Nowy moduł Branch i model płatności upfront w gSignature. Większa kontrola nad oddziałami, licencjami i skalowaniem podpisów e mail
April 2, 2026
Moduł Branch w gSignature. Jedna profesjonalna stopka mailowa dla wielu oddziałów
Nowy moduł Branch został zaprojektowany z myślą o organizacjach, które posiadają kilka biur, filii lub jednostek organizacyjnych i chcą zachować spójny branding przy jednoczesnym automatycznym różnicowaniu danych lokalizacyjnych. Zamiast tworzyć osobny szablon dla każdego biura, administrator może teraz przygotować jeden szablon podpisu e mail, a następnie sterować danymi oddziałowymi dynamicznie.
To oznacza, że profesjonalna stopka mailowa może wyglądać tak samo w całej organizacji pod względem wizualnym, a jednocześnie zawierać inne dane adresowe, telefoniczne czy lokalne w zależności od przypisania pracownika do konkretnego oddziału. Dla firm wielooddziałowych to bardzo duża zmiana, ponieważ eliminuje potrzebę zarządzania wieloma niemal identycznymi wersjami podpisów.
Czym dokładnie jest Branch
Branch to moduł, który pozwala definiować oddziały firmy razem z ich własnymi zmiennymi. Mogą to być między innymi adres biura, numer telefonu oddziału albo inne dane specyficzne dla danej lokalizacji. Każdy oddział ma również przypisaną listę pracowników.
Z perspektywy działania systemu oznacza to, że zmienne zdefiniowane na poziomie oddziału są automatycznie wykorzystywane podczas generowania podpisów e mail dla osób przypisanych do danego Branch. Dzięki temu generator podpisów email realnie odzwierciedla strukturę firmy, a nie tylko listę użytkowników.
Jakie elementy składają się na moduł Branch
Podstawową jednostką jest sam oddział, czyli fizyczna lokalizacja lub jednostka organizacyjna firmy. Każdy Branch ma unikalną nazwę w obrębie domeny firmy, własny zestaw zmiennych i przypisaną listę pracowników.
Drugim filarem są zmienne Branch, czyli parametry używane później w szablonie podpisu. Każda taka zmienna ma nazwę, czyli identyfikator wykorzystywany w szablonie, etykietę widoczną w interfejsie, wartość domyślną dla oddziału oraz dodatkowe informacje określające, czy może być nadpisana przez pracownika i czy jest wymagana.
W praktyce działają one jak dynamiczne pola w generatorze stopek email. Są dostępne w szablonach dokładnie tak samo, jak standardowe dane pracownika, co sprawia, że ich wdrożenie nie komplikuje samego procesu projektowania podpisu.
Tworzenie nowego oddziału i automatyczne przypisywanie pracowników
Podczas tworzenia nowego Branch administrator może od razu przypisać do niego pracowników. System automatycznie usuwa ich z poprzednich oddziałów, jeśli wcześniej byli już przypisani, dodaje ich do nowego oddziału i aktualizuje informacje o przynależności w ich profilach.
To bardzo ważne, ponieważ cały proces odbywa się automatycznie. Nie trzeba ręcznie poprawiać podpisów, zmieniać danych w profilach ani pilnować dodatkowych zależności. W efekcie tworzenie stopki mailowej dla organizacji wielooddziałowej staje się znacznie prostsze i bardziej przewidywalne.
Aktualizacja oddziału bez ręcznego porządkowania danych
Moduł Branch został przygotowany tak, aby równie wygodnie obsługiwać zmiany w strukturze organizacji. Podczas edycji oddziału można modyfikować jego nazwę, zestaw zmiennych oraz listę przypisanych pracowników.
System sam wykrywa, kto został usunięty z listy, kto został nowo dodany, a także czy któryś pracownik powinien zostać automatycznie odłączony od wcześniejszego oddziału. Wszystkie powiązane rekordy są aktualizowane bez potrzeby ręcznej ingerencji. Dzięki temu generator stopki mailowej zawsze pracuje na aktualnych danych organizacyjnych.
