Jesteśmy autoryzowanym partnerem firmy Microsoft i publikujemy nowy dodatek do programu Outlook w sklepie Microsoft Marketplace.

Nie chcesz czytać? Załóż konto, a nasz kreator pomoże Ci uruchomić centralne podpisy w Outlooku i wdrożyć rozwiązanie w organizacji.

‍

Co w praktyce oznacza termin „autoryzowany partner Microsoft”?

‍

W kontekście publikowania w Microsoft Marketplace termin „partner” ma bardzo konkretne znaczenie.

Microsoft jasno stwierdza, że aby tworzyć oferty w Microsoft Marketplace, organizacja musi zostać partnerem Microsoft, akceptując umowę partnerską Microsoft i umowę wydawniczą.

Jest to ważne, ponieważ oznacza, że:

‍

• działamy w ramach oficjalnego modelu publikacji i dystrybucji Microsoft

• rozwiązanie jest dostępne w miejscu, z którego firmy naturalnie korzystają przy wyborze dodatków i aplikacji dla Microsoft 365

• wdrożenie jest „przyjazne dla przedsiębiorstw”, tzn. możliwe centralnie, z poziomu administratora

Jeśli Twoja organizacja ma standardy zakupowe, wymogi zgodności lub po prostu nie chce instalować narzędzi „z internetu”, jest to właśnie element, który skraca drogę od „zobaczmy” do „wdrożmy”.

‍

Dlaczego Microsoft Marketplace ma znaczenie dla klientów Microsoft 365?

‍

Microsoft Marketplace to nie tylko katalog.

Jest to kanał, w którym liczą się standardy: formalne wymagania wydawcy, proces publikacji i zasady prezentowania ofert. Z punktu widzenia firmy wdrażającej korporacyjne zarządzanie podpisami e-mailowymi zapewnia to dodatkowy poziom organizacji: wiesz, skąd pochodzi dodatek i jak go wdrożyć w swojej organizacji.

Dla działu IT oznacza to zazwyczaj krótszą ścieżkę zatwierdzania, ponieważ rozwiązanie jest dostarczane w modelu zgodnym z ekosystemem Microsoft i może być wdrażane centralnie.

Dla działu marketingu i HR oznacza to większą pewność, że profesjonalny podpis e-mailowy będzie wyglądał tak samo dla wszystkich, niezależnie od urządzenia, wersji Outlooka czy tego, czy ktoś właśnie zmienił komputer.

‍

Co nowy dodatek gSignature wnosi do Outlooka?

‍

„Dodatek gSignature” to dodatek internetowy do Outlooka, który automatycznie dodaje podpis e-mailowy i profesjonalny podpis e-mailowy podczas pisania wiadomości.

Działa w:

‍

• Outlooku na Windows

• Outlooku w przeglądarce (OWA)

• Outlooku na Mac

• aplikacjach mobilnych na iOS i Androida

‍

W praktyce oznacza to jedno: podpis nie jest „lokalną konfiguracją użytkownika”, ale elementem zarządzanym spójnie w całej firmie.

Co najważniejsze, dodatek obsługuje inteligentne rozróżnianie odbiorców i może automatycznie przełączać podpis na wersję wewnętrzną lub zewnętrzną, w zależności od tego, czy piszesz do osoby z własnej domeny, czy spoza firmy.

Może się to wydawać drobnym szczegółem, ale ma ogromne znaczenie w rzeczywistej komunikacji, ponieważ chcesz pokazywać różne treści współpracownikom w swojej organizacji oraz klientom, partnerom lub kandydatom do pracy.

‍

Automatyczne podpisy w programie Outlook – jak to działa

‍

Dodatek wykorzystuje mechanizm automatycznego wstawiania podpisu w kluczowych momentach: podczas tworzenia nowej wiadomości, zmiany nadawcy, zmiany odbiorców lub dodawania załączników.

Podpis pojawia się po krótkim opóźnieniu, zwykle 1-2 sekundy. Jest to normalne i wynika ze sposobu działania dodatku na różnych platformach.

W praktyce oznacza to:

‍

• mniej zgłoszeń typu „zniknął mój podpis e-mailowy”

• brak konieczności ręcznego wklejania kodu HTML

• spójny szablon podpisu e-mailowego HTML niezależnie od wersji programu Outlook

Jeśli szukasz rozwiązania typu jak dodać podpis e-mailowy w programie Outlook lub jak dodać podpis w Gmailu, to właśnie tutaj leży kluczowa różnica.

Dodatek rozwiązuje ten problem systemowo: podpis nie jest „ustawieniem użytkownika”, ale elementem zarządzanym centralnie. Takie podejście dobrze wpisuje się w zarządzanie podpisami e-mailowymi w Microsoft 365 oraz scenariusze, w których zarządzanie podpisami e-mailowymi w firmie jest ważne w całej organizacji.

