Proteger los datos personales en las comunicaciones diarias por correo electrónico: ¿qué deben tener en cuenta las empresas?
January 28, 2026
¿Por qué la protección de datos personales también se aplica a los correos electrónicos?
El correo electrónico sigue siendo la herramienta principal para la comunicación empresarial. Cada mensaje enviado contiene datos personales, tanto del remitente como del destinatario. Esto significa que:
- los datos se procesan,
- los datos se almacenan en sistemas de correo electrónico,
- los datos a menudo terminan en manos de terceros o sistemas externos.
Desde la perspectiva del RGPD, no importa si los datos están en el cuerpo del correo electrónico, en un archivo adjunto o en el pie de página: lo que importa es el hecho de que se esté procesando.
¿Qué datos personales aparecen con mayor frecuencia en las comunicaciones por correo electrónico?
Los siguientes datos se procesan regularmente en la correspondencia de la empresa:
- nombre y apellidos,
- puesto y departamento,
- dirección de correo electrónico del trabajo,
- número de teléfono,
- ubicación de la oficina,
- foto de perfil,
- firma manuscrita o biografía del empleado.
Vale la pena recordar que no todos estos datos son siempre necesarios. El principio de minimización de datos establece claramente que solo se debe procesar la información que sea necesaria para un propósito determinado.
Las firmas de correo electrónico y el RGPD: los riesgos más comunes
Las firmas de correo electrónico son una de las áreas de riesgo más subestimadas. Los problemas más comunes incluyen:
- datos de empleados desactualizados,
- información excesiva (por ejemplo, números privados, fotos sin consentimiento),
- falta de cláusulas de información coherentes,
- ediciones manuales que conducen a errores,
- falta de control sobre quién publica qué datos.
Cada uno de estos elementos puede dar lugar a infracciones del RGPD, especialmente en las organizaciones más grandes.
¿Cuáles son las obligaciones en virtud del RGPD en el contexto de la comunicación por correo electrónico?
El GDPR impone varios principios clave a las organizaciones:
- minimización de datos — solo la información necesaria,
- precisión de los datos — los datos deben ser verdaderos y estar actualizados,
- seguridad del procesamiento — acceso y control restringidos,
- responsabilidad — la capacidad de demostrar quién administra los datos y cómo.
En la práctica, esto significa la necesidad de un enfoque centralizado para administrar los datos de contacto y las firmas de correo electrónico.
¿Cómo reducir el riesgo de filtraciones de datos en los correos electrónicos?
Las empresas pueden reducir significativamente el riesgo mediante la aplicación de varias buenas prácticas:
- gestión centralizada de los datos de los empleados,
- actualizaciones automáticas de la información,
- firmas internas y externas separadas,
- control del alcance de los datos visibles en el pie de página,
- cláusulas de información coherentes.
De esta forma, los empleados no tienen que decidir por sí mismos qué datos compartir y la organización conserva el control total.
La protección de datos como parte de la cultura organizacional
El GDPR no es una implementación única, sino un proceso. Empresas que consideran la protección de datos como parte de su cultura organizacional:
- generar una mayor confianza en los clientes,
- reducir el riesgo de error humano,
- responder más rápidamente a los cambios legales,
- y amplíe mejor la comunicación en los equipos internacionales.
La protección de datos comienza con los hábitos diarios, incluidos los relacionados con el envío de correos electrónicos.
¿Qué se debe comprobar con regularidad?
Es un buen hábito revisar periódicamente:
- el alcance de los datos de las firmas de correo electrónico,
- el cumplimiento de las cláusulas de información,
- permisos de edición de datos,
- el método de actualización de la información de los empleados,
- la coherencia de la comunicación en toda la organización.
Se trata de acciones sencillas que tienen un impacto real en la seguridad de los datos.
Los datos personales en los correos electrónicos son una responsabilidad real
La protección de datos personales no termina con las políticas y los documentos. Cada correo electrónico enviado es una forma de procesamiento de datos, y la firma del correo electrónico se convierte en una de las piezas más visibles de este rompecabezas. Cuanto más automatizada, coherente y controlada sea la administración de datos, menor será el riesgo y mayor será la confianza de los destinatarios.
¿Sabes exactamente qué datos personales están visibles en las firmas de correo electrónico de tu equipo en la actualidad?