla osób spoza tego kręgu kulturowego, może być zaskakująca, myląca a czasami wręcz oburzająca. 

‍

Prosto do celu

‍

W krajach anglojęzycznych standardowo używa się krótkich zdań, co pozwala szybko i efektywnie przekazywać myśli. Dla przykładu, w e-mailach biznesowych ludzie unikają zbędnych ozdobników czy formalizmów, koncentrując na meritum. Prosząc o pomoc w jakiejś sprawie nasz kolega z USA zamiast pisać: „I would like to request your assistance with this matter” (Chciałbym Cię prosić o pomoc w tej sprawie), najpewniej skróci wypowiedź do bezpośredniego: „Can you help me?” (Czy mi pomożesz?). Skrótowość języka angielskiego nie bierze się znikąd. Wyróżnia go prostota gramatyczna, czy jakby powiedzieli specjaliści, język ten na tle innych języków europejskich cechuje szczątkowa fleksja i śladowa obecność rodzaju gramatycznego. Upraszczając, brak w nim skomplikowanej odmiany rzeczowników czy czasowników, a to z kolei przekłada się na sposób komunikacji, w którym co do zasady dążymy do jasności, precyzji i zwięzłości. 

‍

Mowa kategorii 1

‍

Prostota angielskiego jest zresztą jego największym atutem. Język zaliczamy do języków tzw. kategorii 1. Poświęcając na jego naukę od 400 do 600 godzin jesteśmy w stanie posługiwać się nim w stopniu komunikatywnym. Dla kontrastu, w kategorii 4, języków wymagających najdłuższej nauki, w których znajduje się choćby arabski, mandaryński czy koreański, mówienie w stopniu podstawowym wymaga co najmniej 2200 godzin nauki.

‍

Efektywność ponad wszystko

‍

Anglosaskie skoncentrowanie na efektywności komunikacyjnej wywołuje kilka następstw, o których warto pamiętać w kontekście biznesowym. Rozmowy zawodowe zwyczajowo mają jasno określoną strukturę. Przed spotkaniem wyznacza się konkretną agendę oraz czas jego trwania, który jedynie w wyjątkowych okolicznościach jest przekraczany (w myśl zasady, że czas to pieniądz). Podczas zebrań rzadko porusza się tematy spoza ustalonej wcześniej agendy. Anglosasi wychodzą z założenia, że plan rozmowy przesyłany jest po to, aby każdy mógł się do spotkania przygotować. Poruszanie wątków spoza harmonogramu jest traktowane jako niekulturalne, ponieważ może kogoś postawić w niekorzystnym świetle. Szczególnie, gdy dana osoba nie będzie znała odpowiedzi na postawione z zaskoczenia pytanie. 

‍

My, myself and I

‍

Mieszkańcy krajów anglosaskich wychowywani są w duchu indywidualizmu u samodzielności, co również znajduje odzwierciedlenie w stylu porozumiewania się. Ludzie w trakcie dyskusji swobodnie wyrażają własne opinie, pomysły i obserwacje, nawet gdy wiąże się to z przerywaniem wypowiedzi pozostałych rozmówców. Typowe zwroty wskazujące na subiektywność wypowiedzi i pozostawianie przestrzeni dla różnorodności punktów widzenia to często stosowane „In my opinion…” (W mojej opinii…), „I think…” (Myślę, że …), czy „From my perspective…” (z mojej perspektywy…). Warto zatem pamiętać, aby podczas negocjacji upewniać się czy jakieś decyzje czy opinie są czyimś osobistym punktem widzenia czy jednak oficjalnym stanowiskiem firmy lub instytucji.

„You” zamiast „Sir”

‍

Komunikację w krajach anglosaskich określa się mianem nieceremonialnej. Co to oznacza? Brak tutaj stosowania formalnych tytułów i rozbudowanych zwrotów grzecznościowych (być może z wyjątkiem wizyty przed obliczem Jego Królewskiej Mości, króla Karola III). W wielu sytuacjach, zwłaszcza w środowisku zawodowym, stosunkowo szybko pojawia się propozycja mówienia sobie po imieniu, nawet w relacjach z przełożonym. 

W przeciwieństwie do większości kultur świata, w których relacje interpersonalne odgrywają ważną, a niekiedy kluczową rolę, w krajach anglosaskich liczy się przede wszystkim wynik. Z tego powodu small talk ogranicza się do niezbędnego minimum, co może wywoływać wrażenie, że rozmówcy nie poświęca się wystarczająco dużo uwagi, a co za tym idzie, że traktuje się go lekceważąco. 

Brak ceremonialności to również tendencja do sięgania po wyrażenia potoczne czy skróty trudne do rozszyfrowania przez osoby nie będące native speakerami (jak choćby EOD w zdaniu „Can you send me the report by EOD?” czyli End Of Day – do końca dnia).

Chociaż nieceremonialność w stylu komunikowania może być trudna do zrozumienia przez osoby z kultur bardziej sformalizowanych, hierarchicznych i ceremonialnych, to ten typ porozumiewania posiada przynajmniej trzy ważne zalety: pozwala na szybką wymianę informacji, zmniejsza dystans między rozmówcami i ułatwia nawiązywanie relacji w środowisku międzynarodowym.  