‍

Najważniejsze funkcje, które otrzymujesz od razu

‍

W Microsoft Marketplace opisaliśmy funkcje, które są najważniejsze dla rzeczywistego zarządzania podpisami w Microsoft 365.

Nie jest to lista „miłych dodatków”, ale zestaw elementów, które pozwalają zachować porządek przez wiele miesięcy, nawet gdy firma się rozwija, pracownicy się zmieniają, a kampanie marketingowe zmieniają się co kilka tygodni.

‍

• Inteligentne automatyczne przełączanie: automatyczne przełączanie między podpisami wewnętrznymi i zewnętrznymi

• Scentralizowane zarządzanie: jedno miejsce do aktualizacji podpisów w całej organizacji

• Szablony wiadomości e-mail: biblioteka krótkich wiadomości, które można wstawić jednym kliknięciem

• Obsługa wielu platform: Outlook na komputery stacjonarne, przeglądarki internetowe i urządzenia mobilne

• Zastrzeżenia prawne: automatyczne klauzule prawne i podpisy e-mailowe

• Banery i przyciski marketingowe: banery, wezwania do działania, kampanie, wydarzenia

• Zmienne dynamiczne: dane z Entra ID (Azure AD), Google Workspace lub własnych źródeł

• Synchronizacja danych w czasie rzeczywistym: automatyczna aktualizacja podpisów w przypadku zmiany danych pracownika

• Podpisy po stronie serwera: alternatywa dla klientów bez dodatków

• REST API: integracje i automatyzacje w planie Premium

‍

Podejście to łączy „generator podpisów e-mailowych html” i „zarządzanie podpisami e-mailowymi” w jeden proces, który można utrzymywać w firmie bez chaosu, bez ręcznych wyjątków i bez tworzenia dziesiątek „wersji podpisów w pliku”.

‍

Wdrożenie w firmie: mniej pracy dla działu IT, większa kontrola dla marki

‍

W większości organizacji kwestia podpisów nie dotyczy tego, „czy jest to możliwe”, ale „czy można to utrzymać”.

Z punktu widzenia organizacji zazwyczaj wygrywają trzy scenariusze, ponieważ odpowiadają one rzeczywistym potrzebom trzech działów.

‍

• IT: globalne wdrożenie i ograniczenie ręcznych wniosków, co oznacza niższe koszty utrzymania podpisów e-mailowych w Office 365

• Marketing: banery, kampanie, spójny wygląd, lepsze wykorzystanie każdej wiadomości e-mail jako kanału komunikacji

• HR: standardy komunikacji, role, działy, wdrażanie nowych pracowników, tj. spójny profesjonalny podpis e-mailowy

‍

W naszych materiałach dotyczących integracji dodatku Outlook podkreślamy, że wdrożenie można przeprowadzić centralnie z konsoli administracyjnej Microsoft 365, bez konieczności wykonywania ręcznych czynności przez użytkowników.

Na tym polega różnica między „stwórz własny podpis” a „mamy standard, który działa”.

‍

Przejrzystość i bezpieczeństwo, co „widzi” dodatek

‍

W Marketplace znajdziesz jasny opis uprawnień.

Dodatek może uzyskać dostęp do treści aktywnej wiadomości (np. odbiorców, tematu, treści, załączników) w celu wstawienia podpisu i może wysyłać dane do usługi zewnętrznej w ramach działania rozwiązania.

Jednocześnie inne elementy skrzynki pocztowej nie są odczytywane ani modyfikowane.

Jest to ważne w procesach IT i zgodności, ponieważ pozwala ocenić zakres działania dodatku bez domysłów. Wiesz, co jest potrzebne do wstawienia podpisu i dlaczego.

‍

Ile to kosztuje i jak zacząć

‍

W Microsoft Marketplace wskazujemy, że gSignature oferuje plany subskrypcyjne już od 0,99 USD za użytkownika miesięcznie (plan podstawowy, minimum 10 licencji).

Plany premium rozszerzają możliwości o między innymi analitykę, podpisy po stronie serwera i REST API.

Jeśli Twoim celem jest szybkie uruchomienie generatora podpisów e-mailowych Outlook w Twojej firmie, najkrótsza droga wygląda następująco:

‍

• Uruchamiasz konto testowe

• Łączysz Entra ID (Azure AD) lub inne źródło danych

• Tworzysz generator podpisów e-mailowych HTML w szablonie

• Wdrażasz dodatek globalnie dla użytkowników Microsoft 365

‍

Na tym etapie standard komunikacji jest również zazwyczaj „ustalony”: kiedy podpis jest wewnętrzny, kiedy zewnętrzny, które banery powinny trafić do klientów, a które do kampanii brandingowych pracodawcy.

W tym momencie podpis Outlook i podpis e-mail Outlook przestają być drobnym ustawieniem, a stają się narzędziem procesu, marki i sprzedaży.

‍

‍