Usuwanie oddziału i zmiana przypisania pracownika
Jeśli Branch zostanie usunięty, system automatycznie usuwa przypisanie wszystkich pracowników do tego oddziału, ale nie usuwa samych danych pracowników z systemu. Oznacza to, że nie dochodzi do utraty informacji osobowych ani organizacyjnych.
Podobnie działa zmiana oddziału pracownika. Gdy dana osoba zostaje przeniesiona do innego oddziału albo usunięta z Branch, system automatycznie usuwa ją z poprzedniej listy, dodaje do nowej lokalizacji i synchronizuje dane pomiędzy oddziałami a profilem pracownika. To ważny element utrzymania spójności w większych organizacjach.
Jak Branch współpracuje z pracownikami
Każdy pracownik może być przypisany do jednego oddziału i to właśnie to przypisanie decyduje o tym, które zmienne oddziałowe są używane podczas generowania jego podpisu e mail. Jeśli konkretna zmienna została oznaczona jako nadpisywalna, pracownik może ustawić własną wartość. W takiej sytuacji jego wartość ma priorytet nad wartością domyślną przypisaną do Branch.
To bardzo praktyczne rozwiązanie, ponieważ łączy centralne zarządzanie z elastycznością na poziomie pojedynczego użytkownika. Firma może ustawić jednolite dane dla całego biura, ale jednocześnie pozostawić miejsce na indywidualne wyjątki tam, gdzie są one uzasadnione.
Jak wygląda logika działania Branch w podpisach e mail
Podczas generowania podpisu system działa według jasnych zasad. Najpierw sprawdza, czy pracownik jest przypisany do oddziału. Następnie pobiera wszystkie zmienne zdefiniowane w Branch. Dla każdej z nich weryfikuje, czy pracownik ustawił własną wartość. Jeśli tak i dana zmienna może być nadpisywana, system wykorzystuje wartość pracownika. W przeciwnym razie używa wartości domyślnej oddziału.
Dzięki takiej logice pracownicy z jednego biura automatycznie korzystają z tych samych danych lokalizacyjnych, a każdy podpis w mailu służbowym pozostaje spójny i aktualny. Co równie ważne, nie trzeba tworzyć wielu wersji tego samego szablonu tylko po to, żeby obsłużyć różne lokalizacje.
Bezpieczeństwo i dostęp do danych w module Branch
Branch został zaprojektowany z myślą o bezpieczeństwie i izolacji danych. Oddziały są odseparowane na poziomie domeny firmy, a użytkownik ma dostęp wyłącznie do Branch należących do swojej domeny. Próby dostępu do oddziałów z innych domen są blokowane.
Zarządzanie oddziałami jest dostępne tylko dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami, czyli SuperAdmin, Partner oraz CompanyManager. Dzięki temu organizacja zachowuje kontrolę nad tym, kto może zarządzać lokalizacjami i zmiennymi wpływającymi na podpisy e mail.
Co moduł Branch daje w praktyce
Nowy moduł Branch to kolejny krok w stronę pełnej automatyzacji i skalowalności. Pozwala tworzyć jedną profesjonalną stopkę w mailu dla całej firmy, automatycznie różnicować dane lokalizacyjne, ograniczać liczbę szablonów i upraszczać zarządzanie złożoną strukturą organizacyjną.
W praktyce oznacza to, że generator podpisów w gSignature przestaje być wyłącznie narzędziem do obsługi danych pojedynczych użytkowników. Zaczyna odzwierciedlać realną strukturę firmy, jej biura, oddziały i zależności organizacyjne.
