Jerarquía visual en las firmas de correo electrónico: ¿cómo dirigir la atención del destinatario?
June 26, 2025
En este artículo, le mostramos cómo aplicar los principios de UX y la lógica del diseño visual para hacer que su firma de correo electrónico una herramienta de comunicación eficaz, ya sea que se trate de la oficina central, una sucursal extranjera o el departamento de recursos humanos.
¿Qué es la jerarquía visual y cómo funciona en una firma de correo electrónico?
La jerarquía visual es una forma de organizar los elementos gráficos y de texto de manera que guíen la vista del espectador. En el contexto de un Firma de correo electrónico HTML, esto significa, por ejemplo:
- fuente más grande para nombre y apellido,
- logotipo resaltado,
- CTA (por ejemplo, «Programar una demostración») en un botón de color que contraste,
- enlaces en lugares menos visibles.
Lo que pongas en la parte superior, en el medio o en la firma del correo electrónico tiene un impacto real en lo que el destinatario notará y recordará. Y en la comunicación B2B o de RRHH, cada decisión puede significar una conversión, o la falta de ella.
Jerarquía versus tipo de comunicación: interna versus externa
Con la ayuda de aplicaciones del lado del servidor, como GSignature, es posible configurar con precisión diferentes versiones de firmas para diferentes grupos de destinatarios. Esto abre el camino a la creación de una jerarquía apropiada para el contexto:
Comunicación externa:
- Primer nivel: datos de contacto, logotipo, nombre y apellidos, cargo.
- Segundo nivel: CTA (p. ej., enlace a una oferta, consulta).
- Tercer nivel: detalles de la empresa, cláusula legal.
Comunicación interna:
- Primer nivel: nombre y apellidos, departamento.
- Segundo nivel: enlaces a las herramientas de la empresa (intranet, agenda, calendario).
- Tercer nivel: cláusulas o enlaces a documentos de recursos humanos.
Esta segmentación es posible gracias a la administración centralizada, donde el administrador puede asignar diferentes plantillas a grupos de usuarios, unidades organizativas o dominios.
Elementos clave que crean jerarquías
1. Tamaño de fuente y tipografía
El nombre y el apellido pueden ser el texto más grande de la firma del correo electrónico, lo que genera confianza y personalización. Las fuentes más pequeñas para la información secundaria (dirección, número de identificación fiscal) permiten al destinatario centrarse más fácilmente en la información clave.
2. Combinación de colores y contraste
El uso de la paleta de colores de su empresa en su firma de correo electrónico HTML permite la identificación visual, pero los colores demasiado intensos pueden resultar abrumadores. Vale la pena usar los colores de manera estratégica, por ejemplo, un botón de CTA que contraste.
3. Espaciado y márgenes
Una firma que está demasiado apretada parece desordenada. El espaciado adecuado entre los bloques de texto o gráficos permite que el ojo respire y se concentre en los elementos importantes.
4. Iconos y gráficos
Los iconos de redes sociales, los certificados o los banners promocionales en formato.png o .svg pueden ser eficaces, siempre que sean coherentes con el resto del diseño y no distraigan la atención del contenido principal.
Ejemplo práctico: la firma como punto de contacto con una campaña
Imagina que el departamento de marketing está llevando a cabo una campaña de contratación en tu empresa. Con GSignature, el administrador puede configurar una firma de correo electrónico que contenga una llamada a la acción con un enlace a las ofertas de trabajo actuales, solo en los departamentos de RRHH y Employer Branding. Además, las comunicaciones internas pueden incluir accesos directos a las herramientas de incorporación. Esto es UX en estado puro.
¿Cómo integrarlo todo?
Con la ayuda de la integración en el servidor, por ejemplo, con Microsoft 365 o Google Workspace, es posible implementar automáticamente firmas visualmente consistentes sin involucrar a los usuarios finales. Esto es crucial en las grandes organizaciones, donde la implementación manual es prácticamente imposible.
Vale la pena revisar la documentación técnica sobre la gestión de firmas en tu sistema central. Consulta la biblioteca de ayuda o la sección de documentación para obtener más información sobre las opciones de integración.
La UX no es estética, es función
La jerarquía visual en un firma de correo electrónico no se trata solo de «quedar bien», sino de guiar al destinatario a través del contenido de una manera lógica y atractiva. En combinación con las herramientas de administración de firmas del lado del servidor, le permite crear soluciones que funcionen para su empresa las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en todos los correos electrónicos.
Recuerda: una firma de correo electrónico bien diseñada puede ser tu banner publicitario más visto, tu punto de contacto con los clientes y tu centro de mando interno; todo depende de cómo dirijas la atención del destinatario.