‍

Wizytówka wiadomości e-mail

‍

Jedna z naczelnych zasad ponadkulturowej etykiety biznesu głosi, że najlepsza wizytówka to taka, która jest minimalistyczna, tzn. prosta, przejrzysta i zawierająca tylko niezbędne informacje. Regułę tę przeniesiono na stopki wiadomości e-mail w krajach anglosaskich. Wspólny standard dla wszystkich tych krajów wiąże się z przejrzystością i czytelnością. Preferuje się tutaj nieskomplikowane, proste formaty. Unika zbyt dużej liczby kolorów, nadmiaru grafik czy skomplikowanych czcionek, które mogą utrudniać odbiór treści. Wszystko po to, aby niezależnie od miejsca na świecie, do którego dociera wiadomość e-mail, nikt nie miał absolutnie najmniejszych trudności ze zrozumieniem informacji zawartych w stopce. 

‍

Standardowo w stopkach anglosaskich znajdują się od dwóch do czterech elementów: 

‍

1. dane kontaktowe: imię i nazwisko, stanowisko, firma, numer telefonu, adres e-mail, czasami adres biura oraz logo firmy, 
2. klauzule poufności oraz zastrzeżenia dotyczące prywatności i odpowiedzialności za przesłane informacje,
3. opcjonalnie: ikony kierujące do profili firmowych na LinkedIn, platformę X lub Facebooka,
4. opcjonalnie: link do firmowego bloga, zapisów na newsletter lub nowości produktowych (czy standardowe zabiegi marketingowe z zakresu Call-to-Action).

‍

W poszczególnych krajach anglosaskich możemy spotkać się z subtelnymi różnicami.

W Stanach Zjednoczonych Ameryki większy nacisk kładzie się na estetykę i branding. Stopki są nieco bardziej rozbudowane i mogą zawierać hasła marketingowe firmy oraz linki do stron internetowych.

Z kolei Wielka Brytania jest najbardziej konserwatywna w podejściu do informacji w zakońzeniu e-maili. Podpisy i informacje są proste, a zdecydowanie większy nacisk kładzie się na zgodność z przepisami. 

W Australii i Kanadzie stopki są z kolei mniej formalne, niż w Wielkiej Brytanii, ale bardziej funkcjonalne niż w USA. Warto też pamiętać, że w Kanadzie popularne są stopki dwujęzyczne angielsko-francuskie, co wynika z tradycji historycznych.

Dodatkowo, w USA oraz Wielkiej Brytanii obowiązują ścisłe regulacje dotyczące elektronicznej komunikacji biznesowej, które znajdują odzwierciedlenie w stopkach. Dla przykładu, zgodnie z brytyjskim Companies Act 2006, stopki firmowe muszą zawierać pełną nazwę firmy, adres rejestracji spółki oraz numer identyfikacyjny. Z kolei amerykańska ustawa CAN-SPAM Act wymusza umieszczanie pełnych informacji kontaktowych firmy, w tym numer telefonu i adres pocztowy. Za każdorazowe naruszenie przepisów ustawy, prawo przewiduje karę nawet do 50 tys. dolarów.         

‍

Warianty minimalistyczne 

‍

Co do zasady w stopkach anglosaskich instytucji oraz firm  najczęściej występują cztery formaty techniczne.   

1. Prosty i zwięzły – informacje wyłącznie najistotniejsze dotyczące osoby wysyłającej wiadomość. 

2. Formalny z informacjami prawnymi - oprócz danych podstawowych dodawana jest formuła prawna w rodzaju: Confidentiality Notice: This email and its contents are confidential. If you are not the intended recipient, please notify the sender and delete this email immediately (Informacja o poufności: Ta wiadomość e-mail i jej treść są poufne. Jeśli nie jesteś zamierzonym odbiorcą, powiadom nadawcę i natychmiast usuń tę wiadomość e-mail). 

3. Z brandingiem i linkami – minimalistyczna formuła stopki wzbogacona logiem firmy oraz linkami do mediów społecznościowych instytucji. 

4. Z CTA (Call-to-Action) – najbardziej rozbudowana formuła stopki, w której oprócz linków do mediów społecznościowych, dodawany jest link do bloga firmowego lub newslettera.   

‍

Podsumowanie 

Komunikację w krajach anglosaskich wyróżnia prostota, precyzja i efektywność. Oparte na zwięzłości i indywidualizmie porozumiewanie się, ułatwia funkcjonowanie w międzynarodowym środowisku, choć może być wyzwaniem dla osób z kultur bardziej sformalizowanych. Ostatecznie w interakcji z partnerami z krajów anglosaskich warto pamiętać o naczelnej zasadzie: „Najpierw powiedz co zamierzasz powiedzieć. Potem to powiedz. A na koniec powtórz, co właśnie powiedziałeś”. Słowem precyzja, efektywność i minimalizm.  

‍

Przygotowując artykuł korzystałem z:

- G. Dorren, Babel. W dwadzieścia języków dookoła świata, wyd. Karakter, Kraków 2019, 

- G. Dorren, Gadka. W sześćdziesiąt języków dookoła Europy, wyd. Karakter, Kraków 2021, 

- Foreign Language Training, Foreign Service Institute, https://www.state.gov/foreign-language-training/ 907.01.2025 ), 

- R. D. Lewis, When cultures collide. Leading across cultures, wd. Nicholas Brealey International, Boston-London 2007.