Nowy moduł Branch w gSignature: zarządzanie oddziałami i lokalizacjami w jednym szablonie

Moduł Branch upraszcza tworzenie stopki mailowej w strukturach wielooddziałowych, eliminując konieczność tworzenia osobnych szablonów dla każdej lokalizacji.

Czym jest moduł Branch?

Branch to moduł umożliwiający definiowanie oddziałów firmy wraz z ich własnymi zmiennymi, takimi jak:

• adres biura,
  
  
• numer telefonu oddziału,
  
  
• inne dane specyficzne dla danej lokalizacji.
  
  

Każdy oddział posiada również listę przypisanych pracowników. Zmienne zdefiniowane w oddziale są automatycznie wykorzystywane podczas generowania podpisów e-mail dla pracowników przypisanych do danego Branch. Dzięki temu profesjonalna stopka mailowa może być jednocześnie spójna wizualnie i lokalnie dopasowana.

Podstawowe pojęcia w module Branch

Oddział (Branch)

Oddział reprezentuje fizyczną lokalizację lub jednostkę organizacyjną firmy. Każdy Branch:

• ma unikalną nazwę w obrębie domeny firmy,
  
  
• zawiera zestaw własnych zmiennych,
  
  
• posiada przypisaną listę pracowników.
  
  

Zmienne Branch

Zmienne to parametry wykorzystywane w szablonie stopki HTML. Każda zmienna posiada:

• nazwę (identyfikator używany w szablonie),
  
  
• etykietę (czytelną nazwę w interfejsie),
  
  
• wartość domyślną dla oddziału,
  
  
• informację, czy może być nadpisana przez pracownika,
  
  
• informację, czy jest wymagana.
  
  

Zmienne te działają jak dynamiczne pola w generatorze podpisów email i są dostępne w szablonach dokładnie tak samo jak standardowe dane pracownika.

Jak działa system Branch

Tworzenie oddziału

Podczas tworzenia nowego Branch administrator może od razu przypisać do niego pracowników. System automatycznie:

• usuwa pracowników z ich poprzednich oddziałów (jeśli byli przypisani),
  
  
• przypisuje ich do nowego oddziału,
  
  
• aktualizuje informacje o przynależności w profilach pracowników.
  
  

Cały proces jest w pełni automatyczny i nie wymaga ręcznej edycji danych w podpisach.

Aktualizacja oddziału

Podczas edycji oddziału można zmieniać:

• nazwę oddziału,
  
  
• zestaw zmiennych,
  
  
• listę przypisanych pracowników.
  
  

System sam wykrywa zmiany i:

• usuwa przypisanie pracowników usuniętych z listy,
  
  
• dodaje nowo przypisanych pracowników,
  
  
• automatycznie usuwa pracowników z ich wcześniejszych oddziałów,
  
  
• aktualizuje wszystkie powiązane rekordy.
  
  

Dzięki temu generator stopek email zawsze operuje na aktualnych danych.

Usuwanie oddziału

Przy usunięciu Branch system:

• automatycznie usuwa przypisanie wszystkich pracowników do tego oddziału,
  
  
• zachowuje dane pracowników w systemie,
  
  
• nie powoduje utraty informacji osobowych ani organizacyjnych.
  
  

Zmiana oddziału pracownika

Gdy pracownik zostaje przeniesiony do innego oddziału lub usunięty z Branch:

• jest automatycznie usuwany z listy poprzedniego oddziału,
  
  
• dodawany do nowego oddziału,
  
  
• wszystkie dane pozostają zsynchronizowane między oddziałami a profilem pracownika.
  
  

Integracja Branch z pracownikami

Każdy pracownik może być przypisany do jednego oddziału. To przypisanie decyduje o tym, które zmienne oddziału są używane podczas generowania jego podpisu e-mail.

Jeśli dana zmienna Branch jest oznaczona jako nadpisywalna:

• pracownik może ustawić własną wartość,
  
  
• wartość pracownika ma priorytet nad wartością domyślną oddziału.
  
  

To podejście pozwala łączyć centralne zarządzanie z elastycznością na poziomie pojedynczych użytkowników.

Wykorzystanie Branch w podpisach e-mail

Podczas generowania podpisu system działa według jasnej logiki:

1. sprawdza, czy pracownik jest przypisany do oddziału,
   
   
2. pobiera wszystkie zmienne zdefiniowane w Branch,
   
   
3. dla każdej zmiennej weryfikuje, czy pracownik ustawił własną wartość,
   
   
4. jeśli tak i zmienna jest nadpisywalna – używa wartości pracownika,
   
   
5. w przeciwnym razie używa wartości domyślnej oddziału.
   
   

Dzięki temu:

• pracownicy z jednego biura automatycznie mają te same dane lokalizacyjne,
  
  
• każdy podpis e-mail pozostaje spójny i aktualny,
  
  
• nie trzeba tworzyć wielu wersji tego samego szablonu.
  
  

Bezpieczeństwo i izolacja danych

Moduł Branch został zaprojektowany z myślą o bezpieczeństwie:

• oddziały są izolowane na poziomie domeny firmy,
  
  
• użytkownik ma dostęp wyłącznie do Branch należących do swojej domeny,
  
  
• próby dostępu do oddziałów z innych domen są blokowane.
  
  

Zarządzanie oddziałami jest dostępne tylko dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami:

• SuperAdmin,
  
  
• Partner,
  
  
• CompanyManager.
  
  

Co daje moduł Branch w praktyce

Nowy moduł Branch to kolejny krok w stronę pełnej automatyzacji i skalowalności zarządzania podpisami e-mail. Umożliwia:

• tworzenie jednej profesjonalnej stopki w mailu dla całej firmy,
  
  
• automatyczne różnicowanie danych lokalizacyjnych,
  
  
• redukcję liczby szablonów i reguł,
  
  
• łatwe zarządzanie organizacjami wielooddziałowymi.
  
  

Dzięki Branch generator podpisów email staje się narzędziem, które realnie odzwierciedla strukturę firmy, a nie tylko listę użytkowników.

‍