Nowy model płatności upfront. Większa przewidywalność kosztów i pełna kontrola nad licencjami
Drugim dużym obszarem aktualizacji jest nowy model płatności upfront. To sposób rozliczania, w którym organizacja opłaca z góry określoną liczbę licencji, czyli pracowników, na wybrany okres rozliczeniowy miesięczny albo roczny. Dzięki temu administrator od razu wie, za ile kont płaci i jakim budżetem dysponuje w danym cyklu.
To bardzo ważne dla firm, które chcą planować wydatki bez niespodzianek po stronie billingowej. W modelu upfront minimalna liczba licencji przy pierwszym zakupie wynosi zazwyczaj 10 użytkowników, co od początku ustawia jasne zasady wejścia w plan płatny.
Jak uruchomić subskrypcję w modelu upfront
Aktywacja płatnego planu odbywa się z poziomu ustawień płatności. Administrator wybiera plan, na przykład Basic lub Premium, oraz okres rozliczeniowy miesięczny albo roczny. Następnie uzupełnia dane firmy i dane kontaktowe potrzebne do rozliczeń, po czym określa liczbę pracowników, dla których chce wykupić licencje.
Po potwierdzeniu następuje płatność kartą przez bezpieczną bramkę płatniczą. Jeśli transakcja zakończy się powodzeniem, plan automatycznie zmienia status na płatny, a funkcje premium są aktywne dla wykupionej liczby użytkowników.
Zwiększanie liczby licencji w trakcie subskrypcji
Model upfront został przygotowany tak, aby organizacja mogła elastycznie reagować na rozwój zespołu. Jeśli firma potrzebuje większej liczby podpisów, administrator wprowadza nową, wyższą liczbę licencji w ustawieniach. Zmiana obowiązuje natychmiast, a system automatycznie wylicza dopłatę proporcjonalną za pozostałą część bieżącego okresu rozliczeniowego.
Po opłaceniu różnicy nowe licencje są od razu dostępne do użycia. To podejście dobrze wspiera firmy rozwijające się dynamicznie, które nie chcą czekać do końca okresu rozliczeniowego, aby rozszerzyć liczbę aktywnych użytkowników.
Zmniejszanie liczby licencji i planowane zmiany
Jeśli organizacja zmniejsza zespół lub po prostu potrzebuje mniej licencji, administrator może ustawić niższą wartość w panelu. Taka zmiana nie obowiązuje jednak od razu, ponieważ bieżący okres został już opłacony z góry. Nowa, niższa liczba licencji zaczyna obowiązywać dopiero od kolejnego okresu rozliczeniowego.
W panelu widoczna jest informacja o oczekującej zmianie, dzięki czemu administrator ma pełną kontrolę nad tym, co zostało już zaplanowane. Ta sama logika dotyczy zmiany okresu rozliczeniowego, na przykład z miesięcznego na roczny, oraz aktualizacji cennika. Nowe warunki są planowane i wchodzą w życie dopiero przy odnowieniu subskrypcji.
Możliwość anulowania zaplanowanych zmian
Jeżeli administrator zaplanuje zmianę, na przykład zmniejszenie liczby licencji, ale później zdecyduje się ją cofnąć, może zrobić to bezpośrednio w panelu subskrypcji. Po anulowaniu subskrypcja odnawia się na dotychczasowych warunkach, bez żadnych zmian. To prosty mechanizm, ale bardzo ważny z punktu widzenia elastycznego zarządzania zespołem i budżetem.
Odnawianie subskrypcji i obsługa problemów z płatnościami
Subskrypcja w modelu upfront odnawia się automatycznie na początku każdego nowego okresu miesięcznego lub rocznego. Opłata pobierana jest z zapisanej karty płatniczej. Jeśli płatność się nie powiedzie, system podejmuje kolejne próby.
W przypadku braku uregulowania należności subskrypcja otrzymuje status Past Due, a plan zostaje automatycznie cofnięty do wersji darmowej. W takiej sytuacji podpisy pracowników są usuwane, a funkcje centralnego zarządzania zostają wyłączone. Po uregulowaniu zaległości i aktualizacji metody płatności system automatycznie przywraca plan płatny.
To ważna informacja dla administratorów, bo pokazuje nie tylko logikę rozliczeń, ale też konsekwencje braku skutecznej płatności dla całego środowiska podpisów.
Portal Klienta i większa wygoda administracyjna
Administratorzy korzystający z planu płatnego mają dostęp do dedykowanego Portalu Klienta, w którym mogą pobierać faktury, aktualizować dane karty płatniczej oraz zarządzać danymi do faktur. To praktyczne centrum obsługi rozliczeń, które ułatwia codzienną administrację i ogranicza potrzebę kontaktu z zespołem wsparcia przy prostych operacjach finansowych.
Automatyczne odświeżanie danych organizacji i lepsza obsługa zmiennych
W tej aktualizacji usprawniliśmy również automatyczne odświeżanie danych organizacyjnych. Zakładka Organizacja obsługuje teraz automatyczną reinstalację danych pracowników i podpisów, poprawioną widoczność pracowników oraz płynną instalację zmiennych oddziałowych również dla aliasów.
To bardzo ważne rozszerzenie, ponieważ pozwala utrzymać spójność konfiguracji w całej organizacji bez ręcznej ingerencji. W praktyce oznacza to, że nawet bardziej złożone scenariusze, obejmujące aliasy i zmienne Branch, mogą być wdrażane szybciej i z mniejszym ryzykiem błędów.
Dodatkowe usprawnienia systemowe
W aktualizacji pojawiły się także dodatkowe usprawnienia, które wpływają na komfort codziennej pracy z systemem. Gemini AI działa teraz poprawnie ze wszystkimi nowymi zmiennymi, co zwiększa skuteczność generowania i edycji szablonów. To istotne zwłaszcza tam, gdzie administratorzy rozwijają bardziej zaawansowane układy podpisów i chcą szybciej pracować z dynamicznymi polami.
Zoptymalizowaliśmy również obliczenia billingowe, aby jeszcze dokładniej odzwierciedlały zmiany w licencjach. Dodatkowo poprawiliśmy wydajność renderowania dużych list szablonów e mail, co ma szczególne znaczenie w większych organizacjach, gdzie liczba projektów i wariantów podpisów jest wyraźnie większa.
Co te zmiany oznaczają dla firm w praktyce
Połączenie modułu Branch z modelem płatności upfront daje organizacjom bardzo konkretny zestaw korzyści. Z jednej strony firma może lepiej odwzorować swoją strukturę oddziałów i lokalizacji w podpisach e mail, bez tworzenia wielu równoległych szablonów. Z drugiej strony zyskuje jasne zasady rozliczeń, większą przewidywalność kosztów i pełną kontrolę nad liczbą aktywnych licencji.
To szczególnie ważne dla firm, które rosną, działają w wielu lokalizacjach albo chcą rozwijać podpisy jako centralnie zarządzany element komunikacji. Dzięki tym zmianom profesjonalny podpis e mail staje się nie tylko bardziej spójny wizualnie, ale też lepiej osadzony w realnej strukturze organizacyjnej i budżetowej firmy.
gSignature jeszcze lepiej wspiera organizacje wielooddziałowe i rosnące zespoły
Najnowsze aktualizacje gSignature pokazują bardzo wyraźny kierunek rozwoju produktu. Moduł Branch porządkuje zarządzanie oddziałami, lokalizacjami i danymi kontaktowymi w ramach jednego szablonu. Model płatności upfront porządkuje natomiast obszar licencji, budżetowania i odnawiania subskrypcji.
Razem tworzą środowisko, które jest bardziej przewidywalne, bardziej skalowalne i lepiej dopasowane do potrzeb nowoczesnych organizacji. Dla administratorów oznacza to mniej ręcznej pracy i większą kontrolę. Dla firmy oznacza to spójniejsze podpisy, prostsze zarządzanie strukturą oraz lepsze planowanie kosztów.